Menu
Podatki

Dokumentowanie powtarzających się świadczeń niepieniężnych

14.03.2024-Ewa Nowogrodzka

Dokumentowanie powtarzających się świadczeń niepieniężnych

Powtarzające się świadczenia niepieniężne (PŚN) przechodzą swój renesans. Z uwagi na korzystne zasady opodatkowania i oskładkowania stały się popularnym sposobem wynagradzania wspólników spółek. Pojawiają się jednak pytania o sposób ich dokumentowania. Przyjrzyjmy się najczęstszym przypadkom.

W ostatnim czasie wydano liczne interpretacje indywidualne, w których potwierdzono, że powtarzające się świadczenia niepieniężne należy traktować jako czynności opodatkowane VAT – stąd wspólnik spółki powinien być traktowany jako podatnik VAT. Wiąże się to z koniecznością wystawienia odpowiednich dokumentów księgowych i prowadzenia osobnych ewidencji.

Osoba prowadząca JDG zarejestrowana do VAT

Jeżeli wspólnik jest zarejestrowany do VAT jako osoba fizyczna to powtarzające świadczenia niepieniężne powinien pod kątem VAT traktować jak wszystkie pozostałe czynności wykonywane w ramach swojej działalności tzn. powinien prowadzić jednolitą ewidencję, ujmować faktury wystawiane za powtarzające się świadczenia niepieniężne w JPK, wystawiać faktury na takich samych zasadach jak w całej działalności. Przychody z tytułu PŚN nie powinny być ujmowane w ewidencjach prowadzonych na potrzeby podatku dochodowego.

Podatnik VAT powinien wskazywać na fakturach dane swojej firmy oraz adresu identyczne jak wskazane w VAT-R. Jednak w interpretacji indywidualnej nr ITPP3/443-426/14/AT zaakceptowano w podobnej sytuacji (dotyczącej najmu prywatnego) podawanie imienia i nazwiska oraz adresu zamieszkania, a nie adresu działalności. W naszej ocenie prawidłowe będzie podanie na fakturze imienia i nazwiska (bez nazwy firmy).  Można również wprowadzić numerację faktur w odrębnej serii.

 

Osoba niebędąca przedsiębiorcą przekraczająca limit

Po przekroczeniu progu 200.000 zł wspólnik powinien zarejestrować się do VAT składając zgłoszenie VAT-R oraz zaprowadzić ewidencje pozwalające mu na złożenie JPK oraz wystawiać faktury.

Kwestią odrębną będzie rachunek bankowy. Jako osoba nieprowadząca działalności gospodarczej nie będzie w stanie założyć rachunku bankowego firmowego, a tym samym zgłosić rachunku na „Białą Listę”. Jednak w związku z tym, że nie będzie przedsiębiorcą w rozumieniu ustawy – Prawo przedsiębiorców, płatności na rzecz wspólnika – nawet w kwocie powyżej 15.000 zł nie będą traktowane jako transakcje między przedsiębiorcami i spółka będzie mogła zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeżeli będą dokonywane na rachunek spoza „Białej Listy”.

Faktura powinna spełniać wszystkie wymagania określone w ustawie o VAT i zawierać wszystkie wymagane elementy. Jako nazwę podatnika można wskazać imię i nazwisko, aby faktury te różniły się od wystawianych w ramach działalności.

