W branży IT umowy B2B są powszechnym modelem współpracy między firmami a specjalistami – programistami, testerami czy administratorami. Dają elastyczność, obniżają koszty i pasują do projektowego charakteru sektora. Jednak dla firm IT zlecających usługi niosą ryzyko, zwłaszcza gdy organy kontrolne, jak ZUS czy PIP, uznają je za ukryte umowy o pracę. Na co zwrócić uwagę, by uniknąć problemów? Przyjrzyjmy się najczęstszym pułapkom i kluczowym obszarom do zabezpieczenia.
Umowy B2B w IT – dlaczego są popularne?
Umowy B2B opierają się na współpracy między firmą IT a specjalistą, najczęściej prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą. Pozwalają zleceniodawcom zmniejszyć koszty oraz uniknąć obowiązków właściwych dla pracodawcy, jak odprowadzanie składek ZUS zaliczek na podatek dochodowy, a specjaliście dają wyższe wynagrodzenie netto i swobodę (przynajmniej teoretycznie).
W IT, gdzie praca często ma charakter projektowy, model ten sprawdza się idealnie. Problem pojawia się, gdy warunki współpracy zaczynają przypominać stosunek pracy – wtedy organy kontrolne mogą zakwestionować formę umowy.
Historia firmy X – gdy granice między współpracą B2B i zatrudnieniem pracowniczym się zacierają
Przyjrzyjmy się firmie X, software house z Wrocławia, która w 2023 roku realizowała projekt dla klienta z USA. Firma zatrudniała dziesięciu specjalistów: pięciu na umowach o pracę i pięciu na B2B. Wszyscy pracowali nad tym samym projektem – programiści na etacie i ci na B2B mieli identyczne obowiązki: codzienne spotkania o 9:00, raportowanie menedżerowi, praca w biurze na firmowym sprzęcie od 8:00 do 16:00. Firma X sądziła, że na korzyść współpracowników będzie zagwarantowanie im 26 dni płatnego urlopu – tymi słowami posłużyła się więc we wzorze umowy B2B. Specjaliści B2B nie mieli przy tym innych kontrahentów, więc wystawiali miesięcznie tylko jedną fakturę – właśnie na rzecz firmy X.
W 2024 roku ZUS przeprowadził kontrolę. Inspektorzy stwierdzili, że brak różnic w sposobie pracy między etatowcami a osobami na B2B wskazuje na stosunek pracy. Firma X musiała zapłacić zaległe składki za specjalistów B2B (około 180 tys. zł z odsetkami), a urząd skarbowy zakwestionował odliczenia VAT z ich faktur. Gdyby firma lepiej rozgraniczyła warunki współpracy i poprawnie sformułowała warunki współpracy w umowach B2B, mogłaby uniknąć tych kosztów.
Najczęstsze ryzyka uznania za umowę o pracę
Wiele umów B2B w IT przypomina stosunek pracy. Oto, co budzi wątpliwości kontrolerów a po stronie prawników jest najczęściej poprawiane:
- Podporządkowanie i stałe godziny pracy: Narzucone godziny (np. 8:00–16:00) i bieżący nadzór menedżera wskazują na zależność, a wręcz nawet podporządkowanie.
- Jeden kontrahent: Świadczenie usług tylko dla jednej firmy, bez innych zleceń, może sugerować zależność ekonomiczną, choć nie jest to akurat przesłanka automatycznie przesądzająca o istnieniu stosunku pracy. Powinno to być raczej traktowane jako kryterium pomocnicze.
- Narzędzia i miejsce pracy: Praca na powierzonym sprzęcie i dodatkowo wyłącznie w biurze zleceniodawcy wzmacnia wrażenie podporządkowania.
- Brak różnic z etatem: Identyczne obowiązki i organizacja pracy jak u pracowników etatowych to często czerwona flaga dla kontrolerów.
- Brak ryzyka gospodarczego: Jeśli specjalista nie ponosi kosztów ani odpowiedzialności za efekty pracy, jego pozycja de facto przypomina pracownika.
Nowe uprawnienia PIP – co się zmienia?
Dodatkowym wyzwaniem dla firm IT mogą być zapowiadane zmiany w prawie. Państwowa Inspekcja Pracy ma zyskać nowe kompetencje, umożliwiające administracyjne przekształcanie umów cywilnoprawnych (w tym B2B) w umowy o pracę, jeśli stwierdzi, że warunki współpracy spełniają kryteria stosunku pracy. Projekt ustawy jeszcze nie ujrzał światła dziennego, ale cyklicznie w mediach pojawiają się jego kolejne zapowiedzi. Ma on niewątpliwie zwiększyć ochronę pracowników, ale dla firm oznacza większe ryzyko kontroli i konieczność jeszcze dokładniejszego konstruowania umów. Poza tym pojawia się pytanie, czy aby organ nie będzie uszczęśliwiał przedsiębiorców „na siłę”?
