Zwrot odsetek za zwłokę w mechanizmie Pay&Refund – Najnowsze orzecznictwo NSA

Według najnowszego orzecznictwa odsetki za zwłokę naliczane od „zaległości podatkowej” tytułem podatku od dywidendy, który nie był podatkiem należnym powinny być spółce zwrócone, gdyż nie były to odsetki od zaległości podatkowej.

W poniższym artykule wyjaśnimy Państwu o co więc chodzi z tymi odsetkami za zwłokę, czy sam proces zwrotu odsetek jest skomplikowany, a także jak Naczelnik Lubelskiego Urzędu Skarbowego podchodzi do całej sprawy.

Wypłata dywidend, odsetek i należności licencyjnych przekraczających 2 mln zł

W pierwszej kolejności przypomnieć należy, że zgodnie z regulacjami zawartymi w ustawie o CIT, w przypadku płatności dotyczących dywidend i innych przychodów z udziałów w zyskach osób prawnych, odsetek, należności licencyjnych:

• wypłacanych na rzecz podmiotów powiązanych, niebędących polskimi rezydentami podatkowymi, od nadwyżki wypłacanej kwoty ponad 2 mln zł w roku podatkowym – płatnik podatku (polska spółka) jest obowiązana pobrać WHT według określonej w ustawie stawki 19% bądź 20%.

W przedstawionej sytuacji istotne jest również to, że płatnik ma obowiązek pobrać WHT nawet jeśli z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania dotychczas miał prawo do zastosowania niższej, preferencyjnej stawki – tutaj pojawia się właśnie „Pay” tj. I część procedury Pay&Refund.

Nierzadko spotyka się spółki, które omyłkowo przeoczą moment przekroczenia progu 2 ml zł i mimo limitu dalej pobierają podatek w niższej wysokości bądź korzystają ze zwolnienia od jego pobierana, co oczywiście jest działaniem nieprawidłowym. Po jego zidentyfikowaniu kwotę podatku należy niezwłocznie uregulować wraz z odsetkami za zwłokę.

Zastosowanie mechanizmu Pay&Refund

Na szczęście podatek zapłacony w wyższej wysokości można odzyskać właśnie z zastosowaniem mechanizmu Pay&Refund.

Po pobraniu oraz zapłaceniu podatku podatnik będący zagranicznym podmiotem uzyskującym w Polsce przychody opodatkowane podatkiem u źródła bądź płatnik, polski podmiot wypłacający należności, a także podatek z własnych środków ma prawo do złożenia wniosku o zwrot zapłaconego podatku powyżej 2 mln zł. Na tym etapie rozpoczyna się część „Refund”, która jest procesem czasochłonnym, gdyż zwrot podatku, następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 6 miesięcy od dnia wpływu wniosku o zwrot podatku.

Odsetki za zwłokę

Występując z wnioskiem o zwrot podatku, niejednokrotnie podatnicy i płatnicy dochodzili  również zwrotu odsetek za zwłokę argumentując, że wraz ze zwrotem podatku przestaje istnieć podstawa świadczenia odsetek. Tym samym kwota równa odsetkom za zwłokę powinna zostać zwrócona. W naszym uznaniu jest to w pełni zasadna teza.

Z kolei zdaniem Naczelnika Lubelskiego Urzędu Skarbowego nie ma podstaw do zwrotu uiszczonych odsetek za zwłokę, ponieważ zwrot podatku nie czyni jednocześnie nienależnymi odsetek za zwłokę od nieterminowo wpłaconego podatku, do naliczenia których zobowiązują płatnika przepisy Ordynacji podatkowej. Dodatkowo wywodzi, że w tym przypadku brak jest przepisów, które stanowiłyby podstawę do zwrotu zapłaconych odsetek za zwłokę.

Decyzje te jednak są obecnie przedmiotem skarg – co z resztą w naszej ocenie jest działaniem słusznym – co ważniejsze z dużym prawdopodobieństwem na uzyskaniem pomyślnego dla skarżących wyniku zakończenia sprawy tj. zwrotu odsetek za zwłokę.

Aktualne orzecznictwo

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie orzekł, że „nie do przyjęcia pozostaje teza, którą próbuje forsować organ, […]Gdyby przyjąć to rozumowanie za trafne, doszłoby do zaburzenia równowagi w relacjach pomiędzy stronami stosunku podatkowoprawnego, ale też zasad konstytucyjnych, na które zwraca uwagę skarżąca, w tym zasady równości wobec prawa, powszechności i równości opodatkowania”.

