Zmiany w KSeF – Ministerstwo Finansów przedstawia szczegóły na lata 2026–2027

W ubiegły piątek na stronie RCL pojawił się nowy projekt nowelizacji ustawy o VAT związany z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), który ustanawia szczegółowe zasady, na jakich przedsiębiorcy będą korzystać z nowego systemu fakturowania.  

Projekt jest obecnie na etapie konsultacji, a przedsiębiorcy mogą zgłaszać swoje uwagi do 25 kwietnia 2025 roku. Przygotowaliśmy przegląd najważniejszych założeń projektu i podpowiadamy, jak można się do nich przygotować. 

Główne zmiany w projekcie KSeF

W nowym projekcie zawarto wiele rozwiązań, które podatnicy postulowali na etapie konsultacji społecznych. Oto najważniejsze z nich: 

Wyższy limit zwolnienia podmiotowego z VAT:  

Od 1 stycznia 2026 roku limit zwolnienia podmiotowego z VAT zostanie podniesiony z 200 tysięcy złotych do 240 tysięcy złotych, co stanowi bardzo długo wyczekiwaną przez podatników zmianę. 

 Wydłużenie większości okresów przejściowych w KSeF do końca 2026 r.: 

• Możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących została przedłużona do 31 grudnia 2026 roku. 
• Obowiązek podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (w tym w mechanizmie podzielonej płatności) został odroczony do 31 grudnia 2026 roku. 
• Stosowanie specjalnych zasad przez mikro-przedsiębiorców „wykluczonych cyfrowo” do 31 grudnia 2026 r., dzięki którym będą oni mogli wciąż wystawiać przez ten czas faktury w postaci papierowej lub elektronicznej. 

Tryb Offline24 na stałe: 

Projekt przewiduje stałą, dobrowolną możliwość wystawiania faktur w trybie offline z kodem QR, pod warunkiem ich przesłania do KSeF następnego dnia roboczego. Jest to istotne ułatwienie w przypadku awarii systemu lub trudności technicznych po stronie podatnika. 

Rok bazowy dla progu 200 milionów złotych:  

Do weryfikacji progu 200 milionów złotych, powyżej którego duże przedsiębiorstwa będą zobowiązane do korzystania z KSeF od 1 lutego 2026 roku, brana będzie pod uwagę sprzedaż z roku 2024, a nie z roku 2025. Kwota ta obejmuje podatek VAT, co oznacza, że stosując hipotetycznie podstawową stawkę VAT 23%, próg ten wyniesie 162 601 626,02 PLN netto. Przedsiębiorcy mogą więc już teraz wstępnie oszacować, czy będą objęci wcześniejszym obowiązkiem. 

Odroczenie sankcji:  

Kary pieniężne za naruszenia obowiązków związanych z KSeF będą obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 roku. To dodatkowe zabezpieczenie dla przedsiębiorców, które daje im więcej czasu na dostosowanie się do nowych zasad bez obawy o natychmiastowe konsekwencje. 

Aplikacja mobilna KSeF:  

Podatnicy zyskają możliwość zarządzania fakturami za pośrednictwem bezpłatnej aplikacji. Pozwoli ona użytkownikom wystawiać, przeglądać i bezpiecznie udostępniać faktury za pośrednictwem kanałów komunikacji elektronicznej. To rozwiązanie ma zwiększyć wygodę i dostępność systemu. 

Faktura wraz z załącznikiem  

Podatnicy będą mieli możliwość przesyłania faktury do KSeF wraz z załącznikami. Niezbędne w tym celu będzie dokonanie odpowiedniego zgłoszenia.  

Faktury VAT RR 

Faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych, nie będą objęte obowiązkiem wystawiania za pośrednictwem KSeF. 

Harmonogram wdrożenia

Obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany następującymi etapami: 

• Od 1 lutego 2026 roku system stanie się obowiązkowy dla dużych podatników, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła próg 200 milionów złotych (z VAT). 
• Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek obejmie pozostałych podatników, zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”. Ci będą mieli obowiązek stosowania KSeF od 1 stycznia 2027 r. 

W czerwcu 2025 r. planowana jest przez Ministerstwo Finansów publikacja struktury logicznej FA (3) oraz specyfikacji oprogramowania interfejsowego (API) tzw. KSeF 2.0. MF zapowiada również udostępnienie od 1 listopada 2025 r. funkcjonalności obligatoryjnego KSeF na środowisku testowym co ma umożliwić podatnikom zapoznanie się z rozwiązaniem, zgłoszenie potencjalnych problemów oraz usunięcie zidentyfikowanych błędów przed wejściem w życie regulacji. 

Korzyści i wyzwania

Wprowadzenie KSeF ma w założeniu przyspieszyć digitalizację procesów fakturowania, skrócić terminy zwrotów VAT i zautomatyzować obieg dokumentów. Zmiany są jednak również istotnym wyzwaniem dla przedsiębiorców. Powinni oni sprawnie przygotować się do KSeF m.in. poprzez modernizację systemów IT, szkolenie personelu oraz dostosowanie procesów wewnętrznych.  

Należy przy tym wyraźnie podkreślić, że choć omówione zmiany w KSeF odbijają się głośnym echem wśród podatników, to jednak przepisy w dalszym ciągu są na etapie projektowania. Warto więc mieć na uwadze fakt, że do czasu ich uchwalenia mogą jeszcze ulec zmianom.  

Zapraszamy więc do obserwacji naszego bloga oraz newslettera. 

Jak się przygotować?

Aby uniknąć chaosu we wdrażaniu KSeF zalecamy prowadzenie stopniowych przygotowań. Oto kilka najważniejszych kroków, które możesz podjąć: 

• Przeanalizuj swoją sprzedaż z 2024 roku, aby sprawdzić, czy Twoja firma zostanie objęta wcześniejszym obowiązkiem (od lutego 2026 roku). 
• Sprawdź zgodność obecnego oprogramowania z wymaganiami KSeF i przetestuj aplikację mobilną. 
• Przygotuj personel do szkoleń z zakresu nadchodzących regulacji.  
• Skonsultuj się z ekspertami, aby oszacować wpływ zmian na Twoją firmę.  

Nasz zespół oferuje kompleksowe wsparcie i doradztwo w zakresie wdrożenia KSeF.  Nasze usługi obejmują: doradztwo, szkolenia oraz bieżącą opiekę przedsiębiorstwa.  

Zapraszamy do kontaktu! 

TAGI: KSeF, e-faktury, Krajowy System e-Faktur, zmiany w przepisach, faktury elektroniczne, digitalizacja fakturowania, podatki 2026, VAT 2026, tryb offline24, aplikacja mobilna KSeF, faktury VAT RR, zwolnienie podmiotowe VAT, harmonogram KSeF, przygotowanie do KSeF, Ministerstwo Finansów