Coraz więcej firm produkcyjnych w Polsce decyduje się na zatrudnianie cudzoziemców. Braki kadrowe, rosnące zapotrzebowanie na wykwalifikowanych i niewykwalifikowanych pracowników oraz konkurencyjne wynagrodzenia sprawiają, że przedsiębiorcy chętnie zatrudniają pracowników spoza Polski.
Jednak zatrudnienie cudzoziemców to nie tylko szansa, ale i ryzyko. Błędy w procesie legalizacji pracy mogą skutkować wysokimi karami, problemami z organami kontrolnymi, a nawet unieważnieniem umów o pracę. W niniejszym artykule przedstawimy najczęstsze błędy popełniane przez pracodawców oraz sposoby na ich uniknięcie.
Niedostateczna weryfikacja dokumentów pobytowych
Jednym z najczęstszych błędów pracodawców jest brak dokładnej analizy dokumentów legalizujących pobyt cudzoziemca. Wiele osób mylnie zakłada, że posiadanie karty pobytu z adnotacją „dostęp do rynku pracy” automatycznie oznacza, że obcokrajowiec może podjąć zatrudnienie na dowolnych warunkach.
Na co zwrócić uwagę?
- Sama karta pobytu nie jest dokumentem uprawniającym do pracy.
- Pracodawca powinien zażądać decyzji administracyjnej, na podstawie której karta została wydana, aby upewnić się, że pracownik może legalnie wykonywać swoje obowiązki.
- Należy sprawdzić, czy pracownik nie jest objęty ograniczeniami dotyczącymi konkretnej branży lub rodzaju pracy lub, że może wykonywać pracę na rzecz tylko wskazanego w decyzji pracodawcy.
Przykład z praktyki:
Firma produkcyjna zatrudniła cudzoziemca posiadającego ważną kartę pobytu. Dopiero podczas kontroli okazało się, że karta została wydana w związku z podjęciem nauki na studiach zaocznych, co oznacza, że cudzoziemiec nie miał prawa do pracy bez dodatkowego zalegalizowania. Pracodawca został ukarany grzywną.
Przykład z praktyki:
Podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) okazało się, że karta pobytu pana Dmytra została wydana na podstawie wcześniejszego zatrudnienia w innej firmie. Jego nowy pracodawca powinien był wystąpić o nowe zezwolenie na pracę, ale tego nie zrobił. W efekcie jego zatrudnienie było nielegalne.
Jak uniknąć tej pułapki?
Przed podpisaniem umowy należy przeprowadzić audyt dokumentów pobytowych cudzoziemca, najlepiej przy wsparciu specjalisty ds. legalizacji pracy lub prawnika.
Zatrudnienie na innych warunkach, niż wskazane w zezwoleniu na pracę
Pracodawcy często uzyskują zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcom, a następnie – w wyniku zmian organizacyjnych lub potrzeby elastycznego zarządzania zasobami – zmieniają warunki pracy.
Na co zwrócić uwagę?
Takie działanie stanowi naruszenie przepisów – pracownik nie może wykonywać pracy na innych warunkach, niż wskazane w dokumencie legalizującym zatrudnienie. Skutkiem takich działań może być kara grzywny dla pracodawcy.
Przykład z praktyki:
Firma uzyskała dla pana Andreia z Mołdawii zezwolenie na pracę na stanowisku operatora maszyn. Po kilku tygodniach kierownik uznał, że lepiej sprawdzi się on jako magazynier i przeniósł go do innego działu bez zmiany dokumentów. Podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) okazało się, że praca pana Andreia nie odpowiada zapisom w jego zezwoleniu na pracę.
Jak uniknąć pułapki?
Jeśli warunki zatrudnienia mają ulec zmianie, należy wystąpić o nowe zezwolenie lub dokonać odpowiedniej aktualizacji. Wyjątek stanowi zmiana nazwy stanowiska – o ile zakres obowiązków pozostaje ten sam.
Brak obowiązkowych powiadomień do urzędów
3.1. Niepowiadomienie PUP o podjęciu lub niepodjęciu pracy
Pracodawcy, którzy zatrudniają cudzoziemców na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy, muszą w terminie 7 dni poinformować Powiatowy Urząd Pracy (PUP) o tym, czy cudzoziemiec rzeczywiście rozpoczął pracę.
Konsekwencje niedopełnienia obowiązku:
- Kara grzywny dla pracodawcy.
