Zwrot VAT a płynność finansowa. Jak odzyskać VAT szybciej i kiedy to rzeczywiście działa?

Zamknięcie pierwszego półrocza jest dobrym momentem nie tylko na sprawdzenie poprawności rozliczeń VAT, lecz także na ocenę, ile środków pozostaje zamrożonych w kolejnych deklaracjach. W wielu firmach nadwyżka podatku naliczonego jest automatycznie przenoszona z miesiąca na miesiąc, mimo że mogłaby zostać odzyskana i wykorzystana w bieżącej działalności.

W innych przypadkach podatnik występuje o zwrot, ale urząd skarbowy przedłuża termin jego realizacji i rozpoczyna dodatkową weryfikację. Pojawiają się wówczas pytania: czy można było temu zapobiec, czy istnieje możliwość przyspieszenia zwrotu i kiedy warto skorzystać ze zwrotu na rachunek VAT?

Od okresów rozliczeniowych przypadających od 1 lutego 2026 r. podstawowy termin zwrotu wynosi 40 dni (wcześniej 60 dni). Nadal dostępne są również zwroty w terminie 25 lub — dla niektórych podatników — 15 dni. W szczególnych przypadkach zastosowanie znajduje natomiast termin 180-dniowy. Szybszy termin nie zawsze oznacza jednak szybszy dostęp do pieniędzy. Znaczenie mają sposób zapłaty faktur, historia rozliczeń, dokumentacja transakcji oraz rachunek, na który mają trafić środki.

W artykule omawiamy aktualną siatkę terminów zwrotu VAT, warunki uzyskania przyspieszonego zwrotu na rachunek rozliczeniowy i na rachunek VAT, przyczyny przedłużania terminów przez organy podatkowe oraz praktyczne działania, które ograniczają ryzyko wydłużonej weryfikacji.

Nadwyżka VAT to także kwestia płynności finansowej

Nadwyżka podatku naliczonego nad należnym może zostać:

• przeniesiona na kolejny okres rozliczeniowy;
• zwrócona na rachunek rozliczeniowy podatnika;
• zwrócona na rachunek VAT;
• w odpowiedniej części zaliczona na poczet innych zobowiązań.

Przeniesienie nadwyżki jest uzasadnione, jeżeli w najbliższych miesiącach firma spodziewa się podatku należnego, z którym będzie mogła ją rozliczyć. Jeżeli jednak nadwyżka ma charakter strukturalny i systematycznie rośnie, dalsze przenoszenie oznacza zamrożenie kapitału obrotowego.

Taka sytuacja często występuje u przedsiębiorców:

• dokonujących eksportu lub wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów opodatkowanych stawką 0%;
• realizujących znaczne inwestycje;
• działających sezonowo;
• stosujących obniżone stawki VAT przy sprzedaży, a wyższe przy zakupach;
• znajdujących się na początkowym etapie działalności;
• ponoszących wysokie koszty przed rozpoczęciem właściwej sprzedaży.

Przegląd półroczny powinien więc odpowiadać nie tylko na pytanie, czy kwota VAT została obliczona prawidłowo, ale również czy przyjęty sposób rozliczenia jest nadal korzystny z perspektywy płynności.

Podstawowy termin 40 dni liczy się od dnia złożenia JPK_VAT z deklaracją, a nie od ustawowego terminu jego złożenia.

Zwrot w terminie 25 dni na zwykły rachunek — kiedy jest możliwy

Zwrot w terminie 25 dni na rachunek rozliczeniowy jest atrakcyjny z perspektywy płynności, ale wymaga łącznego spełnienia szczegółowych warunków określonych w art. 87 ust. 6 ustawy o VAT. W szczególności:

• należności wynikające z faktur uwzględnianych przy przyspieszonym zwrocie powinny zostać w całości zapłacone za pośrednictwem rachunku podatnika prowadzonego w banku mającym siedzibę w Polsce albo rachunku w SKOK, wskazanego w zgłoszeniu identyfikacyjnym;
• ustawodawca dopuszcza przy tym faktury niespełniające powyższego warunku zapłaty, jeżeli łączna kwota wynikających z nich należności nie przekracza 15 000 zł;
• podatek wynikający z dokumentów celnych, deklaracji importowych i określonych decyzji powinien zostać zapłacony;
• VAT z tytułu importu towarów rozliczanego w deklaracji, WNT, importu usług lub dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca, powinien zostać prawidłowo wykazany w rozliczeniu;
• kwota podatku naliczonego lub nadwyżki przeniesionej z wcześniejszych okresów nie może przekraczać 3 000 zł;
• podatnik powinien być zarejestrowany jako podatnik VAT czynny i składać deklaracje za każdy okres przez 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających okres, za który występuje o zwrot;
• potwierdzenia zapłaty wymaganych należności należy przekazać do urzędu skarbowego najpóźniej w dniu złożenia rozliczenia.

