Zgłoszenie mobbingu w pracy – co powinien zrobić pracodawca krok po kroku?

Pracownik informuje HR, że od kilku miesięcy jest nękany przez przełożonego. Nie składa formalnej skargi, nie wskazuje wszystkich dat ani świadków. Czy pracodawca może zaczekać, aż otrzyma prawidłowo przygotowane zgłoszenie?

Takiej informacji nie powinno się ignorować wyłącznie dlatego, że nie została złożona na firmowym formularzu. Od 5 listopada 2026 r. obowiązek pracodawcy będzie wprost obejmował nie tylko prewencję, ale także wykrywanie mobbingu, właściwe reagowanie, działania naprawcze i wsparcie osób dotkniętych mobbingiem.

Sposób reakcji zależy od treści zgłoszenia, sytuacji w firmie i obowiązującej procedury. Pierwsze decyzje mogą jednak przesądzić o tym, czy sprawę uda się rzetelnie wyjaśnić, czy konflikt będzie dalej eskalował i czy później będzie można odtworzyć działania podjęte przez pracodawcę.

Stan prawny: 16 września 2026 r. Nowe przepisy wchodzą w życie 5 listopada 2026 r.

Co powinien zrobić pracodawca po otrzymaniu zgłoszenia mobbingu?

Pracodawca powinien przede wszystkim zabezpieczyć informację o zgłoszeniu, ustalić właściwy i bezstronny tryb jego wyjaśnienia oraz ocenić, czy jeszcze przed zakończeniem postępowania potrzebne są działania ograniczające ryzyko dalszych nieprawidłowości.

Nie oznacza to automatycznego uznania, że mobbing rzeczywiście wystąpił. Zgłoszenie uruchamia proces ustalania faktów, a nie przesądza o odpowiedzialności osoby, której dotyczą zarzuty.

Od 5 listopada 2026 r. Kodeks pracy będzie wymagał od pracodawcy systematycznego przeciwdziałania mobbingowi w szczególności przez jego wykrywanie oraz właściwe reagowanie.

W praktyce proces można uporządkować w siedmiu krokach.

1. Nie czekaj na „idealną” skargę o mobbing

Informacja o możliwych nieprawidłowościach może dotrzeć do pracodawcy w różny sposób – przez HR, przełożonego, compliance, członka zarządu albo podczas zwykłej rozmowy z pracownikiem.

Nie każda taka informacja musi automatycznie oznaczać wszczęcie identycznego, formalnego postępowania. Znaczenie ma jej treść, wiarygodność i przyjęte w firmie zasady.

Ryzykowne jest jednak założenie, że dopóki pracownik nie użyje słowa „mobbing”, nie złoży pisma albo nie wypełni konkretnego formularza, firma nie musi reagować.

Nowy art. 94³ § 1 Kodeksu pracy nie sprowadza obowiązku pracodawcy do obsługi formalnych skarg. Mówi również o wykrywaniu mobbingu i właściwym reagowaniu.

2. Ustal, kto powinien zająć się zgłoszeniem

Osoba prowadząca sprawę powinna być bezstronna i mieć możliwość rzetelnego wyjaśnienia okoliczności zgłoszenia.

Problem pojawia się szczególnie wtedy, gdy zarzuty dotyczą:

bezpośredniego przełożonego osoby zgłaszającej,
dyrektora odpowiedzialnego za HR,
członka zarządu,
osoby, która zgodnie z procedurą standardowo przyjmuje zgłoszenia,
albo członka zespołu, który miałby później badać sprawę.

Dlatego procedura powinna przewidywać alternatywną ścieżkę na wypadek konfliktu interesów.

W bardziej złożonych albo szczególnie wrażliwych sprawach warto rozważyć powierzenie całości lub części postępowania osobom spoza organizacji. Nie jest to ustawowy wymóg, ale może ograniczyć ryzyko braku bezstronności i ułatwić prowadzenie sprawy dotyczącej najwyższej kadry zarządzającej.

Czytaj także: Procedura antymobbingowa 2026 – co powinna zawierać i jak ją wdrożyć?

3. Czy po zgłoszeniu trzeba powołać komisję antymobbingową?

Nie ma ogólnego obowiązku powoływania komisji antymobbingowej po każdym zgłoszeniu. Pracodawca musi jednak zapewnić taki sposób wyjaśnienia sprawy, który pozwoli na rzetelne ustalenie okoliczności i właściwą reakcję.

Komisja antymobbingowa może być jednym z rozwiązań. W zależności od organizacji postępowanie może prowadzić również zespół powołany do konkretnej sprawy albo inne osoby wskazane zgodnie z wewnętrznymi regulacjami.

Jeżeli firma korzysta z komisji, warto wcześniej uregulować m.in. jej skład, zasady wyłączenia członka w przypadku konfliktu interesów, sposób dokumentowania czynności oraz to, kto na podstawie jej ustaleń podejmuje ostateczne decyzje.

