Innowacje, pomysły i wiedza to dziś największe skarby każdej firmy. To one decydują o przewadze konkurencyjnej i sukcesie biznesowym. Co jednak zrobić, gdy ktoś nieuprawniony zaczyna wykorzystywać Twoje sekrety i pomysły? Jak zabezpieczyć się przed wyciekiem informacji, który może zagrozić Twojej pozycji na rynku i zniweczyć lata ciężkiej pracy? Wydaje się, że najpopularniejszym i najbardziej uniwersalnym sposobem jest zawarcie umowy o zachowaniu poufności. W tym artykule wyjaśniamy, jak prawo może pomóc chronić to, co dla Twojej firmy najcenniejsze — tajemnice przedsiębiorstwa.
Czym jest umowa o zachowaniu poufności
Umowa o zachowaniu poufności, powszechnie znana jako NDA (Non-Disclosure Agreement), to zobowiązanie stron do nieujawniania informacji, które zostały przez nie uznane za poufne. Tego typu umowy są zawierane na różnych etapach współpracy — zarówno podczas negocjacji warunków przyszłych kontraktów, w trakcie nawiązywania głównej relacji biznesowej, w czasie obowiązywania umowy, jak i po zakończeniu współpracy. Podstawowym celem NDA jest jasne określenie zasad przetwarzania i ochrony informacji przekazywanych w ramach współpracy oraz wskazanie konsekwencji ewentualnego naruszenia tych zasad. Strony mogą zobowiązać się wzajemnie do zachowania poufności wszystkich informacji uzyskanych podczas realizacji umowy, ale możliwe jest także wprowadzenie obowiązku poufności tylko po jednej stronie.
Jakie elementy powinna zawierać dobrze skonstruowana umowa o zachowaniu poufności? Przede wszystkim:
- precyzyjne określenie stron umowy,
- jasną definicję informacji poufnych,
- sposoby zabezpieczenia i ochrony tych informacji,
- wskazanie okresu obowiązywania umowy,
- określenie skutków naruszenia jej postanowień,
- zasady zwrotu lub zniszczenia otrzymanych informacji.
Strony umowy o zachowanie poufności
Stronami umowy o zachowaniu poufności są co do zasady podmioty uczestniczące w danym stosunku prawnym, dla zabezpieczenia którego sporządzane jest NDA – to rozwiązanie intuicyjne i powszechnie przyjęte. Pojawia się jednak pytanie, co w sytuacji, gdy jedna ze stron powierza realizację umowy, a tym samym dostęp do poufnych danych, innym osobom – takim jak pracownicy, zleceniobiorcy czy podwykonawcy. W praktyce nie ma przeszkód, aby w treści NDA zamieścić zobowiązanie drugiej strony do zawierania z tymi podmiotami odrębnych umów o poufności, gwarantujących co najmniej taki sam poziom ochrony, jak główne porozumienie. Jeżeli natomiast druga strona działa w imieniu grupy podmiotów powiązanych, możliwe jest wyraźne zaznaczenie tego faktu w umowie oraz dołączenie listy tych podmiotów jako załącznika.
Określenie informacji uznawanych za poufne
Kluczowym elementem umowy o zachowaniu poufności, warunkującym realny zakres i skuteczność ochrony, jest precyzyjne określenie katalogu informacji objętych tajemnicą. Dobrze skonstruowana umowa powinna zachować równowagę – informacje nie mogą być ani zbyt ogólne, ani nadmiernie szczegółowe. W przypadku zbyt szerokiego ujęcia, gdy niemal wszystko i nic może być uznane za poufne, druga strona może nie traktować zobowiązania poważnie i lekceważyć postanowienia umowy. Z kolei zbyt wąskie i szczegółowe określenie informacji rodzi ryzyko, że istotne dane, które nie zostały wymienione w umowie, nie będą objęte ochroną, mimo ich znaczenia dla przedsiębiorstwa.
Warto pamiętać, że klauzula poufności może dotyczyć wyłącznie informacji, które nie zostały wcześniej upublicznione – w przeciwnym razie obowiązek zachowania tajemnicy byłby niemożliwy do zrealizowania. Możliwe jest również wyłączenie stosowania NDA wobec informacji, które druga strona ujawnia na podstawie pisemnej zgody przekazującego. Umowa nie będzie miała zastosowania także do tych danych, które muszą zostać ujawnione na mocy przepisów prawa lub na żądanie uprawnionych organów. W każdej takiej sytuacji strona zobowiązana do ujawnienia informacji powinna niezwłocznie poinformować o tym stronę przekazującą.
Jak zabezpieczyć informacje poufne
W treści umowy o zachowaniu poufności strony mogą wskazać konkretne rozwiązania technologiczne oraz inne środki ochrony, które najlepiej zabezpieczą ich interesy i sprawią, że ochrona informacji poufnych nie będzie miała jedynie charakteru formalnego. Przykładowo, podstawowymi sposobami zabezpieczania poufnych danych są: stosowanie haseł do przekazywanych plików, ograniczanie dostępu do określonych informacji, dokumentów i plików wyłącznie do osób bezpośrednio zaangażowanych w realizację umowy lub jej poszczególnych części, obowiązek właściwego przechowywania dokumentów w sposób uniemożliwiający dostęp osobom nieuprawnionym, stosowanie najwyższych standardów ochrony danych na nośnikach elektronicznych, w poczcie elektronicznej czy innych formach komunikacji na odległość, a także wdrożenie środków zabezpieczających przed cyberatakami.
