Umowa to porozumienie co najmniej dwóch stron, określające ich wzajemne prawa oraz obowiązki. Zawieramy je codziennie – czasem nawet nie zdając sobie z tego sprawy (tzw. umowy dorozumiane), np. kupując jedzenie w sklepie. Taka umowa nie potrzebuje wiele szczegółów – wybieramy produkt z oferty sklepu, podchodzimy z nim do kasy i płacimy cenę, którą wcześniej sklep ujawnił… i to wszystko. Mamy obiad!
Niestety w obrocie profesjonalnym takie podejście jest (łagodnie mówiąc…) odważne, szczególnie gdy mówimy o stałym świadczeniu usług na czyjąś rzecz (w tym usług rachunkowych).
Dlaczego? Bo umowy pisze się na czas wojny. Nawet jeżeli z naszym kontrahentem współpracujemy już dobrych kilka lat musimy zakładać najgorsze – tj. proces. Każda niedookreślona kwestia w umowie, to potencjalne ryzyko, którego zignorowanie może nas wiele kosztować. Przykładem niech będzie Beata A., która zawarła umowę o prowadzenie ksiąg rachunkowych na rzecz Adama B., prowadzącego firmę „ADAMEX” w Ł.
Zgodnie z umową, Adam B. miał dostarczyć Beacie A. wszystkie dokumenty źródłowe stanowiące podstawę wpisów do ksiąg rachunkowych. i obiecał, że będą one rzetelne i prawidłowe. Również zgodnie z umową, Beata A. miała weryfikować dokumenty (nie zastrzegając w jakim zakresie). Umowa była wykonywana przez pewien czas, gdy nagle Beata A. otrzymała wypowiedzenie umowy ze skutkiem natychmiastowym oraz wezwanie do zapłaty kwoty 50.000 złotych tytułem odszkodowania za nieprawidłowe wykonanie umowy. Beata A. napisała do Adama B. prośbę o wyjaśnienia. Okazało się, że w ocenie organu podatkowego doszło do zawyżenia VAT-u naliczonego o 50.000 złotych w związku z „pustymi fakturami”. Z uwagi na zakwestionowanie tych faktur przez organ skarbowy, Adam B. musiał dopłacić 50.000 złotych podatku VAT.
Beata A. w toku procesu podnosiła, że przecież w trakcie podpisywania umowy ustaliła ustnie zakres badania otrzymanych dokumentów i że będzie ono ograniczone do badania prawidłowości formalnej. Sąd nie odniósł się do tego argumentu. Miał do tego prawo. Proces między dwoma przedsiębiorcami jest tzw. „sprawą gospodarczą” (art. 4582 § 1 pkt 1 Kodeksu postępowania cywilnego). Zgodnie z ww. ustawą w takich sprawach treść ustaleń może być wykazywana tylko w formie dokumentowej, a więc np. w treści dokumentu obejmującego umowę, e-mailami, SMS-ami i podobnymi nośnikami informacji (art. 45811 Kodeksu postępowania cywilnego). Beata A. proces przegrała i musiała zapłacić Adamowi B. 50.000 złotych wraz z odsetkami.
Tego wszystkiego można było uniknąć. Wystarczyło doprecyzować w zakres badania dokumentów.
To niejedyna rzecz, na jaką warto uważać. Biura rachunkowe powinny pamiętać także o:
- precyzyjnym określeniu zakresu świadczonych usług (jest to bardzo częsty problem z którym stykamy się w trakcie weryfikacji umów zawartych przez naszych Klientów);
- określeniu zakresu odpowiedzialności (tj. kiedy i jak biuro rachunkowe będzie odpowiadać za nieprawidłowości w wykonywaniu umów);
- jakie obowiązki będzie miał klient (prowadzenie księgowości klientowi bez współpracy z nim jest niemożliwe);
Do tego jeszcze zadbać o RODO (warto pamiętać, że prowadząc księgowość dla klienta często będziemy przetwarzać dane osobowe innych osób – konieczne jest zawarcie umowy powierzenia danych!) oraz o kwestie związane z ustawą o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i finansowania terroryzmu (!Uwaga: zgodnie z oczekującą na wejście w życie nowelizacją ww. ustawy z dnia 30 marca 2021 roku każdy księgowy i każde biuro rachunkowe będzie tzw. instytucją zobowiązaną, a co za tym idzie będzie musiało wdrożyć stosowne procedury).
Jak widać tworzenie dobrych umów to sztuka. Wymaga ona doświadczenia, a także wiedzy na temat obowiązujących przepisów. Dlatego warto pozostawić ją profesjonalistom.
Nasz zespół przygotował i zaopiniował dziesiątki umów o świadczenie usług księgowych i prowadzenie ksiąg rachunkowych. Jesteśmy także na bieżąco z problemami prawnymi i podatkowymi księgowych, stanowiących istotny element naszego portfolio Klientów.
Dzięki naszej specjalizacji gwarantujemy profesjonalną jakość naszych umów, które pozwolą znacznie ograniczyć ryzyko prowadzonej działalności, co jest bezcenną inwestycją we własny biznes.
Zainteresowanych zapraszamy do kontaktu: kancelaria@staniekandpartners.com