Wszystkie warunki muszą być spełnione jednocześnie. W praktyce szczególnym problemem okazuje się kwota przeniesiona z poprzednich okresów. Jeżeli przez kilka miesięcy nadwyżka była wykazywana do przeniesienia i przekroczyła 3 000 zł, zastosowanie 25-dniowego terminu na zwykły rachunek może nie być możliwe.

Dlatego decyzji o przyspieszonym zwrocie nie należy podejmować dopiero podczas sporządzania JPK. Warto zaplanować ją z wyprzedzeniem, uwzględniając płatności za faktury oraz sposób rozliczenia nadwyżki w poprzednich miesiącach.

Zwrot w terminie 25 dni na rachunek VAT

Znacznie prostsze warunki dotyczą zwrotu na rachunek VAT. Podatnik wskazuje odpowiednią dyspozycję w części deklaracyjnej JPK_VAT, a urząd powinien przekazać środki na rachunek VAT w terminie 25 dni od dnia złożenia rozliczenia. Nie trzeba w tym przypadku:

• wykazywać 12-miesięcznej historii rejestracji;
• potwierdzać zapłaty wszystkich faktur;
• spełniać limitu 3 000 zł dotyczącego nadwyżki z wcześniejszych okresów;
• spełniać pozostałych warunków przewidzianych dla 25-dniowego zwrotu na zwykły rachunek.

Co istotne, art. 87 ust. 6a ustawy o VAT nie przewiduje możliwości przedłużenia 25-dniowego terminu zwrotu na rachunek VAT — w przeciwieństwie do zwrotów na rachunek rozliczeniowy, dla których możliwość dodatkowej weryfikacji i przedłużenia terminu wynika z art. 87 ust. 2 zdanie drugie oraz odpowiednio stosowanych regulacji.

Rozwiązanie to nie zawsze zapewnia jednak pełną poprawę płynności. Środków zgromadzonych na rachunku VAT nie można swobodnie przeznaczyć np. na wynagrodzenia, czynsz czy dowolne wydatki operacyjne. Można natomiast wykorzystywać je m.in. do płatności w mechanizmie podzielonej płatności oraz regulowania określonych podatków, należności celnych i składek ZUS.

Możliwe jest również wystąpienie do naczelnika urzędu skarbowego o przekazanie środków z rachunku VAT na rachunek rozliczeniowy (art. 108b ustawy o VAT). Organ ma na wydanie postanowienia 60 dni od dnia otrzymania wniosku, a w określonych przypadkach może odmówić zgody.

Zwrot na rachunek VAT jest więc szczególnie korzystny, gdy firma:

• regularnie płaci kontrahentom w mechanizmie podzielonej płatności;
• posiada istotne zobowiązania podatkowe lub składkowe;
• nie potrzebuje całej kwoty zwrotu na finansowanie kosztów, których nie można pokryć z rachunku VAT;
• chce wyeliminować ryzyko przedłużenia 25-dniowego terminu zwrotu.

Czy 15-dniowy zwrot jest rozwiązaniem dla każdej firmy

Zwrot w terminie 15 dni został przewidziany dla szczególnej grupy podatników prowadzących sprzedaż ewidencjonowaną przy użyciu kas online, w tym kas wirtualnych, i spełniających warunki dotyczące udziału płatności bezgotówkowych. Do podstawowych warunków należy osiągnięcie odpowiednich udziałów:

• sprzedaży zaewidencjonowanej przy użyciu kas online w całkowitej sprzedaży — co do zasady na poziomie co najmniej 80%;
• płatności bezgotówkowych w sprzedaży zarejestrowanej przy użyciu tych kas — również co do zasady na poziomie co najmniej 80%.

Wymagane jest ponadto spełnienie dodatkowych warunków dotyczących m.in. okresu prowadzenia ewidencji przy użyciu kas online, statusu podatnika VAT czynnego, terminowego składania JPK_VAT, rachunku ujawnionego w wykazie podatników VAT, wysokości nadwyżki przenoszonej z poprzedniego okresu oraz wysokości samego zwrotu.

