Menu
Podatki

Korzyści i wyzwania krajowego systemu e-faktur

28.09.2023-Staniek&Partners

Korzyści i wyzwania krajowego systemu e-faktur

Już w wakacje przyszłego roku KSeF stanie się standardem w fakturowaniu. Korzystanie z KSeF ma być obowiązkowe od 1 lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT, a od 1 stycznia 2025 roku – dla nievatowców.

Sprzedaż konsumencka oraz ta obejmująca podmioty z zagranicy, co do zasady, nie będzie musiała korzystać z KSeF.

Faktura wygenerowana w tym systemie, zgodnie z ustawą o VAT, nazywana jest fakturą ustrukturyzowaną. Datą otrzymania faktury jest data wygenerowania faktury w systemie KSeF. Oznacza to, że data wystawienia faktury w KSeF u sprzedawcy jest równoznaczna z datą jej otrzymania u nabywcy.

Daty i wyjątki we wprowadzeniu e-Faktur

Korzystanie z KSeF stanie się dla większości podmiotów obowiązkowe od 1 lipca 2024 roku. Wprowadzenie ustrukturyzowanych faktur nie oznacza jednak końca dla tradycyjnych faktur papierowych czy elektronicznych (np. w PDF), które nadal będą obecne w obrocie konsumenckim.

Co więcej, w przypadku awarii systemu KSeF, podatnicy będą musieli wystawiać faktury w formie papierowej lub elektronicznej. Ciekawostką jest fakt, że informacje o problemach z działaniem systemu będą publikowane przez Ministra Finansów. Programy księgowe podatników będą mogły zostać odpowiednio zintegrowane, aby automatycznie sprawdzać dostępność KSeF. W związku z tym, podatnik będzie na bieżąco wiedział, kiedy rozpoczęła się i zakończyła się awaria.

Gdy awaria zostanie usunięta, podatnicy będą zobowiązani do przesyłania do KSeF faktur, które zostały wystawione w czasie niedostępności systemu, a te otrzymają swoje numery identyfikacyjne w systemie. Przesłanie takiej faktury do KSeF będzie miało charakter tylko uzupełniający. KSeF będzie miał zapisaną datę awarii i tak przesłanej fakturze zostanie nadany numer KSeF z uwzględnieniem daty określonej przez podatnika.

Korzyści e-Faktur dla podatników i księgowych

Korzystanie z e-faktur to korzystne rozwiązanie nie tylko dla organów podatkowych, które dzięki temu mają lepsze narzędzia kontroli, ale także dla podatników. Jest to również znaczące ułatwienie dla specjalistów ds. księgowości.

W procesie wdrożenie KSeF istotne będzie zintegrowanie wewnętrznych systemów księgowych z ministerialnym systemem KSeF.

Automatyzacja procesu i skrócenie czasu pracy

Automatyzacja procesu pobierania faktur do systemów księgowych znacząco skróci czas pracy. Nie będzie potrzeby ręcznego wprowadzania faktur do odpowiednich rejestrów czy ksiąg. Faktury będą mogły być automatycznie księgowane po ich pobraniu z KSeF, zwłaszcza gdy podatnik korzysta z własnego, zintegrowanego z KSeF, systemu księgowego. To znacząco przyspieszy pracę księgowego, zarówno pod względem wprowadzania faktur do systemu, jak i weryfikacji wprowadzonych informacji.

Stała dostępność faktur eliminuje opóźnienia

Stała dostępność faktur w systemie eliminuje problem z opóźnieniami w dostarczaniu dokumentów. Księgowi często spotykają się z sytuacją, gdy klienci zapominają dostarczyć faktury na czas. Dzięki KSeF ten problem zostanie w sporej części wyeliminowany. Księgowy, mający dostęp do systemu, będzie miał wgląd we wszystkie faktury.

Uproszczenie procesów w firmach

Wprowadzenie KSeF również uprości proces obiegu dokumentów w firmach. Działy księgowe nie będą musiały czekać na dostarczenie faktur przez pracowników, którzy dokonują zakupów w imieniu i na rzecz firmy. Księgowy będzie mógł natychmiast pobrać fakturę z systemu, nie czekając na powrót pracownika. Możliwe będzie także wskazanie danych konkretnego pracownika na takiej fakturze.

Cyfryzacja procesów podatkowych

Wprowadzenie KSeF to znaczący postęp w zakresie ułatwienia rozliczeń podatkowych, zwłaszcza w zakresie VAT. Możemy się spodziewać, że cyfryzacja procesów związanych z rozliczeniami podatkowymi będzie postępować. Podatnicy będą mogli również zaoszczędzić na usługach księgowych czy zakupie oprogramowania księgowego. Oczywiście, jak w każdym systemie, mogą wystąpić błędy, ale ogólny kierunek jest korzystny dla większości uczciwych podatników.

Wprowadzenie KSeF może wiązać się z również z ryzykiem

Oczywiście, w świecie biznesu nie ma rozwiązań idealnych. Mimo licznych korzyści, jakie przynosi wdrożenie KSeF, system ten nie jest wolny od wad. Koszty związane z zakupem oprogramowania, szkoleniami czy potencjalnymi problemami technicznymi mogą być dla niektórych przedsiębiorców sporym obciążeniem i zarazem wyzwaniem. Specjaliści podkreślają, że KSeF będzie jednym z najbardziej obciążonych systemów publicznych. Zwracają uwagę na potrzebę określenia procedur na wypadek awarii, szczególnie że proces ten działa w czasie rzeczywistym. Każdy błąd w e-fakturowaniu może mieć poważne konsekwencje, zwłaszcza w porównaniu z systemami, które działają cyklicznie i pozwalają na poprawki przed wysłaniem.

Pamiętajmy, że nasz sukces opiera się na sukcesie naszych klientów. Dlatego też nieustannie dążymy do doskonalenia naszych usług, aby sprostać oczekiwaniom nawet najbardziej wymagających klientów. Z naszym wsparciem możesz być pewien, że przeprowadzimy Cię przez ten proces efektywnie. Zachęcamy do nawiązania współpracy z naszą kancelarią – chętnie wesprzemy Państwa w bezpiecznym wdrożeniu KSeF. Razem sprostamy wyzwaniom i wykorzystamy potencjał płynący z nowoczesnych rozwiązań w obszarze prawa, podatków i rachunkowości.