Safe harbour dla usług o niskiej wartości dodanej – jak skorzystać z bezpiecznej przystani w cenach transferowych

Transakcje pomiędzy podmiotami powiązanymi to dla działów finansowych i podatkowych jeden z najbardziej wymagających obszarów. Lokalna dokumentacja, analiza porównawcza, ryzyko zakwestionowania rynkowości – każda transakcja może oznaczać miesiące pracy i realne ryzyko sporu z organem podatkowym. Ustawodawca przewidział jednak rozwiązanie, które część tego ciężaru zdejmuje z barków podatników: mechanizm safe harbour dla usług o niskiej wartości dodanej.

Czym jest mechanizm safe harbour?

Mechanizm bezpiecznej przystani (ang. safe harbour) został opisany w wytycznych OECD już w 2017 roku, a do polskiego porządku prawnego wprowadzono go 1 stycznia 2019 roku. Jego idea jest prosta: jeśli transakcja między podmiotami powiązanymi ma charakter rutynowy i nie powoduje istotnego ryzyka zaniżenia dochodu, podatnik nie musi dodatkowo wykazywać jej rynkowości na zasadach ogólnych.

Korzyści dla podatnika są dwie i obie konkretne:

• Organ podatkowy odstępuje od określania dochodu lub straty w zakresie objętym uproszczeniem, jeśli spełnione są ustawowe warunki.
• Brak obowiązku sporządzania lokalnej dokumentacji cen transferowych – nawet jeśli wartość transakcji przekracza próg dokumentacyjny, który dla usług wynosi 2 mln PLN.

W praktyce oznacza to mniej godzin spędzonych nad dokumentacją, niższe koszty doradztwa i znacznie mniejsze ryzyko, że organ zakwestionuje przyjęty narzut.

Jakie usługi można zacumować w bezpiecznej przystani?

Katalog usług, które mogą korzystać z safe harbour, znajduje się w załączniku nr 6 do ustawy o CIT. Należą do niego między innymi:

• Usługi administracyjno-biurowe – obsługa biurowa, logistyka wewnętrzna,
• Usługi informatyczne – utrzymanie infrastruktury IT, zarządzanie bazami danych, wsparcie techniczne,
• Usługi z zakresu zasobów ludzkich – kadry, rekrutacja wewnątrzgrupowa,
• Usługi finansowe i księgowe – obsługa płatności, raportowanie finansowe, audyt wewnętrzny,
• Usługi prawne i podatkowe – doradztwo, opracowywanie umów,
• Usługi komunikacji i promocji – materiały reklamowe, obsługa mediów społecznościowych grupy.

Tu jednak pojawia się pierwsza pułapka. Każda kategoria została opisana w szczegółowym wykazie, który zawiera również formułę „usługi o charakterze podobnym do wymienionych powyżej”. Mamy więc do czynienia z katalogiem otwartym – to po stronie podatnika leży obowiązek wykazania, że dane świadczenie rzeczywiście odpowiada usługom z załącznika. Sama nazwa usługi w umowie nie wystarczy – liczy się jej rzeczywisty charakter i funkcja w grupie.

Warunki skorzystania z safe harbour

Zgodnie z art. 11f ust. 1 i 2 ustawy o CIT, aby usługa mogła korzystać z uproszczenia, musi łącznie spełniać wszystkie poniższe warunki:

1. Charakter pomocniczy – usługa wspomaga działalność gospodarczą usługobiorcy i nie stanowi głównego przedmiotu działalności grupy podmiotów powiązanych.
2. Kierowanie głównie do grupy – wartość usług świadczonych na rzecz podmiotów niepowiązanych nie przekracza 2% wartości wszystkich usług świadczonych przez dany podmiot.
3. Brak dalszej odprzedaży – usługobiorca nie odsprzedaje usługi dalej, z wyjątkiem refaktur między podmiotami powiązanymi rozliczanych bez marży, niezwłocznie i bez związku z inną transakcją kontrolowaną.
4. Narzut na poziomie 5% – ustalony metodą koszt plus albo marży transakcyjnej netto: nie więcej niż 5% kosztów przy nabyciu usług oraz nie mniej niż 5% kosztów przy ich świadczeniu.
5. Usługodawca spoza raju podatkowego – nie posiada miejsca zamieszkania, siedziby ani zarządu w kraju stosującym szkodliwą konkurencję podatkową.
6. Posiadanie kalkulacji kosztów – usługobiorca musi dysponować kalkulacją zawierającą:
   • rodzaj i wysokość kosztów uwzględnionych w kalkulacji,
   • sposób zastosowania i uzasadnienie wyboru kluczy alokacji dla wszystkich podmiotów powiązanych korzystających z usług,
   • opis transakcji, w tym analizę funkcji, aktywów i ryzyk.

