Ryczałt za pracę zdalną bez podatku PIT
Od 7 kwietnia 2023 r. obowiązują przepisy dotyczące pracy zdalnej. Zgodnie z nowymi regulacjami, pracownikowi świadczącemu pracę zdalnie pracodawca musi zapewnić odpowiednie materiały i narzędzie oraz musi pokryć koszty pracy w domu, przede wszystkim energii elektrycznej czy usług telekomunikacyjnych.
Na mocy art. 6725 Kodeksu pracy, zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku PIT.
Z uwagi na to, że ryczałt za pracę zdalną nie stanowi przychodu, nie stanowi także podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
Dla pracodawcy oznacza to, że nie musi on obliczać i pobierać podatku oraz składek na ubezpieczenia społeczne od wypłacanego ryczałtu za pracę zdalną.
Jednak od tej zasady jest wyjątek – w sytuacji, gdy fiskus uzna, że ekwiwalent/ryczałt jest wyższy niż faktyczne koszty pracy zdalnej, może zostać rozpoznany przychód. Dla pracodawcy oznaczałoby to konieczność korekty rozliczeń i zapłaty zaległego podatku PIT wraz z odsetkami.
Jak prawidłowo skalkulować ryczałt za pracę zdalną?
Przypominamy, że wartość ekwiwalentu powinna odzwierciedlać realnie uzasadnione koszty poniesione przez pracownika.
Przepisy o zdalnej pracy stanowią, że „przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych”.
Zatem, aby zabezpieczyć się przed zakwestionowaniem wysokości ryczałtu przez organy podatkowe, należy skalkulować ryczałt tak, aby odzwierciedlał realnie uzasadnione koszty poniesione przez pracownika. Najbezpieczniej kalkulować ryczałt w oparciu o iloczyn średniej ceny za 1 kWh prądu i zużycia prądu przez urządzenie (np. komputer, monitor) przez czas pracy świadczonej zdalnie. Uśredniony powinien zostać także koszt Internetu używanego dla celów pracy zdalnej.
Pierwsze interpretacje podatkowe dotyczące ryczałtu za pracę zdalną
Ostatnio pojawiły się pierwsze interpretacje podatkowe, będące pewnymi wskazówkami, jak można uregulować ryczałt za pracę zdalną, tak aby pozostał on nieopodatkowany.
Zgodnie z interpretacją indywidualną z dnia 12 maja 2023 r., nr 0114-KDIP3-2.4011.341.2023.2.MN, w której Dyrektor KIS uznał, że ryczałt za pracę zdalną nie jest przychodem pracownika, a na pracodawcy nie ciążą obowiązki płatnika, możliwe jest przyznanie uśrednionego, jednakowego dla każdego pracownika ryczałtu za pracę zdalną pracownikowi, który będzie wykonywał pracę zdalną nie mniej niż 3 dni
w miesiącu. Zgodnie z interpretacją, pracodawca kalkulując ryczałt, będzie uwzględniał normy zużycia energii oraz usług telekomunikacyjnych, jednak nie będzie wymagał, aby pracownicy dokumentowali wydatki związane z pracą zdalną. Dodatkowo pracodawca może corocznie ustalać ryczałt obowiązujący przez cały rok podatkowy.
Z powyższej interpretacji wynika zatem, że:
- ryczałt może być uśredniony i jednakowy dla każdego pracownika (warunkiem jest, aby pracownik pracował w miesiącu zdalnie przez minimum trzy dni);
- kalkulując ryczałt, należy wziąć normy zużycia energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, jednak pracownik nie musi dokumentować ponoszonych przez siebie wydatków na pracę zdalną (pracodawca może dokonać skalkulowania ryczałtu na podstawie średnich norm zużycia),
- pracodawca może określić stawkę ryczałtu obowiązującą cały rok.
Zgodnie natomiast z interpretacją indywidualną z dnia 22 maja 2023 r., nr 0115-KDIT2.4011.170.2023.1.KC (w której Dyrektor KIS zaprezentował także pozytywne stanowisko), pracownik będzie świadczył pracę zdalną w formie hybrydowej na sprzęcie firmowym w postaci komputera wraz z myszką komputerową i zestawem słuchawkowym. Pracodawca skalkulował dzienny ryczałt za pracę zdalną
w wysokości 3 zł brutto. Ryczałt będzie odpowiednio pomniejszany w przypadku świadczenia pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy. Zarówno, jak i w tym przypadku, pracownicy nie będą zobowiązani do przedstawiania dowodów poniesionych wydatków na pracę zdalną.
Podsumowanie
W naszej ocenie zaprezentowane interpretacje wskazują na racjonalne podejście Dyrektora KIS do kwestii ustalania ryczałtu za pracę zdalną (brak konieczności dokumentowania przez pracowników zużycia mediów) oraz są pierwszymi wskazówkami, jak poprawnie ustalić ryczałt za pracę zdalną. Należy jednak pamiętać, aby ryczałt za pracę zdalną odpowiadał realnemu zużyciu oraz został uregulowany w stosownych regulaminach pracy zdalnej. Takie działanie pozwoli na zmniejszenie ryzyka zakwestionowania wysokości ryczałtu przez fiskusa oraz ZUS.
Zespół Staniek&Partners chętnie wesprze Państwa w kalkulacji ryczałtu za pracę zdalną oraz w odpowiednim uregulowaniu tej kwestii w regulaminie pracy zdalnej! Zapraszamy do kontaktu.