Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Od 2026 roku KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców — to przełom w sposobie wystawiania faktur!
Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
KSeF to ogólnopolski system teleinformatyczny, który umożliwia wystawianie, odbieranie, przechowywanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych – czyli zapisanych w formacie XML zgodnym z określonym wzorem. Każda faktura przesłana do systemu otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny nadany przez KSeF, który potwierdza jej zgodność formalną.
System pełni także funkcję zarządzania uprawnieniami – pozwala na nadawanie, modyfikowanie oraz odbieranie dostępu do wystawiania i odbioru faktur. Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF ujednolici sposób fakturowania w Polsce, znacząco zmieniając proces obiegu dokumentów między przedsiębiorcami a administracją.
To musisz wiedzieć o KSeF
Kto musi korzystać z KSeF?
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur obejmie wszystkich podatników VAT posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. Docelowo system ma być obowiązkowy niezależnie od skali działalności i wielkości przedsiębiorstwa.
Od kiedy KSeF będzie obowiązywał?
Od 1 lutego 2026 r., przy czym firmy, których roczna sprzedaż (z VAT) za 2024 r. nie przekroczyła 200 mln zł, będą musiały wystawiać faktury w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. Z kolei najmniejsi podatnicy (tacy, których miesięczne obroty nie przekraczają 10 tys. zł) będą zobowiązani wystawiać faktury w KSeF od 1 stycznia 2027 r.
Jak uzyskać dostęp do KSeF?
Dostęp do systemu mogą uzyskać podatnicy, osoby upoważnione lub podmioty wskazane w art. 106c ustawy o VAT. Jednym z popularnych sposobów autoryzacji jest tzw. token uwierzytelniający, pozwalający na komunikację z systemem.
Jakie są kluczowe korzyści z KSeF?
Szybszy zwrot VAT – skrócenie terminu z 60 do 40 dni. Standaryzacja faktur – jeden format zmniejszający ryzyko błędów. Brak potrzeby duplikatów – faktury nie znikają i nie ulegają zniszczeniu. Pełna kontrola obiegu dokumentów – możliwość śledzenia, czy faktura została odebrana przez kontrahenta.
Proces współpracy przy wdrożeniu KSeF :
Masz więcej pytań?
Porozmawiajmy
Nasz zespół odpowiada naprawdę szybko. Sprawdź!
Okiem eksperta
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to skomplikowany proces, który wymaga zaangażowania wielu działów w firmie – od księgowości, przez IT, po sprzedaż. Nie chodzi tylko o zmianę wyglądu faktury, ale o całą organizację obiegu dokumentów. Z tego względu, aby uniknąć problemów, warto rozpocząć prace na czas i przygotować szczegółowy plan wdrożeniowy.
Zalecane kroki:
- Przeanalizowanie obiegu dokumentów oraz przypisanych obowiązków w firmie
- Uporządkowanie umów z dostawcami systemów księgowych i ERP
- Zaktualizowanie pełnomocnictw i wewnętrznych procedur
- Starannie zaplanowanie wdrożenia krok po kroku, aby zachować płynność i zgodność z przepisami
Zachęcamy do umówienia krótkiej rozmowy wstępnej, podczas której przedstawimy konkretne rekomendacje. KSeF można wdrożyć sprawnie, pod warunkiem, że proces rozpocznie się z odpowiednim wyprzedzeniem.
Martyna Pałka – Adwokat | Doradca podatkowy | Specjalistka ds. KSeF
Jak możemy pomóc?
Szkolenie i konsultacje dotyczące KSeF
Analiza przedwdrożeniowa
Wsparcie w mapowaniu danych i analizie transakcji
Analiza przepisów i kontakt z organami podatkowymi
Proces współpracy
Konsultacja wstępna z klientem
Na pierwszym etapie spotykamy się z klientem, aby wspólnie omówić jego potrzeby oraz zakres oczekiwanego wsparcia przy wdrażaniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Analizujemy specyfikę działalności firmy, identyfikujemy potencjalne ryzyka i wyzwania, a także planujemy dalsze kroki, dostosowując je do konkretnej sytuacji biznesowej klienta.