Dalej wskazano, że od początku zapłacona przez płatnika kwota tytułem podatku nie była podatkiem należnym (bo istniały podstawy do zastosowania zwolnienia), to nie mogła być ona także uznana za zaległość podatkową. W konsekwencji, skoro odsetki za zwłokę naliczane są – w oparciu o art. 53 § 1 i 4 Ordynacji podatkowej tylko od zaległości podatkowej, to odsetki od kwoty zapłaconej przez płatnika powinny być spółce zwrócone, gdyż nie były to odsetki od zaległości podatkowej (zob. wyrok NSA z dnia 31 stycznia 2023 r., sygn. akt I FSK 2006/19). Podstawą do tego zwrotu są przepisy Ordynacji podatkowej dotyczące zwrotu nadpłaty (art. 72 § 2 pkt 1 Ordynacji podatkowej), które bezzasadnie zostały przez organ pominięte w rozstrzygnięciu o wniosku strony.

Wyrok WSA w Lublinie z dnia 30 października 2024 r. sygn. akt I SA/ Lu 284/24

Warto zaznaczyć, że Naczelny Sąd Administracyjny wyrokiem z dnia 30 maja 2025 r. sygn. akt II FSK 202/25 oddalił skargę kasacyjną organu, podzielił stanowisko zaprezentowane przez WSA w Lublinie, tym samym powyższy wyrok stał się prawomocny.

W tożsamych sprawach dotychczas zapadły również następujące wyroki:

• WSA w Lublinie z dnia 8 stycznia 2025 r., sygn. akt I SA/Lu 586/24;
• WSA w Lublinie z dnia 12 lutego 2025 r., sygn. akt I SA/Lu 661/24;
• WSA w Lublinie z dnia 23 lutego 2025 r., sygn. akt ISA/Lu 661/24.

Alternatywy dla Pay&Refund

1. Opinia o stosowaniu preferencji jest dokumentem potwierdzającym prawo do stosowania preferencyjnych zasad w podatku u źródła pozwalająca na brak konieczności stosowania „Pay&Refund”. Warto zauważyć, że sam proces ubiegania się o nią jest tak samo czasochłonny jak w mechanizmie „Pay&Refund” – jednak ważna jest przez okres 36 miesięcy od daty jej wydania.

Zatem porównując do opisanego w tym artykule mechanizmu – opinia jest bardziej korzystniejszym rozwiązaniem. Negatywnym aspektem jest fakt, że spółka musi odpowiednio wcześniej zaplanować działania związane z wypłatą należności, aby opinia została wydana przed jakąkolwiek wypłatą, niemniej w kolejnych latach wypłata należności jest odpowiednio zabezpieczona.

2. WH – OSC to oświadczenie, że (1) płatnik dokonujący wypłaty należności na rzecz podmiotu powiązanego posiada wymagane dokumenty dla zastosowania preferencyjnej stawki podatku, zwolnienia lub jego niepobrania oraz że (2) po przeprowadzeniu weryfikacji dot. pkt (1) nie posiada wiedzy, że istnieją okoliczności wykluczające zastosowanie ww. sposobu działania.

Ponadto warto przypomnieć, że od 1 stycznia 2022 r. złożenie oświadczenia WH – OSC  w innej formie niż wymagana tj. na udostępnionym formularzu nie było skuteczne. Jednocześnie doszło do abstrakcji polegającej na nakazaniu stosowania formularza wraz z początkiem roku, gdzie jego aktualny wzór został udostępniony dopiero w połowie lutego 2022 r.

W praktyce oznaczało to, że dla należności  wypłacanych przez spółki w styczniu 2022 r. termin na złożenie formularza WH – OSC upływał przed jego udostępnieniem uniemożliwiając wykonanie zobowiązania.

Jak możemy pomóc?

Niestety wciąż pomimo zapadających wyroków, decyzje Lubelskiego Naczelnika Urzędu Skarbowego nie uległy zmianie – konieczne jest dochodzenie swoich praw na drodze sądowej – jednak z uwagi na co raz częściej pojawiające się wyroki (w tym najnowszy wyrok NSA) – mamy nadzieję, że stanowisko to ulegnie zmianie i samo uzyskanie zwrotu odsetek za zwłokę będzie prostsze dla wnioskodawców.

Zobacz więcej: Podatek u źródła (WHT) – doradztwo w zakresie podatku

Niemniej – uważamy – że należy wnioskować o zwrot, gdyż jest on w pełni zasadny i możliwy do uzyskania!

Nasz zespół ekspertów zapewni Państwu kompleksowe wsparcie w zakresie:

• audytu w podatku u źródła;
• zgromadzenia odpowiedniej dokumentacji koniecznej w przypadku wystąpienia z wnioskiem do Naczelnika Lubelskiego Urzędu Skarbowego;
• wsparcia przy przygotowaniu wniosku o zwrot zapłaconego podatku w mechanizmie Pay&Refund, ale również pomożemy w odzyskaniu odsetek za zwłokę;
• reprezentowania Państwa na drodze sądowoadministracyjnej;
• wskazania alternatywnych rozwiązań bez konieczności stosowania mechanizmu Pay&Refund.

Masz pytania? Porozmawiajmy!