Każdy z tych warunków musi być spełniony jednocześnie. Wystarczy, że jeden wypadnie – uproszczenie nie ma zastosowania, a transakcja wraca na ogólne zasady cen transferowych.

Co z obowiązkami informacyjnymi?

Zwolnienie z lokalnej dokumentacji nie oznacza zwolnienia ze wszystkich obowiązków. Podatnik nadal musi złożyć informację o cenach transferowych TPR, nawet jeśli dana transakcja korzysta z safe harbour. To częsty błąd – uproszczenie usypia czujność, a obowiązek raportowania pozostaje.

Warto też pamiętać, że kalkulacja kosztów, choć krótsza i prostsza od pełnej dokumentacji lokalnej, musi rzeczywiście istnieć w momencie potencjalnej kontroli. Nie wystarczy obietnica, że da się ją odtworzyć – organ żąda gotowego dokumentu.

Komplikacja w uproszczeniu – kiedy organ może zażądać dokumentacji

Tu dochodzimy do najważniejszej rzeczy, którą trzeba zrozumieć przed sięgnięciem po safe harbour. Art. 11s ust. 2 ustawy o CIT daje organowi podatkowemu narzędzie obronne: jeśli pojawią się okoliczności wskazujące na prawdopodobieństwo niespełnienia warunków uprawniających do uproszczenia, organ ma prawo zażądać sporządzenia i przedłożenia lokalnej dokumentacji cen transferowych (bez analizy porównawczej lub analizy zgodności) w ciągu 30 dni od doręczenia żądania.

Trzydzieści dni to bardzo mało, jeśli dokumentacji nie zaczęto przygotowywać wcześniej. To dlatego safe harbour to nie tyle „zwolnienie raz na zawsze”, ile warunkowe ułatwienie, które trzeba umieć obronić, jeśli organ zacznie się dopytywać.

W praktyce oznacza to dwie rzeczy:

• Kalkulacja kosztów i kwalifikacja usług powinny być przygotowane na bieżąco, nie dopiero pod presją kontroli.
• Warto okresowo weryfikować, czy warunki są nadal spełnione – zwłaszcza próg 2% obrotu z podmiotami niepowiązanymi i poziom narzutu, które potrafią się zmienić wraz z rozwojem działalności.

Dlaczego warto się tym zająć

Usługi o niskiej wartości dodanej to chleb powszedni międzynarodowych grup kapitałowych. Wewnętrzna księgowość, wspólny dział IT, scentralizowana obsługa kadrowa – wszystko to typowe transakcje, które bez safe harbour wymagałyby pełnej dokumentacji i analizy porównawczej. Przy kilkunastu spółkach w grupie i kilku takich strumieniach usług koszt zgodności potrafi być znaczący.

Dobrze przygotowany safe harbour daje:

• Niższe koszty zgodności – brak pełnej dokumentacji lokalnej dla każdej kwalifikującej się transakcji,
• Mniejsze ryzyko sporu – organ co do zasady odstępuje od kwestionowania rynkowości,
• Przewidywalność – znany z góry narzut 5% upraszcza planowanie wewnątrzgrupowe.

Z drugiej strony – źle przygotowany safe harbour to ryzyko, że organ zakwestionuje samo prawo do uproszczenia, a podatnik zostanie z 30-dniowym terminem na dokumentację i pełną odpowiedzialnością za rynkowość transakcji.

FAQ