Aby móc skorzystać z preferencyjnej stawki podatku u źródła (WHT) lub zwolnienia, na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, płatnik ma obowiązek spełnić określone warunki. Weryfikacja kontrahentów zagranicznych jest kluczowa dla ustalenia, czy można zastosować obniżone stawki podatkowe. W artykule przyjrzymy się, jak prawidłowo weryfikować kontrahentów oraz jakie obowiązki ciążą na płatniku WHT.
Certyfikat rezydencji podatkowej – podstawowe narzędzie weryfikacji
Podstawowym dokumentem, który pozwala na skorzystanie z preferencyjnych stawek WHT, jest certyfikat rezydencji podatkowej. Certyfikat ten jest zaświadczeniem wydawanym przez organ podatkowy kraju rezydencji kontrahenta. Jego celem jest potwierdzenie miejsca zamieszkania lub siedziby kontrahenta dla celów podatkowych w danym państwie.
Elementy, które musi zawierać certyfikat rezydencji:
- Dane wystawcy certyfikatu,
- Nazwa i adres nierezydenta,
- Określenie miejsca rezydencji podatkowej zagranicznego kontrahenta,
- Data wydania lub okres, za który potwierdzana jest rezydencja podatkowa.
Certyfikat rezydencji, który nie określa okresu ważności, jest przyjmowany jako ważny przez okres 12 miesięcy od daty jego wystawienia.
Przykład 1:
Polska spółka otrzymała dokument z austriackiego rejestru handlowego potwierdzający dane kontrahenta. Dokument ten nie jest jednak certyfikatem rezydencji podatkowej, a zatem spółka nie ma prawa zastosować preferencyjnej stawki podatkowej ani zwolnienia.
Przykład 2:
Polska spółka dokonała płatności odsetek 22 kwietnia 2023 r. na rzecz niemieckiej spółki matki, która podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Niemczech. Certyfikat rezydencji, wystawiony 1 października 2023 r., nie pokrywa się z terminem płatności, dlatego spółka musi odprowadzić podatek u źródła według stawki 20%.
Należyta staranność w weryfikacji kontrahenta
Oprócz uzyskania certyfikatu rezydencji, płatnik musi dochować należytej staranności przy weryfikacji warunków zastosowania preferencyjnej stawki WHT lub zwolnienia. Należyta staranność to pojęcie ocenne, które zależy od skali działalności płatnika, charakteru transakcji oraz powiązań podatkowych.
Orzecznictwo sądowe wskazuje, że należyta staranność powinna być oceniana w momencie dokonywania czynności opodatkowanej, a płatnik musi podjąć działania, które są możliwe do przeprowadzenia w normalnym toku czynności handlowych (Wyrok NSA z 30.08.2023 r., II FSK 253/21).
Płatnik musi również weryfikować oświadczenia podatnika o prowadzeniu rzeczywistej działalności gospodarczej oraz tzw. beneficial owner statement (Wyrok WSA w Gliwicach z 8.01.2020 r., I SA/Gl 1083/19).
Podsumowanie
Weryfikacja kontrahenta na potrzeby WHT wymaga od płatnika zachowania szczególnej staranności oraz uzyskania odpowiednich dokumentów, takich jak certyfikat rezydencji podatkowej. Proces ten może być skomplikowany, dlatego ważne jest posiadanie odpowiedniej wiedzy i narzędzi do prawidłowego przeprowadzenia weryfikacji. Nasza kancelaria oferuje kompleksową pomoc w tym zakresie, aby uniknąć błędów i ryzyka związanego z nieprawidłowym naliczaniem WHT.
Zobacz również nasze usługi związane z podatkami:
Masz pytania? Porozmawiajmy!
Autor: Julia Orzełowska | Prawnik
TAGI: weryfikacja kontrahentów WHT, certyfikat rezydencji, należyta staranność, podatek u źródła, WHT, Withholding Tax, zwolnienia podatkowe, preferencyjna stawka, polski płatnik, dokumentacja podatkowa, CIT, PIT