Obsługa prawna i podatkowa branży IT i nowych technologii
Doradztwo prawne i podatkowe dla sektora IT, software house’ów oraz start-upów – od negocjacji kontraktów (B2B i międzynarodowych) i zabezpieczenia praw do kodu, po rozliczenia podatkowe oraz zgodność z RODO.
Zakres usług – dopasowany do branży IT i nowych technologii
Prawo pracy i zatrudnianie cudzoziemców
- Przygotowanie i weryfikacja umów B2B, umów pracowniczych (w tym także kontraktów menedżerskich).
- Legalizacja pobytu i pracy specjalistów spoza UE (karty pobytu, pozwolenia na pracę).
- Doradztwo w zakresie optymalnych form zatrudnienia i benefitów dla pracowników IT.
Prawo własności intelektualnej (IP)
- Zabezpieczenie praw autorskich do kodu, logotypów, grafik i innych utworów cyfrowych.
- Negocjowanie i konstruowanie umów licencyjnych, NDA, umów przeniesienia praw.
- Reprezentacja w sporach dotyczących naruszeń praw autorskich i znaków towarowych.
RODO, compliance i cyberbezpieczeństwo
- Audyt procedur przetwarzania danych osobowych w projektach IT (w tym w chmurze).
- Opracowanie i wdrożenie dokumentacji RODO (polityki prywatności, umowy powierzenia).
- Doradztwo w obszarze cyberbezpieczeństwa oraz w kontaktach z właściwymi organami nadzorczymi.
Umowy B2B i kontrakty międzynarodowe
- Tworzenie kontraktów na dostawę usług IT, licencje i wdrożenia systemów informatycznych.
- Negocjacje umów z partnerami z USA, UE i innych regionów świata.
- Klauzule zabezpieczające przy umowach typu SaaS, cloud computing, outsourcing IT.
Opodatkowanie usług cyfrowych i transgranicznych
- Doradztwo w zakresie VAT i rozliczeń międzynarodowych (MOSS, OSS), w tym w kontekście e-commerce.
- Rozliczenia przy sprzedaży licencji, praw autorskich, kryptowalut oraz świadczeniu usług online.
Ceny transferowe
- Analiza rynkowości opłat licencyjnych i usług IT – ocenimy, czy modele cenowe są zgodne z zasadą ceny rynkowej.
- Sporządzenie Local File, Master File i analiz benchmarkingowych.
- Składanie TPR w Twoim imieniu – przejmujemy odpowiedzialność karnoskarbową.
Wyceny
- Wycena wartości przedsiębiorstwa i jego zorganizowanej części
- Wycena wynagrodzenia członków zarządu w zależności od pełnionych przez nich funkcji
- Wycena znaku towarowego i innych wartości niematerialnych
- Wycena posiadanego doświadczenia – „know how” branżowego
Branża IT i nowych technologii: wyzwania, na które odpowiadamy kompleksowym wsparciem
Dobrze prowadzona księgowość to nie tylko obowiązek wobec fiskusa – to przede wszystkim sposób na uporządkowanie procesów, minimalizację ryzyk oraz realne oszczędności. Poniżej przedstawiamy najczęstsze problemy, z jakimi spotykają się firmy technologiczne – i które można skutecznie rozwiązać z odpowiednim wsparciem.
Jeśli prowadzisz firmę IT i chcesz dowiedzieć się, jak możemy Ci pomóc – zapraszamy do kontaktu.
Najczęstsze wyzwania podatkowo-księgowe w branży IT i nowych technologii
1. VAT i rozliczanie usług niematerialnych
- Usługi eksportowane za granicę: kiedy można zastosować stawkę 0% VAT i jakie dokumenty są wymagane?
- Import usług (hosting, licencje, SaaS): odwrotne obciążenie, obowiązki przy MPP, kursy przeliczeniowe.
- Subskrypcje i marketplace’y: jak prawidłowo zaklasyfikować – usługa, licencja czy towar cyfrowy?
- Model SaaS a faktura: jedno świadczenie czy kompleksowa usługa? Różnice w VAT i CIT.
- Projekty finansowane z grantów: czy VAT można odliczyć? Wszystko zależy od struktury finansowania.
2. Księgowość projektowa i usługi IT
- Brak rozdzielenia kosztów na projekty = brak wiedzy o rentowności.
- Koszty pracy programistów: różne formy zatrudnienia i wyzwania w ewidencji.
- Wytworzone oprogramowanie jako WNiP – kiedy aktywować koszty, a kiedy nie?
- Niewłaściwe przypisanie kosztów do R&D lub wdrożeń – błędy w ulgach podatkowych.
- Umowy z klientami zagranicznymi – usługa IT czy sprzedaż praw majątkowych?
3. Środki trwałe i wartości niematerialne
- Laptop czy środek trwały? Zasady klasyfikacji sprzętu IT.
- Tworzenie systemów i aplikacji – czy koszty to inwestycja, czy wydatek bieżący?