Samo powołanie kilku osób i nazwanie ich „komisją antymobbingową” nie rozwiązuje problemu, jeśli jej członkowie nie wiedzą, jak prowadzić rozmowy, analizować sprzeczne relacje czy dokumentować ustalenia.

4. Oceń, czy potrzebne są działania zabezpieczające

Nie zawsze można czekać z jakąkolwiek reakcją do zakończenia całego postępowania. Jeżeli opisane zachowania nadal trwają, trzeba ocenić ryzyko ich kontynuacji, eskalacji albo wpływania na osoby uczestniczące w sprawie.

Nie oznacza to automatycznej izolacji osoby wskazanej w zgłoszeniu ani odsuwania jej od obowiązków. Zgłoszenie nie przesądza przecież, że zarzuty się potwierdzą.

W zależności od sytuacji można jednak przeanalizować proporcjonalne i zgodne z prawem rozwiązania organizacyjne, które pozwolą ograniczyć ryzyko dalszych nieprawidłowości do czasu wyjaśnienia sprawy.

Ważne jest również, aby środki podejmowane przez firmę nie prowadziły w praktyce do pogorszenia sytuacji osoby, która zgłosiła problem tylko dlatego, że skorzystała z przysługujących jej praw. Kodeks pracy chroni pracowników przed niekorzystnym traktowaniem w związku ze skorzystaniem z uprawnień wynikających z prawa pracy.

5. Jak przeprowadzić rozmowę z osobą zgłaszającą mobbing?

Pierwsza rozmowa powinna służyć ustaleniu faktów, a nie ocenianiu, czy pracownik „ma rację”.

Warto ustalić przede wszystkim:

• jakie konkretne zachowania miały miejsce,
• kiedy się rozpoczęły i czy nadal trwają,
• jak często dochodziło do opisanych sytuacji,
• kto był ich świadkiem,
• czy istnieją e-maile, wiadomości, dokumenty albo inne materiały związane ze sprawą,
• jakie skutki pracownik wiąże z opisywaną sytuacją.

Nowa definicja mobbingu, która zacznie obowiązywać 5 listopada, opiera się na uporczywym nękaniu pracownika, przy czym uporczywość oznacza nękanie powtarzalne, nawracające lub stałe. Ustawa wymienia też przykładowe przejawy mobbingu, takie jak upokarzanie, zastraszanie, nieuzasadniona krytyka, utrudnianie wykonywania zadań czy izolowanie z zespołu.

Dlatego pytania powinny zmierzać przede wszystkim do ustalenia zdarzeń, ich częstotliwości i kontekstu, a nie do uzyskania od pracownika prawnej kwalifikacji sytuacji.

6. Kiedy poinformować osobę, której dotyczy zgłoszenie?

Rzetelne wyjaśnienie sprawy wymaga poznania również stanowiska osoby, której postawiono zarzuty. Sam moment i zakres przekazania informacji trzeba jednak dostosować do konkretnej sprawy.

Zbyt wczesne i nieprzemyślane przekazanie wszystkich informacji może w niektórych przypadkach zwiększyć napięcie w zespole lub utrudnić zabezpieczenie materiału potrzebnego do wyjaśnienia sytuacji.

Z drugiej strony nie można prowadzić postępowania wyłącznie na podstawie twierdzeń jednej strony, a następnie podejmować wobec drugiej osoby decyzji bez umożliwienia jej przedstawienia własnego stanowiska.

Dlatego procedura powinna określać nie tylko, kto prowadzi rozmowy, ale również w jaki sposób chroniona jest bezstronność postępowania i prawa wszystkich uczestników.

7. Zabezpiecz dokumenty i dokumentuj własne działania

Pracodawca powinien móc później odtworzyć, jaką informację otrzymał, kto się nią zajmował, jakie czynności podjęto i na jakiej podstawie zapadły dalsze decyzje.

W zależności od sprawy znaczenie mogą mieć m.in. korespondencja e-mailowa, komunikatory służbowe, dokumentacja związana z zadaniami i oceną pracy, informacje od świadków czy notatki z przeprowadzonych rozmów.

Nie każdy możliwy materiał powinien być automatycznie gromadzony. Należy uwzględnić zasady ochrony danych, prywatności oraz dostępności konkretnych informacji dla pracodawcy.

Istotne jest także dokumentowanie samego postępowania: dat rozmów, osób uczestniczących, zakresu ustaleń oraz decyzji podejmowanych po zakończeniu sprawy.

Czy anonimowe zgłoszenie mobbingu trzeba rozpatrywać?

Przepisy nie nakładają na każdego pracodawcę obowiązku utworzenia anonimowego kanału zgłaszania mobbingu. Firma może jednak dopuścić takie zgłoszenia w swoich regulacjach i określić sposób ich weryfikacji.

