W ramach naszego cyklu na tle podatku u źródła chcielibyśmy przedstawić Państwu kolejne zagadnienie odnoszące się do dobrze wszystkim znanych certyfikatów rezydencji. Ostatnio pojawiła się ciekawa interpretacja dot. zbiorczego certyfikatu rezydencji, z którym w praktyce nieczęsto mamy do czynienia. W związku z powyższym w niniejszym artykule chętnie przybliżymy Państwu to zagadnienie.
Co to jest certyfikat rezydencji
Certyfikat rezydencji jest dokumentem urzędowym wydawanym przez właściwy organ podatkowy obcego państwa mający na celu potwierdzić, w jakim państwie dany podmiot posiada miejsce zamieszkania (osoby fizyczne) czy też siedzibę spółki. Jest to podatkowo ważny aspekt, który determinować będzie dalsze obowiązki w zakresie opodatkowania nie tylko uzyskiwanych przychodów, ale także obowiązki płatnika na tle dobrze nam znanemu podatkowi u źródła.
O czym należy pamiętać przy pozyskiwaniu certyfikatu rezydencji
Prawidłowo sporządzony certyfikat rezydencji podatkowej powinien składać się z danych podmiotu: adres siedziby lub zamieszkania, imię, nazwisko, nazwa; daty wydania dokumentu; informacji o okresie obowiązywania certyfikatu (nie jest to warunek konieczny); zaświadczenia o miejscu siedziby (lub adresie zamieszkania) dla celów podatkowych (na terenie danego państwa); danych organu wydającego.
Dla celów podatkowych kluczowe znaczenie ma w szczególności data wydania certyfikatu rezydencji lub okres jego ważności. Dochód powinien zostać osiągnięty w czasie, który pokrywa się z okresem obowiązywania certyfikatu – tylko wtedy możliwe jest uznanie rezydencji podatkowej na moment uzyskania tego dochodu.
Istotne jest, że w przypadku zmiany siedziby przez podatnika w ciągu dwunastu miesięcy od daty wydania certyfikatu rezydencji, brak niezwłocznego przedstawienia nowego certyfikatu dla celów podatkowych skutkuje tym, że to podatnik ponosi pełną odpowiedzialność za ewentualne niepobranie podatku przez płatnika lub pobranie go w zaniżonej wysokości.
Znaczenie certyfikatów rezydencji na tle nowych objaśnień podatkowych dotyczących BO
Nowe objaśnienia podatkowe, o których pisaliśmy już w naszym wcześniejszym artykule – Nowe objaśnienia Ministerstwa Finansów w sprawie podatku u źródła (wht) – co się zmienia – zmieniły podejście do weryfikacji beneficial owner (BO) wskazując, że w przypadku usług niematerialnych (np. usługi reklamowe czy doradcze) po stronie płatnika nie występuje obowiązek weryfikacji warunku rzeczywistego właściciela.
Wniosek? W takim przypadku wystarczający jest certyfikat rezydencji podatkowej. Dlatego też jego pozyskanie w odpowiedniej formie nabiera na znaczeniu.
Czym są zbiorcze certyfikaty rezydencji
W tym zakresie zapewne nie będzie niczym nowym, że zbiorczy certyfikat rezydencji ma analogiczne zadanie jak zwykły, niemniej dotyczy większej ilości podmiotów mających miejsce zamieszkania/ siedzibę spółki na tym samym obszarze danego państwa.
W praktyce zbiorczy certyfikat rezydencji podatkowej będzie najczęściej występował przy płatnościach dokonywanych na rzecz spółek osobowych. Na gruncie polskich przepisów podatkowych spółka osobowa nie ma podmiotowości prawnej odrębnej od wspólników (wyjątek stanowi spółka komandytowa) i nie jest podmiotem obowiązku podatkowego w zakresie podatku dochodowego – podmiotami takimi są natomiast wspólnicy tej spółki.
Stanowisko KIS
W najnowszej int. ind. z dnia 20 maja 2025 r. sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.282.2025.1.NM Dyrektor KIS wskazał, że „jeżeli zgodnie z przepisami wewnętrznymi danego państwa, właściwy organ podatkowy może wydać certyfikat rezydencji podatkowej, który dotyczy więcej niż jednego podatnika, a z jego treści wynika, że wszystkie wymienione w nim podmioty mają miejsce zamieszkania lub siedzibę dla celów podatkowych w tym kraju, to polski organ podatkowy powinien zaakceptować taki dokument jako certyfikat rezydencji.”
Co to w praktyce oznacza posługiwanie się zbiorczym certyfikatem rezydencji? Niewątpliwie stanowi to pozytywny aspekt w kierunku bardziej przychylnego traktowania podatników (spółek zagranicznych).
Niewątpliwie należy mieć na uwadze, że polski podmiot, wypłacając odsetki, należności licencyjne lub też wynagrodzenie z tytułu usług niematerialnych na rzecz zagranicznej spółki osobowej, nie będzie w stanie uzyskać certyfikatu rezydencji podatkowej takiej spółki i w konsekwencji dla zastosowania obniżonej stawki polskiego podatku dochodowego lub zwolnienia od takiego podatku pobieranego u źródła w Polsce – konieczne będzie uzyskanie certyfikatów rezydencji dla poszczególnych wspólników zagranicznej spółki osobowej. W wielu przypadkach liczba takich wspólników może być znacząca i dlatego też z praktycznego punktu widzenia władzom podatkowym może być wygodniej wydać jeden zbiorczy dokument, oczywiście w stosunku do wspólników będących rezydentami podatkowymi w danym państwie.
Jak możemy pomóc?
Z naszego wieloletniego doświadczenia wynika, że podatek u źródła wciąż sprawia Klientom trudności, zwłaszcza w identyfikacji konieczności jego pobrania czy też pobrania w odpowiedniej wysokości. Konikiem na tym tle są wszelkiego rodzaju należności wypłacane w zakresie licencji dot. przechowywania danych w chmurze czy też zapłata odsetek, wypłata dywidend. Z kolei, w przypadku tej ostatniej często dochodzi do omyłkowych wypłat po przekroczeniu progu 2 mln zł na rzecz podmiotów powiązanych, od których nie jest pobierany podatek.
Nasz zespół ekspertów zapewni wsparcie w zakresie:
- audytu w podatku u źródła;
- identyfikacji możliwości zastosowania zwolnienia bądź też możliwości zastosowania preferencyjnej stawki podatku;
- przedstawienia Państwu przystępnych rozwiązań związanych ze zwolnieniem z obowiązku poboru podatku u źródła,
- wystąpienia z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej, która jednoznacznie zabezpieczy Państwa w zakresie poboru WHT.
