Ulga B+R i IP Box – jak prawidłowo połączyć obie preferencje podatkowe?

Ulga badawczo-rozwojowa i IP Box wspierają różne elementy procesu tworzenia oraz komercjalizacji innowacji. Ulga B+R pozwala na dodatkowe odliczenie określonych kosztów ponoszonych na działalność badawczo-rozwojową, natomiast IP Box umożliwia zastosowanie stawki 5% do kwalifikowanego dochodu z określonych praw własności intelektualnej.

Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą stosować obie preferencje jednocześnie. Na podstawie art. 24d ust. 9a ustawy o CIT od dochodu z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej można odliczyć koszty kwalifikowane B+R, które doprowadziły do wytworzenia, rozwinięcia lub ulepszenia tego prawa. Wysokość odliczenia nie może jednak przekroczyć dochodu uzyskanego z danego kwalifikowanego IP w roku podatkowym. Nie oznacza to jednak automatycznego objęcia ulgami wszystkich kosztów projektu ani całego dochodu ze sprzedaży produktu. Konieczne jest odrębne spełnienie warunków każdej preferencji oraz prowadzenie ewidencji pozwalającej ustalić koszty B+R, dochód z kwalifikowanego IP i wartość wskaźnika nexus.

W praktyce połączenie obu mechanizmów wymaga zestawienia informacji technicznych, prawnych, finansowych i księgowych. W większych organizacjach oznacza to najczęściej współpracę kilku działów odpowiedzialnych za rozwój produktów, ochronę własności intelektualnej i rozliczenia podatkowe. Szczególnego znaczenia nabiera ustalenie, jakie prawa własności intelektualnej powstały w wyniku prac B+R, w jaki sposób generują dochód oraz jakie koszty należy przypisać do poszczególnych praw.

Jak działają ulga B+R i IP Box?

Ulga B+R dotyczy kosztów związanych z prowadzeniem działalności badawczo-rozwojowej. W przypadku podatnika nieposiadającego statusu centrum badawczo-rozwojowego kwalifikowane koszty wynagrodzeń oraz składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez płatnika podlegają co do zasady odliczeniu w wysokości 200%. Pozostałe kategorie kosztów kwalifikowanych są zasadniczo odliczane w wysokości 100%.

IP Box dotyczy natomiast dochodu osiąganego z kwalifikowanych praw własności intelektualnej wytworzonych, rozwiniętych lub ulepszonych w ramach działalności B+R. Do praw tych należą m.in. patenty, prawa ochronne na wzory użytkowe, prawa z rejestracji wzorów przemysłowych oraz autorskie prawa do programów komputerowych. Kwalifikowany dochód, po uwzględnieniu wskaźnika nexus, może zostać opodatkowany stawką 5%.

W przypadku praw wymagających rejestracji przepisy pozwalają, pod określonymi warunkami, stosować preferencję również w okresie trwania postępowania o udzielenie ochrony. Jeżeli ochrona ostatecznie nie zostanie udzielona, konieczna może być odpowiednia korekta rozliczenia. Autorskie prawo do programu komputerowego powstaje natomiast bez konieczności jego rejestracji.

Na czym polega jednoczesne stosowanie preferencji?

Jednoczesne stosowanie obu preferencji nie oznacza dwukrotnego odliczenia każdego wydatku według tych samych zasad. Koszty kwalifikowane do ulgi B+R są ustalane na podstawie art. 18d ustawy o CIT. Wskaźnik nexus oblicza się natomiast według odrębnego wzoru, uwzględniającego faktycznie poniesione koszty własnej działalności B+R, nabycia wyników prac B+R oraz nabycia kwalifikowanego IP.

Część wydatków może mieć znaczenie w obu kalkulacjach, ale ich przypisanie wymaga odrębnej analizy. Wskaźnik nexus nie stanowi kolejnego odliczenia kosztów – służy ustaleniu, jaka część dochodu z kwalifikowanego IP może zostać opodatkowana stawką 5%.

Od 2022 r. możliwe jest również odliczenie kosztów kwalifikowanych B+R związanych z danym kwalifikowanym IP od dochodu objętego IP Box, z zachowaniem warunków wynikających z obu regulacji.

Jak oblicza się wskaźnik nexus?

Jak prowadzić ewidencję IP Box?

Zastosowanie IP Box wymaga prowadzenia ewidencji rachunkowej pozwalającej wyodrębnić poszczególne kwalifikowane prawa własności intelektualnej oraz przypadające na nie przychody, koszty, dochód lub stratę i koszty uwzględniane we wskaźniku nexus.

Przepisy nie narzucają jednego technicznego sposobu prowadzenia tej ewidencji. W zależności od systemu księgowego mogą służyć temu m.in. konta analityczne, kody projektowe, zestawienia pomocnicze albo inne rozwiązania pozwalające uzgodnić kalkulację z księgami rachunkowymi.

Karty projektowe, raporty czasu pracy i dane z systemów ERP mogą wspierać dokumentowanie rozliczenia, ale nie są ustawowo wymagane w każdym przypadku. Prowadzona ewidencja powinna umożliwiać przygotowanie prawidłowego zeznania i odtworzenie sposobu ustalenia kwalifikowanego dochodu.

