Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Organizujemy szkolenia, które w przystępny sposób wprowadzają do przepisów regulujących KSeF i omawiają zasady jego funkcjonowania. Podczas konsultacji omawiamy również praktyczne aspekty wdrażania KSeF, wskazując na potencjalne problemy i zagrożenia.

Oferujemy kompleksową analizę przed wdrożeniem KSeF, obejmującą:

• Ocenę zgodności wystawianych faktur z aktualnymi przepisami oraz wymogami dla faktur ustrukturyzowanych,
• Optymalizację procesu fakturowania z myślą o dostosowaniu go do wymogów KSeF,
• Identyfikację możliwości automatyzacji procesów związanych z fakturami ustrukturyzowanymi,
• Analizę obiegu faktur zakupowych w kontekście zmian wynikających z wdrożenia KSeF.

Pomagamy w weryfikacji dokumentów pod kątem poprawności ich mapowania oraz analizie transakcji, aby upewnić się, że wszystkie dane są zgodne z wymaganiami KSeF. Oferujemy konsultacje podczas testów i weryfikacji poprawności dokumentów przed przesłaniem do systemu.

Monitorujemy bieżące przepisy dotyczące KSeF oraz stanowiska organów podatkowych i Ministerstwa Finansów. Pomagamy również w kontaktach z urzędami w zakresie wyjaśniania transakcji realizowanych w KSeF.

KSeF obejmie wszystkich podatników VAT posiadających siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski – niezależnie od wielkości działalności.

Obowiązek korzystania z KSeF rozpocznie się od 1 lutego 2026 r. dla firm o sprzedaży powyżej 200 mln zł rocznie, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorstw.

Wdrożenie KSeF z naszą pomocą to nie tylko zgodność z przepisami – to przede wszystkim zachowanie ciągłości operacyjnej firmy. Błędy w KSeF to realne ryzyko: niewystawione lub błędnie wystawione faktury mogą prowadzić do opóźnień w płatnościach, zaburzeń w procesie sprzedaży i zakupów, a w konsekwencji – do problemów z płynnością finansową.

Nasze wsparcie pozwala tego uniknąć. Pomagamy zorganizować procesy tak, aby działały sprawnie i bezpiecznie – od strony prawnej, podatkowej i technicznej. Dzięki temu firma nie traci czasu, środków ani nerwów na gaszenie pożarów, tylko może skupić się na swoim biznesie.

Obowiązkowy KSeF będzie dotyczył faktur B2B wystawianych przez polskich podatników dla kontrahentów krajowych, jak i zagranicznych – WDT, eksport towarów, eksport usług (faktury w mechanizmie reverse charge) oraz faktury B2B wystawiane przez zagranicznych podatników posiadających stałe miejsce prowadzenia działalności (SMPD).

Dobrowolny KSeF dotyczy faktur wystawianych przez podmioty zagraniczne zarejestrowane w Polsce na potrzeby VAT, ale nieposiadające stałego miejsca prowadzenia działalności (SMPD) oraz faktury wystawiane przez podatników posiadających SMPD, jeśli to SMPD nie uczestniczy w transakcji.

Wyłączenia obejmują faktury B2C (na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) oraz faktury w procedurach OSS i IOSS. Faktury związane z importem usług oraz wewnątrzwspólnotowymi nabyciami towarów pozostaną poza zakresem KSeF.

Podatnik może nadać uprawnienia do korzystania z KSeF drogą elektroniczną za pomocą dedykowanego oprogramowania lub złożyć odpowiedni wniosek papierowy do urzędu skarbowego. Wymagane jest uwierzytelnienie za pomocą podpisu elektronicznego, pieczęci elektronicznej lub specjalnego tokenu przypisanego do podatnika.

E-faktury można wystawiać za pomocą wewnętrznych systemów firmy, narzędzi zewnętrznych lub bezpłatnych aplikacji udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. Po pozytywnej weryfikacji system nadaje fakturze numer identyfikacyjny.

To faktura w ściśle określonym formacie XML, zgodnym ze schemą opublikowaną przez Ministerstwo Finansów. Jedna struktura obejmuje wszystkie rodzaje faktur, w tym zaliczkowe, korygujące i zbiorcze.

Ze względu na to, że momentem wystawienia faktury jest jej przesłanie do KSeF, niektóre problemy mogą się pojawić w przypadku faktur w walutach obcych. Aby ułatwić korzystanie z kursów walut, ustawodawca przewiduje możliwość zachowania kursu waluty z dnia poprzedniego w przypadku technicznych opóźnień w przesyłaniu dokumentów do systemu.