Anonimowe zgłoszenie ma oczywiste ograniczenia: nie zawsze można dopytać o szczegóły, zweryfikować część informacji czy poinformować zgłaszającego o dalszym przebiegu sprawy.

Nie oznacza to jednak, że konkretna informacja o możliwych nieprawidłowościach zawsze powinna być ignorowana tylko dlatego, że autor nie ujawnił swojej tożsamości.

Z perspektywy obowiązku wykrywania mobbingu i właściwego reagowania pracodawca powinien przynajmniej ocenić, czy informacje zawarte w anonimowym zgłoszeniu dają podstawę do dalszego sprawdzenia sytuacji. Jest to praktyczny wniosek z nowego modelu obowiązków pracodawcy, a nie ustawowy obowiązek rozpatrywania każdego anonimu według identycznej procedury.

Czy zgłoszenie mobbingu oznacza, że mobbing rzeczywiście wystąpił?

Nie. Zgłoszenie jest informacją wymagającą odpowiedniej reakcji i wyjaśnienia, ale nie przesądza o wystąpieniu mobbingu ani odpowiedzialności konkretnej osoby.

Od 5 listopada 2026 r. mobbing będzie oznaczał zachowania polegające na uporczywym nękaniu pracownika. Zachowania incydentalne nie będą mobbingiem, nawet jeśli naruszają dobra osobiste pracownika.

Ustawa wskazuje również wprost, że mobbingiem nie są uzasadnione i wyrażone we właściwej formie zachowania wobec pracownika, w szczególności rozliczanie go z powierzonej pracy lub jej krytyka.

Każdy przypadek wymaga jednak indywidualnej oceny z uwzględnieniem konkretnych zachowań i sytuacji pracownika. Taką zasadę nowy art. 94³ § 10 wprowadza wprost.

Co zrobić, jeśli postępowanie nie potwierdzi mobbingu?

Brak podstaw do uznania zachowania za mobbing nie zawsze oznacza, że firma może zamknąć sprawę bez dalszych działań.

Postępowanie może ujawnić np. konflikt w zespole, niewłaściwą komunikację, naruszenie godności pracownika, dyskryminację, problemy związane ze sposobem zarządzania albo niejasny podział odpowiedzialności.

Od 5 listopada Kodeks pracy rozszerza obowiązki pracodawcy także w obszarze przeciwdziałania naruszeniom godności i innych dóbr osobistych oraz nierównemu traktowaniu.

Dlatego końcowe pytanie nie powinno brzmieć wyłącznie:

„Czy to był mobbing?”

Warto również ustalić:

„Czy postępowanie ujawniło inne zachowania albo problemy organizacyjne wymagające reakcji?”

Co powinien zrobić pracodawca, gdy zarzuty mobbingu się potwierdzą?

Reakcja nie powinna ograniczać się do samego zakończenia postępowania i wskazania, że doszło do mobbingu.

Nowe przepisy wprost obejmują również działania naprawcze oraz wsparcie osób dotkniętych mobbingiem.

W zależności od ustaleń konieczne może być rozważenie działań wobec sprawcy, zmian organizacyjnych, rozwiązania problemów ujawnionych w toku postępowania oraz odpowiedniego wsparcia pracownika.

Warto również sprawdzić, dlaczego wcześniejsze mechanizmy nie zadziałały. Jeżeli nieprawidłowe zachowania trwały przez wiele miesięcy, problem może dotyczyć nie tylko konkretnej osoby, ale również sposobu zarządzania, działania kanałów zgłoszeń lub reakcji kadry kierowniczej.

Nowe przepisy przewidują też, że pracodawca, który wypłaci pracownikowi zadośćuczynienie lub odszkodowanie za mobbing, będzie mógł dochodzić od sprawcy wyrównania szkody w zakresie odpowiadającym stopniowi winy sprawcy i pracodawcy.

Jakich błędów unikać po zgłoszeniu mobbingu?

Największe ryzyko często powstaje nie w momencie samego zgłoszenia, lecz w sposobie, w jaki firma na nie reaguje.

Do szczególnie problematycznych sytuacji należą:

• zignorowanie informacji, bo pracownik nie złożył formalnej skargi,
• przekazanie sprawy osobie pozostającej w konflikcie interesów,
• uznanie z góry, że zgłoszenie jest prawdziwe albo bezpodstawne,
• automatyczne konfrontowanie stron bez wcześniejszego przygotowania,
• obiecywanie „pełnej poufności”, której ze względu na konieczność wyjaśnienia sprawy nie da się
• realnie zagwarantować,
• brak dokumentowania kolejnych działań,
• pozostawienie zgłoszenia bez informacji o dalszym trybie,
• zakończenie sprawy na stwierdzeniu „to nie mobbing”, mimo ujawnienia innych nieprawidłowości.

Dobrze zaprojektowana procedura powinna ograniczać ryzyko podejmowania takich decyzji ad hoc.