Jeżeli podatnik wykorzystuje jedno albo kilka kwalifikowanych IP w danym produkcie lub usłudze, a wyodrębnienie dochodu dla każdego prawa nie jest możliwe, ewidencja może pozwalać na ustalenie kwalifikowanego dochodu w odniesieniu do produktu, usługi albo ich grupy. Nadal musi jednak umożliwiać prawidłowe ustalenie przychodów, kosztów, dochodu oraz wskaźnika nexus.

IP Box w branży maszynowej – kiedy może znaleźć zastosowanie?

IP Box może znaleźć zastosowanie również poza sektorem IT. W przedsiębiorstwach projektujących maszyny i urządzenia kwalifikowanym IP może być m.in. patent, prawo ochronne na wzór użytkowy, prawo z rejestracji wzoru przemysłowego albo autorskie prawo do programu komputerowego sterującego urządzeniem.

Warunkiem nie jest jednak samo prowadzenie zaawansowanego projektu ani złożenie zgłoszenia. Podatnik musi wykazać, że dane prawo zostało wytworzone, rozwinięte lub ulepszone w ramach prowadzonej przez niego działalności B+R oraz że osiąga z niego kwalifikowany dochód.

Jeżeli kwalifikowane IP jest uwzględnione w cenie sprzedawanej maszyny, konieczne jest ustalenie części dochodu generowanej przez to prawo. Dochód ten powinien zostać określony zgodnie z zasadą ceny rynkowej, z wykorzystaniem metody odpowiadającej funkcjom pełnionym przez IP, ponoszonym ryzykom oraz jego rzeczywistemu wpływowi na wartość produktu. Nie cała marża ze sprzedaży urządzenia podlega automatycznie stawce 5%.

Przykład ma charakter uproszczony. W praktyce konieczna jest odrębna weryfikacja wysokości kosztów kwalifikowanych, ich związku z konkretnym IP, limitu odliczenia oraz sposobu ustalenia dochodu uwzględnionego w cenie produktu.

Co powinien obejmować audyt B+R i IP Box?

Prawidłowe połączenie obu preferencji wymaga zestawienia perspektywy podatkowej, prawnej, księgowej i technicznej. Audyt może zostać przeprowadzony w pięciu etapach, obejmujących analizę działalności B+R, kosztów, kwalifikowanych praw własności intelektualnej, źródeł dochodu oraz prowadzonej ewidencji.

Krok 1. Analiza działalności i projektów

Rozmowy z osobami odpowiedzialnymi za rozwój produktów, technologię, oprogramowanie i finanse oraz analiza przebiegu projektów pod kątem przesłanek działalności B+R.

Krok 2. Weryfikacja kosztów B+R

Identyfikacja kosztów mieszczących się w katalogu ustawowym, weryfikacja sposobu ustalenia zaangażowania personelu oraz uzgodnienie kalkulacji z dokumentacją księgową.

Krok 3. Identyfikacja kwalifikowanych IP

Ustalenie, czy efektem prac są prawa wymienione w art. 24d ust. 2 ustawy o CIT, czy podlegają właściwej ochronie prawnej oraz czy zostały wytworzone, rozwinięte lub ulepszone w ramach działalności B+R prowadzonej przez podatnika.

Krok 4. Analiza dochodu i wskaźnika nexus

Ustalenie źródeł dochodu z poszczególnych praw, sposobu przypisania przychodów i kosztów oraz kwalifikacji wydatków do właściwych elementów wskaźnika nexus.

Krok 5. Ocena ewidencji i rekomendacje

Sprawdzenie, czy dane pozwalają wyodrębnić kwalifikowane IP, dochód i koszty, oraz przygotowanie rekomendacji dotyczących ewidencji, dokumentacji i rozliczenia rocznego.

Łączenie ulgi B+R i IP Box jest możliwe, ale wymaga odrębnej oceny warunków każdej preferencji. Samo prowadzenie działalności B+R nie oznacza automatycznie prawa do IP Box, a powstanie patentu lub programu komputerowego nie przesądza jeszcze o możliwości zastosowania stawki 5% do całego dochodu ze sprzedaży produktu.

Należy zwrócić uwagę na trzy elementy: identyfikacja kwalifikowanego prawa, ustalenie dochodu generowanego przez to prawo oraz prowadzenie ewidencji pozwalającej prawidłowo obliczyć wskaźnik nexus. Równolegle należy zweryfikować koszty kwalifikowane do ulgi B+R i sposób ich przypisania do działalności badawczo-rozwojowej.

Audyt może wskazać zarówno ryzyka w dotychczasowym rozliczeniu, jak i możliwość wykorzystania preferencji w szerszym zakresie. Wynikiem analizy powinny być konkretne ustalenia dotyczące projektów, praw własności intelektualnej, kosztów, dochodu oraz wymaganej ewidencji.

Jeżeli Państwa firma prowadzi działalność B+R i komercjalizuje patenty, wzory użytkowe, wzory przemysłowe lub autorskie oprogramowanie, warto zweryfikować warunki jednoczesnego zastosowania ulgi B+R i IP Box. Analiza powinna obejmować rodzaj praw, model ich komercjalizacji, sposób ustalania dochodu oraz prowadzoną ewidencję.