- Dwukrotne skazanie karą grzywny wiąże się z sankcją niemożności zatrudniania cudzoziemców.
3.2. Brak powiadomienia o powierzeniu/niepowierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy
Obywatele Ukrainy mogą pracować w Polsce na podstawie powiadomienia o powierzeniu pracy. Pracodawca ma 7 dni na złożenie stosownego powiadomienia do PUP za pośrednictwem platformy praca.gov.pl. Pracodawca powinien poinformować PUP nie tylko o podjęciu, ale też o niepodjęciu pracy.
Przykład z praktyki:
Przedsiębiorstwo produkcyjne zatrudniło obywatela Ukrainy, ale nie dopełniło obowiązku powiadomienia urzędu pracy. W wyniku kontroli okazało się, że zatrudnienie było nielegalne, co skutkowało koniecznością zapłaty kary grzywny.
Jak uniknąć pułapki?
Warto sprawdzić, czy dla danej grupy cudzoziemców wymagane jest powiadomienie urzędu pracy. Dopilnować terminowego złożenia dokumentów.
Nielegalne skracanie czasu pracy i wypłata wynagrodzenia „pod stołem”
Niektórzy pracodawcy próbują obniżyć koszty zatrudnienia cudzoziemców poprzez zatrudnianie ich w niepełnym wymiarze czasu pracy, kiedy faktycznie świadczą oni pracę w pełnym wymiarze, a wynagrodzenie z tego tytułu wypłacane jest „pod stołem”.
Na co zwrócić uwagę
Nielegalne „oszczędności” na wynagrodzeniach mogą w dłuższej perspektywie okazać się kosztowne. Szczególnie problematyczne jest to, że pracownik może zgłosić nieprawidłowości do Inspekcji Pracy. Inspekcja Pracy i ZUS mogą nałożyć na pracodawcę wysokie kary. Z kolei w razie sporów sądowych z pracownikami, sądy zazwyczaj stoją po stronie pracownika.
Przykład z praktyki:
Firma podpisała z pracownikami z Czech umowy na pół etatu, ale faktycznie pracowali oni po 10-12 godzin dziennie. Część wynagrodzenia wypłacano w gotówce, bez ewidencji. Jeden z pracowników poczuł się niesprawiedliwie traktowany i zgłosił sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy. Inspektorzy przeprowadzili kontrolę i odkryli rozbieżności między umowami a rzeczywistym czasem pracy oraz brak odprowadzanych składek od całości wynagrodzenia. Pracodawca został zobowiązany do dopłaty zaległych składek ZUS i podatków, co kosztowało firmę pół miliona złotych. Przedsiębiorstwo otrzymało karę finansową. Nielegalne praktyki przyczyniły się do utraty kontraktu z dużym klientem, który wymagał zgodności z przepisami prawa pracy.
Jak uniknąć pułapki?
Jeśli chcesz optymalizować wypłatę/oskładkowanie/opodatkowanie wynagrodzeń pracowników, nie wypłacaj wynagrodzenia pod stołem, narażając się na ryzyko kontroli sankcji. Zamiast tego skorzystaj z pomocy specjalistów – nasi doradcy podatkowi i prawni pomogą Ci zoptymalizować koszty w tym zakresie.
Bezpłatna analiza Twojej firmy
Skorzystaj z naszego doświadczenia w prawie i podatkach. Po kontakcie przeprowadzimy dla Ciebie analizę sytuacji Twojej firmy i wskażemy, jakie działania warto podjąć, by zminimalizować ryzyko i maksymalizować korzyści.
- Indywidualne podejście: Każda firma jest wyjątkowa – dlatego analizujemy Twoje potrzeby.
- Praktyczne rekomendacje: Po naszej analizie otrzymasz klarowne wskazówki, które pomogą wprowadzić realne zmiany w Twojej firmie.
- Bezpłatna konsultacja wstępna: Pierwszy krok do współpracy nie wiąże się z żadnym zobowiązaniem.
TAGI: zatrudnianie cudzoziemców, legalizacja pracy, przemysł produkcyjny, zezwolenie na pracę, karta pobytu, Państwowa Inspekcja Pracy, Powiatowy Urząd Pracy, praca cudzoziemców w Polsce, nielegalne zatrudnienie, optymalizacja kosztów pracy, powiadomienie PUP, obywatele Ukrainy, kary za błędy prawne, dokumenty pobytowe, przepisy prawa pracy
