Obsługa prawno-podatkowa dla branży transportu i logistyki

• Opracowanie regulaminów i polityk uwzględniających normy czasu pracy kierowców (tachografy, przerwy, odpoczynki).
• Reprezentacja podczas kontroli Inspekcji Transportu Drogowego (ITD) oraz Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).
• Doradztwo w sprawach związanych z zatrudnianiem cudzoziemców, w tym kierowców spoza UE.

• Doradztwo w zakresie konwencji CMR i regulacji UE dotyczących transportu drogowego.
• Analiza umów spedycyjnych i transportowych, zabezpieczanie interesu klienta w razie opóźnień lub szkód w towarze.
• Konsultacje dotyczące kabotażu i innych form przewozu na terytorium UE.

• Stawka 0% w transporcie międzynarodowym – weryfikacja poprawności dokumentacji przewozowej i warunków zastosowania zwolnienia,
• Miejsce opodatkowania usług transportowych, spedycyjnych i magazynowania
• Zwrot VAT z zagranicy (VAT-REFUND) – przygotowanie dokumentacji i analiza kosztów kwalifikowanych (paliwo, opłaty drogowe, serwis pojazdów),
• Pakiet Mobilności a VAT – wpływ nowych regulacji na rozliczenia podatkowe firm transportowych delegujących kierowców za granicę.

• Rozliczanie leasingu operacyjnego i finansowego – skutki podatkowe i wpływ na koszty uzyskania przychodu,
• Koszty eksploatacyjne pojazdów – prawidłowe ujmowanie w kosztach CIT wydatków na paliwo, serwis, opłaty drogowe, ubezpieczenia,
• Amortyzacja środków transportu – analiza możliwości zastosowania przyspieszonej amortyzacji dla używanych środków trwałych,
• Podatkowe aspekty diet i ryczałtów dla kierowców – zgodne z przepisami rozliczanie wynagrodzeń i kosztów delegacji.

• VAT i cło w imporcie pojazdów, części zamiennych i paliw – analiza obowiązków podatkowych przy zakupach spoza UE,
• Procedury celne uproszczone – optymalizacja cash flow poprzez stosowanie procedur celnych zmniejszających obciążenia podatkowe,
• Podatek VAT od importu i eksportu usług transportowych – zastosowanie mechanizmu odwrotnego obciążenia i właściwe dokumentowanie transakcji.

• Przygotowanie do kontroli KAS, ITD, PIP – audyt dokumentacji i analiza ryzyk przed kontrolą,
• Interpretacje podatkowe – składanie wniosków o indywidualne wyjaśnienia dotyczące VAT, CIT i ceł,
• Reprezentacja przed organami podatkowymi – obrona interesów firm transportowych w sporach podatkowych,
• Audyty podatkowe – identyfikacja ryzyk podatkowych i wdrażanie bezpiecznych rozwiązań zgodnych z przepisami.

• Analiza porównawcza najmu i leasingu floty lub maszyn – weryfikacja rynkowości rozliczeń oraz zgodności z zasadą arm’ length czyli ceny rynkowej.
• Weryfikacja rynkowości podziału kosztów zarządzania flotą i magazynowania.
• Sporządzenie dokumentacji Local File, Master File i analiz porównawczych.
• Składanie TPR w Twoim imieniu – przejmujemy odpowiedzialność karnoskarbową.

• Wycena wartości przedsiębiorstwa i jego zorganizowanej części
• Wycena wynagrodzenia członków zarządu w zależności od pełnionych przez nich funkcji
• Wycena znaku towarowego i innych wartości niematerialnych

• Problem: Firma transportowa otrzymała zawiadomienie o planowanej kontroli ITD w związku z podejrzeniem naruszeń czasu pracy kierowców.
• Nasze działania:
  • Przeprowadziliśmy audyt dokumentacji (tacho, listy przewozowe),
  • Zaktualizowaliśmy wewnętrzny regulamin i zasady rozliczania nadgodzin,
  • Przygotowaliśmy firmę do kontroli, wspierając ją podczas wizytacji ITD.
• Efekt:
  • Uniknięcie wysokich kar finansowych,
  • Wdrożenie przejrzystych procedur, które znacznie ułatwiły zarządzanie czasem pracy,
  • Poprawa relacji z kierowcami dzięki jasnym zasadom rozliczeń.