Nie jest to zatem uniwersalna procedura dla każdego podatnika przyjmującego płatności przelewem. W praktyce dotyczy przede wszystkim określonych modeli sprzedaży detalicznej.

Brak sprzedaży nie zawsze oznacza termin 180 dni

Jeżeli podatnik w danym okresie nie wykonał czynności opodatkowanych w Polsce ani czynności wymienionych w art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT — czynności wykonywanych poza Polską, które dawałyby prawo do odliczenia VAT, gdyby były wykonywane w kraju — termin zwrotu wynosi co do zasady 180 dni. Można go skrócić do 60 dni, jeżeli podatnik złoży pisemny wniosek i odpowiednie zabezpieczenie majątkowe (art. 87 ust. 5a zdanie drugie).

Nie oznacza to jednak, że każda firma bez krajowej sprzedaży musi czekać 180 dni. Podatnicy wykonujący poza Polską czynności, które dawałyby prawo do odliczenia, gdyby były wykonywane w kraju, mogą korzystać z podstawowego terminu. Ma to znaczenie m.in. dla niektórych przedsiębiorców świadczących usługi na rzecz zagranicznych kontrahentów.

Dlaczego urząd przedłuża termin zwrotu

Termin 40, 25, 15 lub 180 dni nie zawsze oznacza, że pieniądze zostaną wypłacone dokładnie w tym czasie. Z wyjątkiem 25-dniowego zwrotu na rachunek VAT termin może zostać przedłużony, jeżeli zasadność zwrotu wymaga dodatkowego zweryfikowania. W odniesieniu do podstawowego zwrotu możliwość taka wynika z art. 87 ust. 2 zdanie drugie ustawy o VAT.

Weryfikacja może obejmować:

• rozliczenia samego podatnika;
• dokumenty źródłowe i płatności;
• rozliczenia dostawców oraz kolejnych podmiotów uczestniczących w obrocie;
• zgodność dokumentacji z rzeczywistym przebiegiem transakcji;
• prawo do zastosowania stawki 0%;
• związek zakupów z działalnością opodatkowaną.

W praktyce dodatkowe pytania częściej pojawiają się, gdy:

• kwota zwrotu istotnie wzrosła względem wcześniejszych okresów;
• podatnik niedawno rozpoczął działalność;
• zwrot wynika z dużej, jednorazowej inwestycji;
• występują rozbieżności między JPK, KSeF — w zakresie, w jakim KSeF ma zastosowanie do danych transakcji — ewidencją księgową i płatnościami;
• transakcje dotyczą nowych lub zagranicznych kontrahentów;
• zwrot opiera się na eksporcie, WDT albo transakcjach łańcuchowych;
• w rozliczeniu ujęto znaczące korekty;
• część faktur lub dokumentów transportowych nie została jeszcze ostatecznie zweryfikowana.

Samo wystąpienie o wysoką kwotę zwrotu nie oznacza nieprawidłowości. Podatnik powinien być jednak przygotowany do wyjaśnienia ekonomicznej przyczyny powstania nadwyżki.

Jak realnie przyspieszyć zwrot VAT

Nie istnieje jedno pismo, które automatycznie przyspieszy każdy zwrot. Można jednak ograniczyć ryzyko przedłużającej się weryfikacji.

Wybierz właściwy termin przed złożeniem JPK

Przed zaznaczeniem zwrotu 25-dniowego należy sprawdzić wszystkie warunki ustawowe — nie tylko fakt zapłaty większości zobowiązań. Jeżeli nie są one spełnione, właściwszy może być termin 40 dni albo zwrot na rachunek VAT.

Uzgodnij JPK z KSeF i księgami

W zakresie, w jakim dane transakcje są objęte KSeF, przed wystąpieniem o zwrot warto sprawdzić: numery i daty faktur, numery identyfikujące faktury w KSeF, dane kontrahentów, wartości netto i VAT, ujęcie faktur korygujących oraz zgodność ewidencji zakupów z księgami i płatnościami. Rozbieżność nie musi oznaczać błędu w rozliczeniu, ale podatnik powinien być przygotowany do jej wyjaśnienia.

Przygotuj dokumentację transakcji

Sama faktura może nie wystarczyć do potwierdzenia rzeczywistego przebiegu transakcji. Warto zgromadzić m.in. umowy i zamówienia, potwierdzenia wykonania usług, dokumenty WZ, CMR i dokumenty celne, protokoły odbioru, korespondencję handlową, dowody zapłaty oraz dokumenty potwierdzające związek zakupu z działalnością opodatkowaną. Dokumentację warto przygotować wcześniej, nawet jeżeli urząd jeszcze o nią nie wystąpił.

