Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Organizujemy szkolenia, które w przystępny sposób wprowadzają do przepisów regulujących KSeF i omawiają zasady jego funkcjonowania. Podczas konsultacji omawiamy również praktyczne aspekty wdrażania KSeF, wskazując na potencjalne problemy i zagrożenia.

Oferujemy kompleksową analizę przed wdrożeniem KSeF, obejmującą:

• Ocenę zgodności wystawianych faktur z aktualnymi przepisami oraz wymogami dla faktur ustrukturyzowanych,
• Optymalizację procesu fakturowania z myślą o dostosowaniu go do wymogów KSeF,
• Identyfikację możliwości automatyzacji procesów związanych z fakturami ustrukturyzowanymi,
• Analizę obiegu faktur zakupowych w kontekście zmian wynikających z wdrożenia KSeF.

Pomagamy w weryfikacji dokumentów pod kątem poprawności ich mapowania oraz analizie transakcji, aby upewnić się, że wszystkie dane są zgodne z wymaganiami KSeF. Oferujemy konsultacje podczas testów i weryfikacji poprawności dokumentów przed przesłaniem do systemu.

Monitorujemy bieżące przepisy dotyczące KSeF oraz stanowiska organów podatkowych i Ministerstwa Finansów. Pomagamy również w kontaktach z urzędami w zakresie wyjaśniania transakcji realizowanych w KSeF.

Przeprowadzamy audyt obowiązujących umów z kontrahentami oraz wewnętrznych procedur, dostosowując je do wymogów KSeF. Oferujemy wsparcie w zakresie zmian, takich jak procedury postępowania w przypadku awarii systemu czy wymogi dotyczące przekazywania specyfikacji do faktur.

KSeF obejmie wszystkich podatników VAT posiadających siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski – niezależnie od wielkości działalności.

Obowiązek korzystania z KSeF rozpocznie się od 1 lutego 2026 r. dla firm o sprzedaży powyżej 200 mln zł rocznie, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorstw.

Wdrożenie KSeF z naszą pomocą zapewnia zgodność z przepisami, co minimalizuje ryzyko kar finansowych za nieprawidłowe wystawianie faktur w KSeF.

Obowiązkowy KSeF będzie dotyczył faktur B2B wystawianych przez polskich podatników dla kontrahentów krajowych, jak i zagranicznych – WDT, eksport towarów, eksport usług (faktury w mechanizmie reverse charge) oraz faktury B2B wystawiane przez zagranicznych podatników posiadających stałe miejsce prowadzenia działalności (SMPD).

Dobrowolny KSeF dotyczy faktur wystawianych przez podmioty zagraniczne zarejestrowane w Polsce na potrzeby VAT, ale nieposiadające stałego miejsca prowadzenia działalności (SMPD) oraz faktury wystawiane przez podatników posiadających SMPD, jeśli to SMPD nie uczestniczy w transakcji.

Wyłączenia obejmują faktury B2C (na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) oraz faktury w procedurach OSS i IOSS. Faktury związane z importem usług oraz wewnątrzwspólnotowymi nabyciami towarów pozostaną poza zakresem KSeF.

Podatnik może nadać uprawnienia do korzystania z KSeF drogą elektroniczną za pomocą dedykowanego oprogramowania lub złożyć odpowiedni wniosek papierowy do urzędu skarbowego. Wymagane jest uwierzytelnienie za pomocą podpisu elektronicznego, pieczęci elektronicznej lub specjalnego tokenu przypisanego do podatnika.

E-faktury można wystawiać za pomocą wewnętrznych systemów firmy, narzędzi zewnętrznych lub bezpłatnych aplikacji udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. Po pozytywnej weryfikacji system nadaje fakturze numer identyfikacyjny.

To faktura w ściśle określonym formacie XML, zgodnym ze schemą opublikowaną przez Ministerstwo Finansów. Jedna struktura obejmuje wszystkie rodzaje faktur, w tym zaliczkowe, korygujące i zbiorcze.

Ze względu na to, że momentem wystawienia faktury jest jej przesłanie do KSeF, niektóre problemy mogą się pojawić w przypadku faktur w walutach obcych. Aby ułatwić korzystanie z kursów walut, ustawodawca przewiduje możliwość zachowania kursu waluty z dnia poprzedniego w przypadku technicznych opóźnień w przesyłaniu dokumentów do systemu.