- Leasing sprzętu IT – prawidłowa klasyfikacja: operacyjny, finansowy czy… nieprawidłowy?
- Licencje, wdrożenia, koszty szkoleń – jak ustalić wartość początkową aktywów?
4. Ulgi i finansowanie działalności
- Ulga B+R – często niedokumentowana formalnie, mimo realnych działań.
- IP Box – co faktycznie kwalifikuje się do preferencji podatkowej?
- Granty i dofinansowania – trudności z wydatkami niekwalifikowanymi.
- Błędy w przyporządkowaniu projektów mogą kosztować utratę ulg.
5. Podatek u źródła (WHT) i ceny transferowe
- Licencje, chmura, sublicencje – obowiązek potrącenia WHT?
- Brak zgłoszeń WH-OSC, brak należytej staranności – wysokie sankcje.
- Grupy kapitałowe w IT – brak dokumentacji cen transferowych = ryzyko.
- Transfer wiedzy i IP – jak go zaksięgować i wycenić zgodnie z przepisami?
6. Estoński CIT i grupowe struktury IT
- Estoński CIT – atrakcyjny dla startupów, ale ryzykowny przy niewłaściwym zarządzaniu środkami.
- Transakcje founderów ze spółką – ryzyko ukrytych zysków.
- Chaos w fakturowaniu między spółkami w grupie – brak polityki transferowej.
- IP w strukturze grupy – aport, sprzedaż, licencja? Każda opcja ma swoje konsekwencje.
7. Zatrudnienie w IT – UoP, B2B, zdalnie
- Różnorodne formy współpracy – jak je prawidłowo rozliczać podatkowo i ZUS-owo?
- B2B z cechami etatu – ryzyko zakwestionowania przez ZUS.
- Praca zdalna z zagranicy – jak rozliczać podatki i składki?
- Systemy wynagrodzeń: zmienne, premie, opcje – ryzyko błędnej kwalifikacji podatkowej.
8. Własność intelektualna, prawa autorskie i licencje
- Przekazanie praw autorskich – brak dokumentacji = problemy przy kontroli lub sprzedaży.
- Dochody z licencji, sublicencji, API – różne sposoby opodatkowania.
- Brak wyodrębnienia IP w strukturze firmy – chaos przy inwestycji lub sprzedaży.
- Co jest WNiP, a co środkiem trwałym? – to ważne przy planowaniu transakcji.
9. Błędne ujęcie kosztów
- Zakup sprzętu „na szybko” – czy naprawdę można go od razu wrzucić w koszty?
- Wydarzenia, integracje, eventy – reprezentacja czy reklama? KUP czy nie-KUP?
- Brak umowy z podwykonawcą IT – ryzyko odrzucenia kosztów przez urząd.
- Szkolenia i certyfikaty – nie każdy wydatek można zaliczyć w koszty firmowe.
10. Brak analityki finansowej i kontrolingu
- Brak podziału kosztów na projekty i klientów – brak danych do decyzji biznesowych.
- Opóźnione dane księgowe – problemy z raportowaniem na potrzeby operacyjne.
- Brak monitorowania rentowności – nie wiesz, które projekty generują zysk.
- „Zarządzanie na wyczucie” – działa… do pierwszej kontroli lub kryzysu płynności.
Dlaczego warto nam zaufać?
- Doświadczenie w obsłudze sektora technologicznego: Od lat współpracujemy z software house’ami, startupami i firmami tworzącymi innowacyjne rozwiązania. Rozumiemy specyfikę kontraktów B2B, problematykę licencjonowania oprogramowania czy kwestie związane z powierzeniem przetwarzania danych w chmurze.
- Wszechstronne wsparcie prawno-podatkowe: Łączymy doradztwo w zakresie prawa własności intelektualnej, ochrony danych osobowych, prawa pracy oraz podatków. Dzięki temu nie musisz zatrudniać wielu doradców – wszystko masz w jednym miejscu.
- Specjalizacja w zatrudnianiu cudzoziemców: Pomożemy Ci przejść przez formalności związane z legalizacją pobytu i pracy, przygotowaniem umów oraz rozliczeniami podatkowymi. Wiemy, jak istotny jest szybki onboarding kluczowych specjalistów w branży IT.
Korzyści ze współpracy
Od doradztwa prawnego i podatkowego po kwestie audytu i rachunkowe. Dodatkowo, dzięki panelowi klienta materiały szkoleniowe, materiały dodatkowe, ebooki są zawsze pod ręką, w jednym miejscu. Nie musisz korzystać z usług kilku różnych firm; cały proces obsługi jest spójny i przejrzysty, a Twoi pracownicy mają dostęp do najświeższej wiedzy.
Organizujemy darmowe szkolenia online (webinary) oraz cykliczne sesje Q&A dla klientów, na których omawiamy najważniejsze zmiany w przepisach oraz rozwiązujemy praktyczne problemy. Wszystkie spotkania są nagrywane i dostępne w archiwum, a klienci otrzymują dodatkowe materiały.