Problem:

Firma transportowa z Polski, posiadająca flotę ciężarową realizującą przewozy międzynarodowe na terenie UE, napotkała trudności z rozliczaniem VAT i kosztów związanych z działalnością w różnych krajach. Organy skarbowe zakwestionowały stosowanie stawki 0% VAT na niektóre usługi transportowe z powodu braków w dokumentacji przewozowej. Dodatkowo, firma miała trudności z odzyskiwaniem zagranicznego VAT od paliwa i opłat drogowych oraz wątpliwości dotyczące rozliczania diet i ryczałtów kierowców w CIT i ZUS.

Rozwiązanie:

• Weryfikacja zasadności stosowania stawki 0% VAT

1. Dokonaliśmy analizy dokumentacji przewozowej, aby określić, które usługi faktycznie kwalifikują się do stawki 0%.
2. Wprowadziliśmy wewnętrzne procedury kontroli dokumentów przewozowych (CMR, faktury, listy przewozowe) w celu zapewnienia zgodności z wymaganiami fiskusa.
3. Skierowaliśmy wniosek o interpretację podatkową, potwierdzającą możliwość stosowania 0% VAT dla określonych tras, eliminując tym samym ryzyko zakwestionowania rozliczeń.

• Odzyskanie zagranicznego VAT (VAT-REFUND)

1. Zidentyfikowaliśmy wydatki kwalifikujące się do zwrotu VAT w krajach UE, m.in. paliwo, opłaty drogowe, serwisy floty.
2. Opracowaliśmy spójny system składania wniosków o zwrot VAT, eliminując błędy formalne i zwiększając skuteczność odzyskiwania środków.
3. Nawiązaliśmy współpracę z doradcami podatkowymi w krajach, w których firma ponosiła największe wydatki, co przyspieszyło proces zwrotu podatku.

• Optymalizacja rozliczania diet i ryczałtów kierowców

1. Przeanalizowaliśmy sposób rozliczania diet i ryczałtów noclegowych w kontekście CIT i ZUS.
2. Zaktualizowaliśmy politykę rozliczeń, tak aby diety kierowców mogły być w pełni zaliczane do kosztów uzyskania przychodu i nie były podważane przez organy podatkowe.
3. Wdrożyliśmy procedurę dokumentowania podróży służbowych, eliminując ryzyko zakwestionowania diet jako części wynagrodzenia podlegającej składkom ZUS.

Rezultat:

• Firma zabezpieczyła możliwość stosowania stawki 0% VAT, eliminując ryzyko dodatkowego zobowiązania podatkowego i sankcji.
• Poprawione procesy VAT-REFUND pozwoliły odzyskać kilkaset tysięcy złotych rocznie z zagranicznych podatków od paliwa i opłat drogowych.
• Prawidłowe rozliczanie diet i ryczałtów kierowców zmniejszyło podstawę opodatkowania CIT oraz ograniczyło ryzyko sporów z ZUS.

Dzięki wdrożonym rozwiązaniom firma zwiększyła rentowność przewozów międzynarodowych i wyeliminowała ryzyko podatkowe.

• Problem: Operator logistyczny ponosił kary umowne za niewywiązanie się z ustalonych terminów wydania towaru do transportu kurierskiego.
• Nasze działania:
  • Przeanalizowaliśmy umowy z klientami i z podwykonawcami (podział odpowiedzialności za ewentualne opóźnienia),
  • Opracowaliśmy nowe klauzule SLA (Service Level Agreement) i wprowadziliśmy zapisy ograniczające kary,
  • Podczas mediacji udało się wypracować ugodę z kluczowymi klientami, redukując roszczenia finansowe.
• Efekt:
  • Ograniczenie opłat za opóźnienia i przerzucenie części odpowiedzialności na podwykonawców,
  • Wyraźny wzrost satysfakcji klientów dzięki precyzyjnie ustalonym standardom obsługi,
  • Ustabilizowanie relacji biznesowych, co pozwoliło na dalszą współpracę.

Gdy usługa obejmuje przewóz między krajami i jest odpowiednio udokumentowana (m.in. CMR, faktura, dokumenty celne). Brak pełnej dokumentacji może skutkować koniecznością zapłaty 23% VAT.

Poprzez procedurę VAT-REFUND, składając wniosek do polskiego urzędu skarbowego. Kluczowe są prawidłowo wystawione faktury i spełnienie wymogów formalnych.

Mogą stanowić koszt uzyskania przychodu i być zwolnione z ZUS, jeśli nie przekraczają limitów i są prawidłowo udokumentowane w ewidencji podróży służbowych.