Częstą praktyką jest także zastrzeżenie przez podmiot przekazujący informacje poufne prawa do kontroli stosowanych przez drugą stronę środków ochronnych, a nawet przeprowadzenia audytu zabezpieczeń oraz prawidłowości realizacji powierzonych obowiązków.
Czas trwania
Strony mają pełną swobodę w określaniu czasu trwania obowiązku zachowania poufności powierzonych informacji. Choć nic nie stoi na przeszkodzie, aby nadać temu obowiązkowi charakter bezterminowy, w praktyce częściej wskazuje się konkretne ramy czasowe. Popularnym rozwiązaniem jest objęcie poufnością zarówno okresu trwania współpracy, jak i kilku lub nawet kilkunastu lat po jej zakończeniu. O długości tego okresu decydują najczęściej takie czynniki, jak czas trwania współpracy, charakter ujawnianych informacji, ich znaczenie dla stron, a w przypadku branż technologicznych – także stopień innowacyjności przekazywanych danych.
Warto również precyzyjnie określić w umowie sytuacje, które mogą prowadzić do wygaśnięcia obowiązku zachowania poufności. Przykładowo, może to nastąpić, gdy przekazujący sam zdecyduje się ujawnić i upublicznić dane objęte tajemnicą, co sprawia, że NDA staje się bezprzedmiotowa. Podobna sytuacja wystąpi w przypadku połączenia obu stron w jeden podmiot – wtedy nowo powstała jednostka będzie zarówno przekazującym, jak i odbiorcą informacji poufnych.
Skutki naruszenia obowiązków umownych
Ważnym elementem umów o zachowaniu poufności jest wprowadzenie postanowień motywujących drugą stronę do właściwego wykonania zobowiązań, czyli zapisów dotyczących kar umownych. Kary te powinny być na tyle dotkliwe, aby skutecznie zniechęcać kontrahenta do ujawniania informacji, które powinny pozostać poufne. Wysokość kar warto uzależnić przede wszystkim od wagi i znaczenia powierzanych informacji, zakresu współpracy, a także okresu obowiązywania umowy. Najczęściej kara umowna jest przewidziana za każdy przypadek naruszenia obowiązków wynikających z NDA.
Warto również pamiętać o sytuacjach, w których wysokość kary umownej nie pokrywa w pełni szkody powstałej w wyniku ujawnienia informacji. W takich przypadkach w umowie należy zawrzeć dodatkowe postanowienie, które umożliwi dochodzenie odszkodowania przewyższającego ustaloną karę umowną.
Postępowanie z informacją po wygaśnięciu umowy
Strony umowy o zachowaniu poufności mogą dodatkowo ustalić, co stanie się z udostępnionymi informacjami po zakończeniu okresu obowiązywania umowy. Z oczywistych względów dotyczy to przede wszystkim danych utrwalonych w formie korespondencji, plików komputerowych czy dokumentów. W praktyce strony często postanawiają, że wszelkie nośniki zawierające informacje poufne zostaną zniszczone lub zwrócone podmiotowi, który je udostępnił.
Umowy o zachowanie poufności w stosunku pracy
Prawo dopuszcza zawieranie umów o zachowaniu poufności z pracownikami, jednak należy uwzględnić specyfikę wynikającą z ochrony pracowniczej przewidzianej w Kodeksie pracy. W trakcie trwania stosunku pracy odpowiedzialność pracownika za naruszenie obowiązku poufności jest ograniczona: za szkodę wyrządzoną nieumyślnie odpowiada on do wysokości trzykrotności swojego miesięcznego wynagrodzenia (art. 119 K. p.), a w przypadku działania umyślnego – do pełnej kwoty szkody (art. 122 K. p.). Oznacza to, że w okresie zatrudnienia nie można wprowadzić do umowy kar umownych za naruszenie poufności.
Inaczej wygląda sytuacja w przypadku umów obejmujących okres po zakończeniu współpracy. Wówczas strony mogą swobodnie określić sankcje za ujawnienie informacji, w tym obowiązek zapłaty kary umownej. Należy jednak wyraźnie zaznaczyć, że taka umowa nie jest tożsama z zakazem konkurencji – dotyczy wyłącznie ochrony poufności, a nie ograniczenia działalności zawodowej pracownika.
Podsumowanie
Ochrona tajemnic przedsiębiorstwa przed nieuprawnionym dostępem często decyduje o być albo nie być firmy na rynku. Umowy o zachowaniu poufności stały się dziś podstawowym narzędziem profesjonalnych podmiotów, ponieważ są stosunkowo łatwe do wdrożenia i pozwalają skutecznie zabezpieczyć kluczowe interesy przedsiębiorstwa. Co więcej, w przypadku naruszenia poufności dają realną szansę na uzyskanie odpowiedniej rekompensaty.
Jeśli uważasz, że Twoja firma potrzebuje wsparcia w zakresie ochrony tajemnic przedsiębiorstwa, nasi specjaliści chętnie przygotują dla Ciebie projekt umowy oraz odpowiedzą na wszelkie dodatkowe pytania.