  • Ujednolicenie definicji podmiotów powiązanych, które będzie można zidentyfikować poprzez badanie zarządu, prawa głosu, kapitału oraz udziału w zyskach jednego podmiotu przez drugi w wysokości minimum 25%. Z polskiej perspektywy nie jest to rozwiązanie zaskakujące natomiast w niektórych państwach UE, do których zaliczamy np. Estonię, próg ten sięga aż 50%. Proponowana regulacja tego aspektu rozstrzygnęłaby ponadto wątpliwości dotyczące zakładu zagranicznego przedsiębiorcy,
    uznając go jednoznacznie za podmiot powiązany ze spółką – matką.
  • Określenie przedziału rynkowego, które co do zasady, w myśl proponowanych regulacji ograniczone zostanie do przedziału międzykwartylowego. Co istotne, w sytuacji gdy rezultat transakcji nie będzie mieścił się w tym przedziale, powinien zostać skorygowany do mediany takiego przedziału, co może stanowić podstawę doszacowania podatku – chyba że zostaną udowodnione, okoliczności uzasadniające wysokość ceny rynkowej odpowiadającej innej wartości w tym przedziale.
  • Możliwe wprowadzenie wspólnych wzorów dokumentacji cen transferowych, uregulowanie wymogów językowych, oraz adresatów takich rozwiązań, wraz z podaniem ram czasowych, które należałoby uwzględnić.

Osoba niebędąca przedsiębiorcą nieprzekraczająca limitu zwolnienia do VAT

Wspólnik otrzymujący wynagrodzenie w ramach PŚN powinien prowadzić ewidencję uproszczoną w celu monitorowania momentu przekroczenia progu 200.000 zł. Do limitu należy wliczać wszystkie czynności opodatkowane VAT, wykonywane w ramach PŚN lub w ramach działalności gospodarczej. Warto zauważyć, że część PŚN może stanowić usługi określne w art. 113 ust. 13 pkt 2 ustawy o VAT wyłączające zastosowanie zwolnienia. Będą to usługi prawnicze, w zakresie doradztwa, ściągania długów.

Dodatkowo warto monitorować, czy wspólnik nie wykonuje również innych czynności podlegających opodatkowaniu VAT. Mam tutaj na myśli najem prywatny. Chociaż najem nieruchomości w celach mieszkalnych jest zwolniony z VAT, jednak transakcje te wliczają się do limitu zwolnienia jako związane z nieruchomościami. W przypadku najmu prywatnego należy pilnować limitu obrotu łącznie z najmu prywatnego i PŚN, a po jego przekroczeniu powstanie obowiązek opodatkowania PŚN.

Podatnik zwolniony jest zobowiązany do wystawienia faktury tylko na żądanie odbiorcy. Wystawiony dokument powinien zawierać wszystkie wymagane elementy faktury wraz ze wskazaniem podstawy prawnej zwolnienia, czyli art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT.

W interpretacji nr 0114-KDIP1-1.4012.237.2023.4.AKA z dnia 21 lipca 2023 r. dotyczącej wystawiania dokumentów przez wspólników świadczących PŚN zwolnionych podmiotowo wskazano, że bez względu na to czy dokument będzie określony jako „rachunek” czy jako „faktura” to zgodnie z przepisami ustawy o VAT będzie on stanowił fakturę (nazwa faktura nie musi się pojawić na dokumencie). Odnosi się to również do wystawiania dokumentu bez żądania nabywcy:

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług obowiązują również wtedy, gdy podatnik dobrowolnie (bez żądania nabywcy) zdecyduje się wystawić taką fakturę. Przepisy nie nakładają obowiązku oznaczania wystawianego dokumentu nazwą faktura, dokument ten musi jednak zawierać dane wymagane (tutaj rozporządzeniem) dla faktury, wtedy też będzie uznawany za fakturę w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, i to niezależnie od tego, czy zostanie nazwany “rachunkiem”, czy fakturą. Tytuł zamieszczony na dokumencie nie jest obowiązkowym elementem faktury, dlatego faktura będzie prawidłowa, jeśli w jej tytule znajdzie się nazwa “faktura”, “rachunek” czy też dowolny inny tytuł, bądź nie będzie go w ogóle, jednakże wyłącznie wtedy, gdy zawiera wszystkie elementy wymagane dla faktury.

Z pewnością nie wyczerpuje to wszystkich pytań związanych z dokumentowaniem PŚN. Jeżeli są Państwo zainteresowani rozliczeniem podatkowym PŚN a także chcieliby wdrożyć to rozwiązania w swojej spółce – zapraszamy do kontaktu.