Ustawa przewiduje trzy sposoby zgłoszenia lub ujawnienia naruszenia: zgłoszenie wewnętrzne, zgłoszenie zewnętrzne i ujawnienie publiczne. Co do zasady sygnalista sam decyduje, z którego kanału skorzysta. Warunki objęcia ochroną różnią się jednak w zależności od wybranej ścieżki. Znaczenie ma również to, czy w danej organizacji działa sprawny i wiarygodny kanał zgłoszeń wewnętrznych.
W praktyce sprawny i dobrze zaprojektowany kanał wewnętrzny zwiększa szansę na wyjaśnienie sprawy w organizacji, zanim trafi ona do organu publicznego lub opinii publicznej. Sygnalista nie musi jednak wcześniej korzystać z kanału wewnętrznego, aby dokonać zgłoszenia zewnętrznego i korzystać z ochrony przewidzianej w ustawie.
| # | Zgłoszenie wewnętrzne | Zgłoszenie zewnętrzne | Ujawnienie publiczne |
|---|---|---|---|
|
Do kogo trafia |
Do wyznaczonej jednostki lub osoby wewnątrz organizacji |
Do Rzecznika Praw Obywatelskich lub właściwego organu publicznego (zależnie od przedmiotu naruszenia) |
Podanie informacji o naruszeniu do wiadomości publicznej przez samego sygnalistę, z pominięciem pozostałych kanałów |
|
Kiedy dostępne |
Od 25 września 2024 r. |
Od 25 grudnia 2024 r. — sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego (art. 30 ust. 1) |
Ujawnienie publiczne jest objęte ochroną w przypadkach określonych w art. 51 ustawy. |
|
Warunki objęcia ochroną |
Sygnalista korzysta z ochrony, jeżeli spełnione są warunki określone w ustawie. |
Zgłoszenie zewnętrzne może nastąpić bez wcześniejszego zgłoszenia wewnętrznego. Ochrona przysługuje również w takim przypadku, jeżeli organ publiczny nie podejmie odpowiednich działań następczych lub nie przekaże informacji zwrotnej w ustawowym terminie. |
Ochrona przysługuje w przypadkach określonych w art. 51 ustawy. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy wcześniejsze zgłoszenia nie doprowadziły do odpowiednich działań, a także przypadków bezpośredniego zagrożenia interesu publicznego, ryzyka odwetu lub niewielkich szans na skuteczne przeciwdziałanie naruszeniu. |
|
Wymogi dla organizacji |
Organizacja musi ustanowić procedurę zgłoszeń wewnętrznych, wyznaczyć bezstronną jednostkę lub osobę odpowiedzialną za przyjmowanie i obsługę zgłoszeń oraz prowadzić rejestr zgłoszeń. Procedura powinna określać m.in. termin 7 dni na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia i termin na przekazanie informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy. |
Pracodawca nie ustanawia odrębnej procedury dla zgłoszeń zewnętrznych. Zgłoszenie rozpatruje RPO albo właściwy organ publiczny. |
Pracodawca nie ustanawia odrębnej procedury dla ujawnień publicznych. Ujawnienie następuje poza organizacją, a ustawa określa warunki objęcia sygnalisty ochroną. |
|
Konsekwencje przy braku procedury wewnętrznej |
Osoba odpowiedzialna za ustanowienie procedury może ponosić odpowiedzialność karną za jej nieustanowienie lub ustanowienie z istotnym naruszeniem wymogów ustawy (art. 58). Odpowiedzialność może również dotyczyć utrudniania dokonania zgłoszenia (art. 54). |
Brak procedury wewnętrznej nie pozbawia sygnalisty możliwości dokonania zgłoszenia zewnętrznego. |
W przypadkach przewidzianych ustawą sygnalista może dokonać ujawnienia publicznego. Dla organizacji oznacza to przede wszystkim ryzyko reputacyjne i biznesowe, a nie odrębną sankcję za samo dokonanie ujawnienia. |
Pięć pytań, od których warto zacząć weryfikację. Pełna checklista obejmuje dziesięć punktów wraz z podstawą prawną każdego z nich.
| Podmiot | Podstawa obowiązku | Jak liczyć |
|---|---|---|
|
Podmioty z co najmniej 50 osobami wykonującymi pracę zarobkową |
Próg podstawowy |
Stan na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Liczy się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego innych osób |
|
Podmioty rynku finansowego oraz instytucje obowiązane w rozumieniu ustawy AML |
Niezależnie od liczby osób |
Obowiązek powstaje z tytułu rodzaju działalności, bez względu na zatrudnienie |
|
Podmioty z zakresu bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska |
Niezależnie od liczby osób — w zakresie aktów UE z części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937 |
Obowiązek powstaje z tytułu rodzaju działalności |
|
Jednostki organizacyjne gmin i powiatów |
Odrębny mechanizm ustawowy |
Ustawa nie ma zastosowania do jednostek gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców |
|
Podmioty poniżej progu 50 osób |
Dobrowolnie |
Mogą ustanowić procedurę, mimo braku obowiązku ustawowego — warto rozważyć przy działalności o podwyższonym ryzyku naruszeń |
Brak procedury lub ustanowienie jej z istotnym naruszeniem wymogów ustawy podlega karze grzywny (art. 58). Karze podlega również uniemożliwianie lub istotne utrudnianie dokonania zgłoszenia (art. 54).