Wyjaśnij przyczynę powstania nadwyżki

Krótka i spójna informacja o tym, że zwrot wynika np. z realizacji inwestycji, sezonowości, eksportu albo zmiany modelu działalności, może ułatwić organowi zrozumienie rozliczenia. Szczególnego wyjaśnienia wymagają istotne zmiany w stosunku do wcześniejszych okresów.

Odpowiadaj szybko, ale kompleksowo

Wysłanie niepełnych dokumentów zazwyczaj prowadzi do kolejnego wezwania. Odpowiedź powinna odnosić się do każdego punktu wezwania, zawierać logicznie opisane załączniki, wskazywać powiązanie dokumentów z konkretnymi fakturami i wyjaśniać ewentualne rozbieżności. Szybkość odpowiedzi ma znaczenie, ale nie powinna odbywać się kosztem jej kompletności.

Unikaj nieprzemyślanych korekt w trakcie weryfikacji

Jeżeli korekta jest konieczna, należy ją oczywiście złożyć. Warto jednak wcześniej sprawdzić jej wpływ na kwotę i podstawę zwrotu. Kolejne korekty składane już w czasie czynności sprawdzających mogą rozszerzyć zakres weryfikacji i utrudnić sprawne zakończenie sprawy.

Monitoruj termin i treść postanowień

Przedłużenie terminu zwrotu następuje w formie postanowienia. Na postanowienie o przedłużeniu terminu zwrotu przysługuje zażalenie. Nie każde przedłużenie należy automatycznie kwestionować. Warto jednak przeanalizować, czy organ wskazał rzeczywiste przyczyny dalszej weryfikacji, jaki jest jej zakres oraz jakie czynności pozostają do wykonania. Jeżeli przeprowadzona przez organ weryfikacja wykaże zasadność zwrotu, urząd wypłaca należną kwotę wraz z odsetkami w wysokości odpowiadającej opłacie prolongacyjnej stosowanej w przypadku odroczenia płatności podatku lub rozłożenia go na raty.

Czy zabezpieczenie może przyspieszyć wypłatę

Jeżeli urząd przedłużył termin zwrotu na podstawie art. 87 ust. 2 zdanie drugie, podatnik może złożyć wniosek o jego wypłatę w pierwotnym terminie wraz z zabezpieczeniem majątkowym odpowiadającym kwocie wnioskowanego zwrotu (art. 87 ust. 2a ustawy o VAT).

Istotny jest jednak moment złożenia zabezpieczenia. Jeżeli wniosek wraz z zabezpieczeniem zostanie złożony na 13 dni przed upływem pierwotnego terminu zwrotu lub później, zwrot następuje w terminie 14 dni od dnia złożenia zabezpieczenia.

Zabezpieczenie może przyjąć m.in. formę gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej, poręczenia banku, weksla z poręczeniem wekslowym banku albo czeku potwierdzonego przez krajowy bank wystawcy czeku.

Rozwiązanie to bywa przydatne przy wysokich zwrotach, kiedy koszt gwarancji jest niższy niż koszt finansowania działalności kredytem. Nie zawsze będzie jednak ekonomicznie uzasadnione — szczególnie przy mniejszych kwotach lub krótkim przewidywanym czasie weryfikacji.

Co sprawdzić przy zamknięciu pierwszego półrocza

Półroczny przegląd rozliczeń VAT powinien obejmować co najmniej:

• ustalenie łącznej kwoty nadwyżki VAT przenoszonej od początku roku;
• sprawdzenie, czy nadwyżka ma charakter przejściowy czy strukturalny;
• oszacowanie podatku należnego, który może powstać w kolejnych miesiącach;
• sporządzenie listy trwających postępowań dotyczących zwrotów wraz z terminami;
• weryfikację możliwości zastosowania terminu 25 dni na rachunek rozliczeniowy;
• ocenę, czy zwrot na rachunek VAT będzie możliwy do efektywnego wykorzystania;
• uzgodnienie danych z JPK, KSeF — w odpowiednim zakresie — księgami oraz wyciągami bankowymi;
• przegląd dokumentacji dotyczącej eksportu, WDT i innych transakcji ze stawką 0%;
• identyfikację faktur i kontrahentów, które mogą wymagać dodatkowego wyjaśnienia;
• porównanie wartości wcześniejszego odzyskania VAT z kosztem finansowania zewnętrznego.