Kluczowe obszary do zabezpieczenia
Aby uniknąć problemów, firmy IT, konstruując postanowienia umów B2B, powinny zadbać m.in. o:
- Elastyczność czasu, miejsca i sposobu pracy: Umowa nie powinna narzucać godzin ani szczegółowych wytycznych – specjalista sam decyduje, jak realizuje zadania. Zleceniodawca może oczywiście dawać wskazówki, ale z umowy nie powinno wynikać, że wykonawca ma obowiązek się im kategorycznie podporządkować.
- Własne zasoby: Specjalista powinien używać swojego sprzętu i ponosić ryzyko gospodarcze, np. koszty ubezpieczenia. Praca na sprzęcie zapewnionym przez zleceniodawcę jest również możliwa, ale wówczas powinno się unikać sformułowań właściwych dla stosunku pracy, jakim jest „powierzenie mienia”.
- Płatne zwolnienie od pracy: Standardem jest przewidywanie w modelu B2B płatnych przerw od pracy, będących odpowiednikiem urlopu wypoczynkowego. W umowie nie powinno się jednak posługiwać sformułowaniem „urlop”, a właśnie inaczej opisywać to uprawnienie.
Chcesz dowiedzieć się więcej o specyfice branży IT?
Branża IT to nie tylko umowy B2B, ale także wiele innych wyzwań prawnych i organizacyjnych, z którymi mierzą się firmy i specjaliści. Jeśli chcesz zgłębić temat, poznać więcej praktycznych porad lub dowiedzieć się, jak radzić sobie z problemami specyficznymi dla sektora nowych technologii.
Zapraszam na stronę poświęconą kompleksowej obsłudze IT: https://staniekandpartners.pl/it-i-nowe-technologie/.
Znajdziesz tam szczegółowe informacje o tym, jak zabezpieczyć swoją działalność i uniknąć pułapek, takich jak te opisane w historii firmy X.
Jak możemy wesprzeć Twoją firmę IT?
Problemy związane z umowami B2B w branży IT, takie jak ryzyko uznania ich za umowy o pracę czy kwestie podatkowe, wymagają profesjonalnego podejścia.
Jeśli chcesz zabezpieczyć swoją działalność i uniknąć pułapek, skorzystaj z naszych usług:
- Prawo pracy – Doradzimy, jak odróżnić współpracę B2B od stosunku pracy i uniknąć sporów z ZUS czy PIP.
- Prawo kontraktowe, umów – Przygotujemy lub zweryfikujemy umowy B2B, zapewniając ich zgodność z prawem i minimalizując ryzyko.
- Compliance – Pomożemy wdrożyć procedury zgodności, by Twoja firma działała zgodnie z regulacjami.
- Dane osobowe – Zabezpieczymy przetwarzanie danych w projektach IT, zgodnie z RODO.
- Kontrola i postępowanie podatkowe – Wesprzemy Cię w trakcie kontroli ZUS, PIP czy US, minimalizując ryzyko kar.
- Optymalizacje podatkowe i audyty – Zoptymalizujemy obciążenia podatkowe i sprawdzimy, czy Twoje rozliczenia są bezpieczne.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak możemy pomóc? Zapraszamy na stronę poświęconą obsłudze sektora IT i nowych technologii: https://staniekandpartners.pl/it-i-nowe-technologie/. Skontaktuj się z nami, by omówić Twoje potrzeby!
Podsumowanie
Umowy B2B w branży IT to codzienność, ale historia firmy X pokazuje, jak łatwo mogą zostać uznane za stosunek pracy, zwłaszcza gdy warunki współpracy nie różnią się od tych na etacie. Kluczowe ryzyka – jak podporządkowanie, brak niezależności czy identyczna z umową o pracę organizacja pracy – są realnym zagrożeniem, a zapowiadane uprawnienia PIP tylko podnoszą stawkę. Przypadek firmy X dobrze ilustruje, jak złożone mogą być konsekwencje pozornie prostych decyzji w branży IT.
Bezpłatna analiza Twojej firmy
Skorzystaj z naszego doświadczenia w prawie i podatkach. Po kontakcie przeprowadzimy dla Ciebie analizę sytuacji Twojej firmy i wskażemy, jakie działania warto podjąć, by zminimalizować ryzyko i maksymalizować korzyści.
- Indywidualne podejście: Każda firma jest wyjątkowa – dlatego analizujemy Twoje potrzeby.
- Praktyczne rekomendacje: Po naszej analizie otrzymasz klarowne wskazówki, które pomogą wprowadzić realne zmiany w Twojej firmie.
- Bezpłatna konsultacja wstępna: Pierwszy krok do współpracy nie wiąże się z żadnym zobowiązaniem.
TAGI: umowy B2B, branża IT, ZUS kontrola, PIP uprawnienia, umowa o pracę, ryzyko prawne, niezależność gospodarcza, elastyczność pracy, oprogramowanie, specjaliści IT, podatki IT, działalność gospodarcza, prawo pracy, zmiany w prawie 2025, case study IT