Samo przyjęcie dokumentu nie gwarantuje prawidłowego funkcjonowania systemu zgłoszeń. Jeżeli kanał zgłoszeń jest niedostępny w praktyce lub pracownicy nie wiedzą o jego istnieniu, sygnalista może skorzystać bezpośrednio z kanału zewnętrznego lub, w przypadkach przewidzianych ustawą, dokonać ujawnienia publicznego.
Ustawa przewiduje szczególne zasady dowodowe w sporach dotyczących działań odwetowych wobec sygnalisty. Warto znać te zasady i odpowiednio dokumentować podejmowane decyzje.
Ujawnienie tożsamości sygnalisty wbrew przepisom ustawy podlega odpowiedzialności karnej (art. 56).
Nieprzeprowadzenie konsultacji z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielami osób wykonujących pracę na rzecz organizacji oznacza naruszenie ustawowego trybu ustanawiania procedury.
Procedura przygotowana przy okazji wejścia ustawy w życie może nie odpowiadać obecnej strukturze organizacji. Warto ją zweryfikować po zmianach organizacyjnych, takich jak fuzja, reorganizacja czy istotna zmiana struktury zatrudnienia.
w XX Rankingu firm i doradców podatkowych Dziennik Gazeta Prawna.
w Rankingu firm doradztwa podatkowego Rzeczypospolitej.
Za wkład w rozwój gospodarczy, zaangażowanie w ideę społecznej odpowiedzialności biznesu oraz stworzenie silnej i rozpoznawalnej marki.
Wyróżnienie dla firm kierujących się wysokimi standardami w działalności biznesowej, gwarantujących najwyższą jakość obsługi.
Opisz stan wdrożenia — czy procedura istnieje, kiedy powstała, czy przeprowadzono konsultacje i czy wyznaczono osoby odpowiedzialne. Przedstawimy zakres prac i harmonogram.
Najważniejsze odpowiedzi dotyczące tej usługi.
Nie. Obowiązek ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych dotyczy podmiotów prawnych, na rzecz których pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Próg ustala się według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie. Niezależnie od liczby osób wykonujących pracę zarobkową obowiązek może dotyczyć także niektórych podmiotów z sektora finansowego, podmiotów objętych przepisami UE dotyczącymi bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska oraz określonych jednostek sektora publicznego. Podmiot, który nie osiąga ustawowego progu, może dobrowolnie ustanowić procedurę zgłoszeń wewnętrznych.
Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów weszła w życie 25 września 2024 r. Wyjątkiem są art. 5 ust. 4, art. 25 ust. 1 pkt 8 oraz przepisy rozdziału 4 dotyczące zgłoszeń zewnętrznych. Te regulacje obowiązują od 25 grudnia 2024 r.
Próg ustala się według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Uwzględnia się pracowników zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, w przeliczeniu na pełne etaty, oraz osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób. Oznacza to, że sama liczba osób zatrudnionych na umowę o pracę nie zawsze przesądza o przekroczeniu progu. Przykładowo, podmiot może zatrudniać ponad 50 osób, ale po przeliczeniu etatów nie osiągać ustawowego progu.
Nie. Ustawa nie wymaga, aby zgłoszenie było anonimowe. Wymaga natomiast ochrony poufności tożsamości sygnalisty. Anonimowość oznacza, że organizacja nie zna tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia. Poufność oznacza natomiast, że tożsamość jest znana, ale nie może zostać ujawniona osobom nieuprawnionym. Podmiot prawny może również przyjmować zgłoszenia anonimowe. Jeżeli procedura przewiduje taką możliwość, powinna określać zasady postępowania z tego rodzaju zgłoszeniami (art. 7 i art. 25 ust. 1 pkt 4).
Przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego należy potwierdzić sygnaliście w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Obowiązek ten nie dotyczy sytuacji, w której sygnalista nie podał adresu do kontaktu. Informację zwrotną o podjętych lub planowanych działaniach następczych należy przekazać nie później niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. Jest to maksymalny termin przewidziany dla zgłoszenia wewnętrznego (art. 25 ust. 1 pkt 7). W przypadku zgłoszenia zewnętrznego organ publiczny co do zasady przekazuje informację zwrotną w terminie do 3 miesięcy. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać wydłużony do 6 miesięcy, po uprzednim poinformowaniu sygnalisty (art. 41).
Ustawa przewiduje odpowiedzialność karną za kilka rodzajów naruszeń. Dotyczy ona m.in. uniemożliwiania lub istotnego utrudniania dokonania zgłoszenia, podejmowania działań odwetowych wobec sygnalisty oraz ujawnienia jego tożsamości wbrew przepisom ustawy. Odpowiedzialność może również dotyczyć świadomego dokonania fałszywego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, a także nieustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych albo ustanowienia jej z istotnym naruszeniem wymogów ustawy. W zależności od rodzaju naruszenia ustawa przewiduje grzywnę, karę ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności. Szczegółowe sankcje określają art. 54–59 ustawy.
