Uproszczone sprawozdanie finansowe 2025 – czy wymagana jest nowa uchwała?

Zbliża się okres sporządzania rocznych sprawozdań finansowych. Wiele jednostek korzysta w tym czasie z uproszczeń przewidzianych w ustawie o rachunkowości dla jednostek mikro i małych. To rozwiązanie pozwala znacząco ograniczyć zakres sprawozdawczości i zmniejszyć obciążenia administracyjne. 

W praktyce jednak często pomijany jest jeden istotny element formalny: stosowanie uproszczeń wymaga podjęcia uchwały przez właściwy organ jednostki. Samo spełnianie ustawowych kryteriów nie jest wystarczające. 

Co istotne niedawno doszło do zmiany przepisów wprowadzonych ustawą z dnia 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 14 ust. 9 tej ustawy, dotychczasowe uchwały w sprawie sporządzania sprawozdań uproszczonych zachowują moc wyłącznie do sprawozdań sporządzonych za rok obrotowy rozpoczynający się w okresie od 1 stycznia 2024 r. do dnia poprzedzającego wejście w życie nowych przepisów (a zatem do 31 grudnia 2024 r.). 

Oznacza to, że przepis ten nie ma zastosowania do sprawozdań za rok 2025 – w konsekwencji konieczne jest podjęcie nowych uchwał uwzględniających stan prawny obowiązujący od 1 stycznia 2025 r. 

Jeśli jesteś Członkiem Zarządu, wspólnikiem lub głównym księgowym i odpowiadasz za finanse w spółce, ten alert jest bezpośrednio dla Ciebie – brak jednej uchwały może podważyć prawidłowość sprawozdania finansowego. 

Poniżej przedstawiamy zatem szczegółowe informacje na temat uproszczonych sprawozdań finansowych oraz uchwały wprowadzającej to rozwiązanie.  

Mikro i makro jednostki – kto może stosować uproszczone sprawozdanie finansowe?

Ustawa o rachunkowości przewiduje uproszczone zasady sprawozdawczości dla: jednostek mikro oraz małych. 

Dla przypomnienia – jednostka mikro, to jednostka, która w roku obrotowym nie przekroczyła co najmniej 2 z 3 poniższych wartości: 

• 2 mln zł sumy aktywów bilansu,  
• 4 mln zł przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów  
• 10 osób średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na etaty.  

Natomiast mała jednostka nie przekracza w roku obrotowym co najmniej 2 z 3 poniższych wartości: 

1. 33 mln zł sumy aktywów bilansu, 
2. 66 mln zł przychodów netto ze sprzedaży, 
3. 50 osób średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na etaty.  

Spełnienie kryteriów daje możliwość korzystania z uproszczeń, ale nie oznacza automatycznego prawa do ich stosowania. Zgodnie z treścią przepisów ustawy o rachunkowości, musi zostać podjęta uchwała w tym przedmiocie przez właściwy organ jednostki. 

Dlaczego uchwała jest konieczna?

Uchwała pełni funkcję formalnego potwierdzenia, że jednostka świadomie korzysta z dostępnych rozwiązań i przyjmuje określony model sprawozdawczości. 

Brak takiej uchwały może rodzić wątpliwości co do prawidłowości sporządzonego sprawozdania finansowego. 

Jakie ryzyko niesie brak uchwały?

W praktyce brak uchwały o stosowaniu uproszczeń może prowadzić do kilku problemów: 

• sprawozdanie sporządzone z wykorzystaniem uproszczeń bez podstawy w uchwale może zostać zakwestionowane podczas kontroli lub badania lub co najmniej wymagać dodatkowych wyjaśnień, 
• w skrajnych przypadkach może pojawić się argument, że jednostka powinna sporządzić sprawozdanie w pełnym zakresie – jako Członek Zarządu podpisujesz się pod sprawozdaniem. Brak uchwały to błąd formalny, który w razie kontroli lub sporu między wspólnikami może stać się Twoim słabym punktem 

Czy uchwałę trzeba podejmować co roku?

To zależy od treści uchwały. Możliwe są dwa rozwiązania przy sporządzaniu uchwały organu jednostki: 

• uchwała odnosząca się do konkretnego roku obrotowego i aktualna tylko dla tego okresu, 
• uchwała przewidująca wprowadzenie sprawozdawczości uproszczonej w danym roku oraz następnych.  

Jeśli zatem w przeszłości podjęto uchwałę w sprawie sprawozdawczości uproszczonej, warto się upewnić, czy uchwała obejmuje kolejne lata, a także czy jej zakres nadal odpowiada sytuacji  

Kto powinien podjąć uchwałę?

Uchwałę podejmuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe, czyli co do zasady: 

• zgromadzenie wspólników, 
• walne zgromadzenie akcjonariuszy, 
• właściciel, 
• inny właściwy organ zgodnie z formą prawną jednostki. 

Kluczowe jest zachowanie prawidłowego trybu podejmowania uchwał – zgodnie z umową spółki, statutem oraz przepisami prawa. Dla przykładu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością najczęściej organem podejmującym uchwałę będzie zgromadzenie wspólników.  

Kiedy najlepiej podjąć uchwałę?

Najbezpieczniej zrobić to przed sporządzeniem sprawozdania finansowego za dany rok. 

W praktyce oznacza to, że początek roku – zanim księgowość zamknie księgi i przygotuje sprawozdanie – jest dobrym momentem na weryfikację dokumentów. 

Im wcześniej uchwała zostanie podjęta, tym mniejsze ryzyko formalnych wątpliwości. 

Uproszczone sprawozdanie finansowe to realne ułatwienie dla wielu przedsiębiorców. Warunkiem jego stosowania jest jednak spełnienie wymogów formalnych – w tym podjęcie odpowiedniej uchwały. 

Zabezpiecz swoje sprawozdanie. Zamów przygotowanie kompletu uchwał dla Twojej spółki już dziś 

Potrzebujesz nowej uchwały do sprawozdania finansowego?

FAQ, czyli najczęściej zadawane pytania: 

Czym jest uproszczone sprawozdanie finansowe?

To sprawozdanie sporządzane w ograniczonym zakresie (mniej pozycji i ujawnień) przewidziane w ustawie o rachunkowości dla jednostek mikro i małych, które spełniają określone warunki. 

Kto może korzystać z uproszczeń – jednostka mikro i mała?

Z uproszczeń mogą korzystać jednostki mikro i małe, jeśli w danym roku obrotowym nie przekroczyły (co najmniej) 2 z 3 progów wskazanych w ustawie o rachunkowości oraz spełniają pozostałe warunki formalne. 

Czy samo spełnienie progów oznacza, że mogę stosować uproszczenia?

Nie. Spełnienie kryteriów daje możliwość, ale do stosowania uproszczeń potrzebna jest uchwała właściwego organu jednostki. 

Dlaczego uchwała jest konieczna?

Bo stanowi formalne potwierdzenie, że jednostka świadomie wybiera uproszczony model sprawozdawczości. Bez uchwały sprawozdanie może budzić wątpliwości w trakcie kontroli lub badania. 

Co grozi, jeśli sporządzę uproszczone sprawozdanie bez uchwały?

Najczęściej: konieczność składania wyjaśnień, ryzyko zakwestionowania poprawności sprawozdania, a w skrajnych przypadkach – oczekiwanie sporządzenia sprawozdania w pełnym zakresie. Może to też zwiększać ryzyko odpowiedzialności po stronie zarządu.