Jedna kancelaria, szerokie spojrzenie.
Prawo, podatki, rachunkowość.
Cyber Resilience Act (CRA): Przewodnik dla producentów i importerów
Kalkulator Ulgi B+R
Pomagamy firmom w zarządzaniu ryzykiem związanym z cenami transferowymi oraz spełnianiu obowiązków dokumentacyjnych. Nasze doradztwo w zakresie cen transferowych zapewnia wsparcie na każdym etapie realizacji transakcji wewnątrzgrupowych.
Przygotowujemy i aktualizujemy regulaminy pracy i wynagradzania, wdrażamy procedury kontroli trzeźwości oraz zasady pracy zdalnej, i porządkujemy dokumentację pracowniczą zgodnie z Kodeksem pracy.
| Liczba zatrudnionych | Obowiązek |
|---|---|
|
Co najmniej 50 pracowników |
Regulamin obowiązkowy (art. 104 § 1¹ KP), chyba że zakres ten reguluje układ zbiorowy pracy |
|
20–49 pracowników |
Regulamin obowiązkowy dopiero na wniosek zakładowej organizacji związkowej (art. 104 § 3 KP) |
|
Poniżej 20 pracowników |
Regulamin dobrowolny — ale w praktyce często opłacalny, bo porządkuje zasady, które inaczej rozstrzyga się dopiero w sporze |
Opisz, którego dokumentu dotyczy sprawa - regulaminu pracy, wynagradzania, kontroli trzeźwości czy pracy zdalnej - i liczbę zatrudnionych osób. Przedstawimy zakres prac i harmonogram.
Art. 104¹ KP wskazuje obowiązkową treść regulaminu. Katalog nie jest zamknięty — regulamin może zawierać dodatkowe postanowienia istotne dla stron stosunku pracy, ale poniższe elementy muszą się w nim znaleźć:
Regulamin wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
W praktyce częstszym problemem niż sama grzywna jest regulamin nieaktualny — sporządzony przy innej liczbie pracowników, innym systemie czasu pracy albo przed zmianami w Kodeksie pracy z ostatnich lat (praca zdalna, kontrola trzeźwości). Regulamin, który nie odzwierciedla rzeczywistej organizacji pracy, nie chroni pracodawcy w takim samym stopniu jak dokument aktualny — a w sporze bywa argumentem przeciwko niemu, nie za nim.
Regulamin wynagradzania to odrębny dokument od regulaminu pracy — określa zasady ustalania wynagrodzeń, dodatków i innych świadczeń związanych z pracą. Obowiązek jego wprowadzenia dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, nieobjętych układem zbiorowym pracy ani regulaminem wynagradzania wynikającym z innych przepisów.
Merytoryczną stronę projektowania systemu wynagrodzeń — wartościowanie stanowisk, siatkę płac, widełki — prowadzimy na stronie Wynagrodzenia i benefity. Tutaj zajmujemy się samym dokumentem: jego formą i zgodnością z obowiązującą u pracodawcy praktyką płacową.
Od 21 lutego 2023 r. pracodawca może samodzielnie wprowadzić prewencyjną kontrolę trzeźwości, jeżeli jest to niezbędne do ochrony życia i zdrowia pracowników, innych osób albo mienia (art. 221c § 1 KP). To uprawnienie fakultatywne — ustawa nie nakłada obowiązku jej wprowadzenia, ale jeśli pracodawca z niego korzysta, musi spełnić konkretne wymogi formalne.
Te same zasady formalne — z odrębnymi przepisami — dotyczą kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu (art. 221e-221f KP).
Od 7 kwietnia 2023 r. praca zdalna jest uregulowana w rozdziale IIc Kodeksu pracy (art. 6718-6734). Wprowadzenie pracy zdalnej nie jest obowiązkowe, ale jeśli pracodawca z niej korzysta, zasady jej wykonywania muszą zostać formalnie ustalone.
Porozumienie albo regulamin musi określać: grupy pracowników objęte pracą zdalną, zasady pokrywania kosztów oraz ustalania ekwiwalentu albo ryczałtu, zasady porozumiewania się i potwierdzania obecności, a także zasady kontroli BHP i ochrony informacji i danych osobowych.
| Tryb | Na czym polega |
|---|---|
|
Porozumienie |
Z zakładową organizacją związkową, a jeśli działa ich więcej niż jedna — ze wszystkimi. Podstawowy tryb. |
|
Regulamin |
Jeśli w terminie 30 dni od przedstawienia projektu porozumienia nie dojdzie do jego zawarcia, albo gdy u pracodawcy nie działają związki — wtedy po konsultacji z przedstawicielami pracowników. |
|
Polecenie pracodawcy |
Dopuszczalne tylko w szczególnych przypadkach: stan nadzwyczajny, zagrożenie epidemiczne lub epidemia i 3 miesiące po ich odwołaniu, albo gdy siła wyższa czasowo uniemożliwia zapewnienie bezpiecznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu. |
Od 20 marca 2023 r. akta osobowe pracownika składają się z pięciu części – wcześniej z czterech.
