Początkowo założenia KSeF przewidywały przesyłanie wyłącznie samej, dość sztywnej faktury elektronicznej, z ewentualną możliwością wskazania w odpowiednim polu linku do pozostałych załączników.
Zgłoszenia wielu branż – m.in. energetyka, telekomunikacja czy sektor paliwowy – jasno pokazały, że w niektórych przypadkach dana transakcja wymaga przekazania dużo bardziej rozbudowanych danych, choćby szczegółowego rozliczenia zużycia energii według punktów poboru czy rozliczeń na bazie numerów rejestracyjnych pojazdów.
Załącznik w KSeF umożliwia przekazanie takich złożonych danych podatkowych, istotnych z punktu widzenia prawa podatkowego oraz rozliczeń między kontrahentami.
Załącznik – tylko część faktur
Warto wiedzieć, że załącznik to nie osobny plik typu PDF czy JPG. Stanowi integralny, fakultatywny element (Załącznik) w strukturze XML faktury FA (3). Oznacza to, że faktura oraz załącznik stanowią jeden dokument elektroniczny. Ograniczenie liczby załączników do jednego na fakturę ułatwi późniejszą archiwizację i dostępność danych w systemie. Dane w załączniku mogą przyjąć formę rozbudowanej tabeli (do 20 kolumn), perfekcyjnie dopasowanej do potrzeb branży i konkretnej transakcji. Istotne jest jednak, by w załączniku przekazywać tylko dane ściśle związane z rozliczeniem faktury (ilość, cena jednostkowa, jednostka miary, numer punktu poboru itp.), a nie np. warunki gwarancji, instrukcje obsługi czy wiadomości marketingowe.
Kto i jak może korzystać z funkcjonalności załącznika?
Ministerstwo Finansów zapewnia, że nowa funkcjonalność jest dostępna dla wszystkich branż. W praktyce jednak skorzystają z niej głównie duże firmy, które dysponują powtarzalnymi, dobrze uporządkowanymi danymi oraz odpowiednimi środkami na dostosowanie swojego systemu IT do wymogów KSeF.
Czy prawo do wysyłania faktury z załącznikiem będzie nadawane z automatu? Oczywiście, że nie…
Aby skorzystać z tej funkcjonalności, przedsiębiorca musi złożyć stosowny wniosek do Ministerstwa Finansów i uzyskać jego akceptację. Wniosek, składany wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem API, powinien zawierać uzasadnienie potrzeby dołączania załączników oraz szczegółowe wskazanie zakresu danych, które będą w nich zamieszczane.
Niezbędne jest również wcześniejsze zadeklarowanie średniego rozmiaru faktury z załącznikiem (obecnie limit wynosi 3 MB) oraz szacunkowej liczby takich dokumentów przesyłanych w skali miesiąca. Co istotne, każda zmiana zawartości załącznika – np. w zakresie jednostek miary, metod kalkulacji czy struktury danych – będzie wymagała złożenia zaktualizowanego zgłoszenia do właściwego organu.
Czy część przedsiębiorców będzie musiała wystawiać fakturę bez załącznika już po wejściu obligatoryjnego KSeF?
Na szczęcie nie. Zgodnie z obecnymi założeniami nowe przepisy mają wejść od 1 stycznia 2026 r., a więc miesiąc przed wejściem obowiązkowego KSeF. Szef KAS ma natomiast 3 dni robocze na potwierdzenie zgłoszenia zamiaru wystawiania faktur z załącznikiem. To istotna różnica w porównaniu z wcześniejszymi założeniami o 30-dniowym terminie rozpatrywania wniosków.
Czy taką zgodę można stracić?
Oczywiście, że tak. Co do zasady zgoda taka jest ważna przed 2 lata – w razie zmian w stanie faktycznym trzeba również dokonać odpowiedniego zgłoszenia aktualizującego. Przewidywana jest jednak możliwość zgody, jeżeli organ uzna, że nie zostały spełnione przesłanki w tym zakresie.
Podsumowanie – co przedsiębiorca powinien zrobić już teraz?
Bez względu na to, w jakiej ostatecznej formie zostanie wdrożona funkcja dodawania załączników do faktur w KSeF, przedsiębiorstwa powinny już teraz rozpocząć przygotowania. W pierwszej kolejności warto ocenić, czy specyfika prowadzonej działalności rzeczywiście wymaga dołączania załączników oraz czy informacje w nich zawarte można przedstawić w formacie tabelarycznym. Równocześnie należy sprawdzić, czy wykorzystywane systemy informatyczne są zgodne z wymaganiami Krajowego Systemu e-Faktur oraz czy dostawcy oprogramowania śledzą planowane zmiany i rozwijają odpowiednie funkcjonalności. Kluczowe jest również przeanalizowanie zapisów umów zawartych z kontrahentami – szczególnie tych, które odnoszą się do dokumentów towarzyszących fakturze i mają wpływ na jej akceptację. Już teraz warto ustalić, w jaki sposób tego rodzaju materiały będą przekazywane odbiorcom po wdrożeniu KSeF.
Masz pytania? Porozmawiajmy
TAGI: KSeF, załącznik w KSeF, faktura z załącznikiem, e-Faktura, zmiany KSeF, faktura elektroniczna, ministerstwo finansów, podatki