Bieżące doradztwo i wdrożenie
W ramach współpracy zapewniamy kompleksowe wsparcie merytoryczne i organizacyjne przy wdrożeniu KSeF. Reagujemy na pytania i wątpliwości klienta, odwołując się do aktualnych przepisów oraz interpretacji Ministerstwa Finansów. W razie potrzeby prowadzimy korespondencję z organami administracji lub przygotowujemy stosowne opinie prawne. Jesteśmy dostępni podczas spotkań online, telefonicznie oraz mailowo – w sposób elastyczny, dostosowany do sposobu pracy klienta.
Szkolenie zespołu
Na zakończenie lub w trakcie wdrożenia przeprowadzamy szkolenie dopasowane do struktury i potrzeb organizacji klienta. Przekazujemy praktyczną wiedzę na temat obsługi KSeF, zmian w procesie fakturowania oraz obowiązków wynikających z nowych regulacji. Szkolenie może mieć formę prezentacji online, sesji pytań i odpowiedzi lub przygotowanego materiału instruktażowego – w zależności od preferencji klienta.
Monitorowanie i wsparcie po wdrożeniu
- Stały monitoring – sprawdzamy poprawność komunikacji faktur, nadzorujemy statusy UPO, wykrywamy i rozwiązujemy błędy.
- Informacja i aktualizacje – przekazujemy informacje o zmianach legislacyjnych, API (np. KSeF 2.0), nowych terminach obowiązków etapowych
Wypełnij formularz – pomożemy Ci uporządkować e-Faktury!
Wypełniając nasz formularz, pomożesz nam lepiej zrozumieć Twoje potrzeby i wyzwania związane z e-Fakturami. Dowiemy się, które obszary są już uporządkowane, a w których możesz potrzebować wsparcia lub zidentyfikować ewentualne luki. Po otrzymaniu formularza skontaktujemy się z Tobą, aby zaproponować rozwiązania dopasowane do Twoich indywidualnych potrzeb.
Dlaczego my?
Za wkład w rozwój gospodarczy, zaangażowanie w ideę społecznej odpowiedzialności biznesu oraz stworzenie silnej i rozpoznawalnej marki.
Wyróżnienie dla firm kierujących się wysokimi standardami w działalności biznesowej, gwarantujących najwyższą jakość obsługi w roku 2024.
Nagroda za działania oparte na zasadach Społecznej Odpowiedzialności Biznesu, efektywną politykę wobec pracowników oraz klientów, a także liczne projekty społeczne
w Rankingu firm doradztwa podatkowego Rzeczypospolitej 2024
Jak rozliczamy nasze wsparcie?
Oferujemy trzy przejrzyste modele rozliczeń, dopasowane do różnych potrzeb naszych klientów:
- Stawka godzinowa – idealna do doraźnych działań i szybkich reakcji.
- Wynagrodzenie ryczałtowe – najlepsze dla projektów o jasno określonym zakresie i harmonogramie.
- Model mieszany – łączy przewidywalność kosztów z elastycznością na dodatkowe prace, które mogą pojawić się w trakcie współpracy.
Wspieramy zarówno duże firmy, jak i mniejsze przedsiębiorstwa, pomagając im działać sprawniej, bezpieczniej i z przewagą nad konkurencją. Zakres naszego zaangażowania dostosowujemy do indywidualnych potrzeb klienta, zarówno pod kątem merytorycznym, jak i organizacyjnym.
Przed przedstawieniem oferty, spotykamy się z klientem, by poznać jego potrzeby, cele i wyzwania. Na tej podstawie tworzymy dopasowaną propozycję, która przynosi konkretne i mierzalne korzyści biznesowe.
Te firmy nam zaufały
Masz pytania? Porozmawiajmy!
Wypełnij formularz kontaktowy, a nasz doradca skontaktuje się z Tobą tak szybko, jak to możliwe.
