Rada nadzorcza po 13.10.2022 – czy faktycznie będzie mocniejsza?
W pierwszym tekście z mini-cyklu poświęconego prawu holdingowemu (Nowelizacja KSH – Prawo Holdingowe Q&A) wspomnieliśmy, że jednym z głównych celów wchodzącej w życie reformy prawa spółek handlowych jest wzmocnienie pozycji rady nadzorczej w spółce.
Jest to rzeczywisty problem, gdyż (co podkreślali eksperci z obszaru ładu korporacyjnego) w polskich spółkach rady nadzorcze często nie mają rzeczywistego wpływu na ich działalność, a w najlepszym wypadku pełnią funkcję reprezentacyjną (chyba każdy z nas widział w KRS-ie spółki, gdzie rada nadzorcza składała się z rodzin głównych akcjonariuszy lub członków zarządu).
Czy ten cel uda się zrealizować? Ponownie podkreślamy – nie wiemy, zobaczymy w praktyce po kilku latach od wejścia w życie prawa holdingowego. Możemy natomiast już teraz dokonać przeglądu narzędzi, które w ocenie autorów ustawy mają sprawić, że rada nadzorcza będzie mogła więcej.
Profesjonalizacja rady nadzorczej
Z dodanego art. 2141 § 1 / 3871 § 1 Kodeksu spółek handlowych wynika, że członkowie rady nadzorczej powinni przy wykonywaniu swoich obowiązków dołożyć staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności oraz dochować lojalności wobec spółki.
Jest to pewna zmiana, która pozornie tylko może się wydawać zwykłą „deklaracją”. Nic bardziej mylnego. Skoro bowiem działalność członka rady nadzorczej ma mieć „zawodowy charakter”, to zmienia się też standard „należytej staranności” jakiego mamy prawo oczekiwać od członka rady. Ma to kolosalne znaczenie z perspektywy jego odpowiedzialności za szkody wobec spółki, ponieważ przyjęło się powszechnie w orzecznictwie, że od „zawodowca” mamy prawo wymagać znacznie wyższej staranności niż od „amatora”.
W przypadku spółki akcyjnej, rada nadzorcza będzie musiała też corocznie składać sprawozdanie ze swojej działalności, które obejmie:
- ocenę rocznych sprawozdań finansowych w zakresie zgodności z księgami, dokumentami i stanem faktycznym;
- ocenę wniosków zarządu dot. podziału zysku albo pokrycia straty;
- ocenę sytuacji spółki – w tym adekwatności i skuteczności systemów kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem;
- ocenę realizacji przez zarząd obowiązków informacyjnych;
- ocenę sposobu sporządzania lub przekazywania radzie nadzorczej przez zarząd informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień;
- informację o łącznym wynagrodzeniu należnym od spółki z tytułu prac zleconych doradcom wewnętrznym w roku obrotowym.
Większy zakres dokumentów / informacji, których rada może żądać w ramach wykonywania swoich obowiązków
Głównym obowiązkiem rady nadzorczej jest oczywiście bieżące „patrzenie na ręce” czy działalność spółki jest zgodna z prawem powszechnie obowiązującym czy wewnętrznymi regulacjami. Aby ta funkcja była realizowana, rada nadzorcza musi mieć jak najszerszy dostęp do dokumentacji spółki i informacji o jej działalności.
Osoba od której rada nadzorcza zażąda udostępnienia dokumentów lub informacji, ma 2 tygodnie na ich udostępnienie, pod rygorem sankcji karnych (art. 5871 Kodeksu spółek handlowych – grzywna od 20.000 do 50.000 złotych lub ograniczenie wolności). Co więcej, żądanie to jest absolutnie bezwarunkowe.
Nikt nie może zasłonić się tym, że udostępnienie informacji może zaszkodzić spółce (co ma miejsce w przypadku żądania informacji przez wspólników w ramach kontroli indywidualnej wykonywanej na podstawie art. 212 KSH).
Bieżące informowanie rady nadzorczej przez Zarząd [wyłącznie spółki akcyjne]
Oprócz tego, że rada nadzorcza może żądać informacji i dokumentów od zarządu, to również sam zarząd (w spółce akcyjnej) będzie musiał informować o:
- treści uchwał podjętych przez zarząd;
- sytuacji spółki (majątkowej oraz z zakresu bieżącego zarządu – w tym kadrowej, inwestycyjnej oraz operacyjnej);
- postępach w realizacji wyznaczonych kierunków rozwoju działalności i ew. odstępstwa od nich wraz z uzasadnieniem;
- istotnych transakcjach, które mogą mieć wpływ na rentowność lub płynność spółki;
zmianach informacji udzielonych dotychczas radzie.
Z pierwszych trzech rzeczy zarząd będzie musiał się „spowiadać” (co do zasady) na każdym posiedzeniu rady nadzorczej, a w przypadku wystąpienia okoliczności które uzasadniają zmianę informacji czy istotnej transakcji, informacja udzielona radzie powinna być jak najszybsza.
Doradca rady nadzorczej
Od teraz rada nadzorcza może podjąć uchwałę ws. zbadania na koszt spółki określonej sprawy przez wybranego doradcę albo wynająć go w celu sporządzenia analizy czy opinii. Taki doradca może przykładowo:
- zbadać prawidłowość działań wewnętrznego działu księgowości;
- ocenić zgodność z prawem umów zawartych przez spółkę;
- przeanalizować, czy zamierzenia biznesowe zarządu są racjonalne.
Czy są jakieś ograniczenia w powoływaniu doradców? To zależy od spółki. W spółce z o.o. powoływanie doradców jest uzależnione od tego, czy umowa spółki na to zezwoli (art. 2192 § 1 KSH). Jeśli zezwoli, to umowa może wprowadzić pewne obostrzenia – np. do częstotliwości powoływania doradców, czy co do maksymalnego rocznego kosztu wynagrodzenia doradców, który spółka może ponieść. Natomiast w spółce akcyjnej i prostej spółce akcyjnej, prawo powoływania doradców jest nieograniczone, jeżeli umowa nie stanowi inaczej (art. 3821 oraz art. 30071a KSH).
Zgoda na transakcje z podmiotami powiązanymi [wyłącznie spółki akcyjne]
Jeżeli status spółki akcyjnej nie będzie stanowić inaczej, transakcja ze spółką dominującą (np. umowa dostawy) będzie wymagać zgody rady nadzorczej spółki zależnej jeżeli jej wartość zsumowana z wartością transakcji zawartych z tą spółką w okresie roku obrotowego przekroczy 10% sumy aktywów spółki (art. 3841 KSH). Jedyny wyjątek od tej zasady dotyczy spółek notowanych na giełdzie.
Zmiany organizacyjne
Oprócz tego wprowadzono kilka zmian o charakterze organizacyjnym, które mają na celu usprawnić posiedzenia rad nadzorczych:
- głosowania rady będą od teraz co do zasady jawne (jeżeli umowa / statut spółki nie stanowią inaczej);
- umożliwienie podejmowania uchwał nieobjętej porządkiem obrad;
- zwiększenie częstotliwości posiedzeń rady nadzorczej (nie rzadziej niż raz w kwartale);
- skonkretyzowanie kompetencji przewodniczącego rady nadzorczej – kierowanie jej pracami oraz organizowanie prac rady nadzorczej.