Akta osobowe pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. przechowuje się 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Dla wcześniejszych okresów zatrudnienia termin ten wynosi co do zasady 50 lat, z możliwością jego skrócenia w przypadkach określonych przepisami. Dokumentację można prowadzić w formie papierowej, elektronicznej albo mieszanej.
| Część | Zawartość |
|---|---|
|
A |
Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie oraz badania lekarskie — wstępne, okresowe i kontrolne |
|
B |
Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia; od 7 kwietnia 2023 r. również dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej |
|
C |
Dokumenty dotyczące rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy — w tym świadectwo pracy, umowa o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia |
|
D |
Dokumenty związane z ponoszeniem odpowiedzialności porządkowej, które przewidują zatarcie kary po określonym czasie |
|
E |
Dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika oraz kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu |
Radca prawny | Manager
Radca prawny z wieloletnim doświadczeniem w doradztwie dla dużych polskich firm oraz międzynarodowych przedsiębiorstw działających w Polsce. Specjalizuje się w prawie pracy oraz obszarach z nim powiązanych — BHP i ochronie danych osobowych. Na co dzień wspiera działy HR w budowaniu i wdrażaniu rozwiązań dopasowanych do specyfiki organizacji.
Doradza pracodawcom przy opracowywaniu regulaminów pracy, wynagradzania i innych aktów wewnętrznych, w tym polityk pracy zdalnej i procedur kontroli trzeźwości.
w XX Rankingu firm i doradców podatkowych Dziennik Gazeta Prawna.
w Rankingu firm doradztwa podatkowego Rzeczypospolitej.
Za wkład w rozwój gospodarczy, zaangażowanie w ideę społecznej odpowiedzialności biznesu oraz stworzenie silnej i rozpoznawalnej marki.
Wyróżnienie dla firm kierujących się wysokimi standardami w działalności biznesowej, gwarantujących najwyższą jakość obsługi.
Opisz, którego dokumentu dotyczy sprawa – regulaminu pracy, wynagradzania, kontroli trzeźwości czy pracy zdalnej – i liczbę zatrudnionych osób. Przedstawimy zakres prac i harmonogram.
Najważniejsze odpowiedzi dotyczące tej usługi.
Nie. Obowiązek dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Przy zatrudnieniu 20–49 osób regulamin staje się obowiązkowy dopiero na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Poniżej 20 pracowników wprowadzenie regulaminu jest dobrowolne, choć często opłacalne.
Nie. To uprawnienie fakultatywne — pracodawca może wprowadzić prewencyjną kontrolę trzeźwości, jeśli jest to niezbędne do ochrony życia, zdrowia lub mienia, ale nie ma takiego obowiązku. Jeśli jednak z tego uprawnienia korzysta, musi wcześniej ustalić zasady kontroli w regulaminie pracy, układzie zbiorowym albo obwieszczeniu.
Maksymalnie rok od dnia zebrania informacji. Wyjątkiem jest zastosowanie kary porządkowej — wtedy dokumentację przechowuje się do czasu uznania kary za niebyłą.
Co do zasady nie — wprowadzenie pracy zdalnej jest decyzją pracodawcy. Wyjątki dotyczą określonych grup pracowników (np. rodziców małych dzieci), którym pracodawca powinien, o ile to możliwe, uwzględnić wniosek o pracę zdalną.
Regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy. Regulamin wynagradzania określa zasady ustalania wynagrodzeń i innych świadczeń związanych z pracą. To dwa odrębne dokumenty, choć oba mogą podlegać obowiązkowi wprowadzenia przy tym samym progu zatrudnienia.
Od 20 marca 2023 r. z pięciu: część A (dokumenty rekrutacyjne i badania lekarskie), część B (dokumenty dotyczące zatrudnienia, w tym pracy zdalnej), część C (zakończenie zatrudnienia), część D (odpowiedzialność porządkowa) oraz część E (kontrola trzeźwości).