Co dwa tygodnie wydajemy rozbudowany newsletter wypełniony komentarzami naszych ekspertów, analizami i zestawieniem najnowszych regulacji. Dodatkowo, klienci mają nielimitowany dostęp do obszernej biblioteki e-booków i opracowań – bez wypełniania zbędnych formularzy.
Wysyłamy naszym klientom spersonalizowane alerty prawne i podatkowe, informując o kluczowych zmianach, nadchodzących terminach rozliczeń i innych ważnych wydarzeniach. W efekcie masz pewność, że żaden istotny przepis nie przejdzie Ci koło nosa, a pojawiające się problemy rozwiązujemy na bieżąco.
Przykładowe realizacje (case studies)
Case Study #1: Szybkie zatrudnienie specjalistów IT z zagranicy
- Problem: Polski software house musiał zatrudnić grupę programistów spoza UE, a zależało mu na ekspresowym załatwieniu formalności.
- Nasze działania:
- Przygotowaliśmy komplet dokumentów do legalizacji pobytu i pracy,
- Zaproponowaliśmy umowy B2B, ograniczając koszty zatrudnienia,
- Koordynowaliśmy kontakt z urzędami.
- Efekt:
- Sprawne rozpoczęcie pracy przez zagranicznych specjalistów,
- Brak ryzyka sankcji za nielegalne zatrudnienie,
- Optymalizacja obciążeń podatkowych i ZUS-owskich.
Case Study #2: Ochrona praw autorskich do oprogramowania w startupie
- Problem: Młody startup obawiał się, że część kodu napisali współpracownicy bez formalnej umowy o przeniesienie praw, co mogło rodzić roszczenia.
- Nasze działania:
- Dokonaliśmy weryfikacji i uzupełnienia brakujących umów o przeniesienie praw,
- Przygotowaliśmy klauzule w kontraktach, które zabezpieczają firmę na przyszłość,
- Zarejestrowaliśmy znak towarowy, chroniąc branding aplikacji.
- Efekt:
- Pełne zabezpieczenie praw własności intelektualnej,
- Elastyczna baza umów, pozwalająca szybko skalować zespół,
- Wzrost wartości spółki w oczach inwestorów.
Case Study #3: Opodatkowanie usług SaaS na rynkach zagranicznych
- Problem: Firma tworząca platformę SaaS rozliczała się z klientami w USA i UE, nie była jednak pewna, jak prawidłowo opodatkować przychody w różnych krajach.
- Nasze działania:
- Przeanalizowaliśmy umowy z klientami i przepływy finansowe,
- Zastosowaliśmy odpowiednie stawki VAT i przepisy MOSS/OSS,
- Opracowaliśmy raporty MDR, aby uniknąć ryzyka kar za niezgłoszenie potencjalnych schematów podatkowych.
- Efekt:
- Klarowna struktura rozliczeń zagranicznych,
- Brak zaległości i ryzyka sankcji ze strony organów podatkowych,
- Lepsza przewidywalność przy planowaniu budżetu i ekspansji na kolejne rynki.
Zaufali nam
Opinie klientów
Masz pytania? Porozmawiajmy!
Wypełnij formularz kontaktowy, a nasz doradca skontaktuje się z Tobą tak szybko, jak to możliwe.
- kancelaria@staniekandpartners.com
- +48 534 535 508
- NIP: 8992913267
- REGON: 520686986
Mówimy językiem Twojej branży
Najczęstsze pytania (FAQ)
Czy oferujecie pomoc w legalizacji pracy specjalistów IT spoza UE?
Czy oferujecie pomoc w legalizacji pracy specjalistów IT spoza UE?
Tak, zajmujemy się przygotowaniem dokumentów, koordynujemy kontakt z urzędami oraz doradzamy w wyborze optymalnych form zatrudnienia.
Jak rozliczać VAT przy sprzedaży usług SaaS w różnych krajach?
Jak rozliczać VAT przy sprzedaży usług SaaS w różnych krajach?
Pomagamy wdrożyć właściwe rozwiązania związane z rejestracją MOSS/OSS, ustalić stawki VAT i prawidłowo zadeklarować dochody.
Czy obsługujecie startupy w zakresie ochrony własności intelektualnej?
Czy obsługujecie startupy w zakresie ochrony własności intelektualnej?
Tak, weryfikujemy umowy z pracownikami i współpracownikami, opracowujemy klauzule przeniesienia praw autorskich i zapewniamy wsparcie w rejestracji znaków towarowych.
Czy reprezentujecie klientów w sporach sądowych dotyczących praw autorskich?
Czy reprezentujecie klientów w sporach sądowych dotyczących praw autorskich?
Oferujemy pełne wsparcie procesowe, w tym reprezentację przed sądami i instytucjami arbitrażowymi, a także udział w negocjacjach ugodowych.