Terminy w cenach transferowych – czy warto czekać?

Rozliczenia z podmiotami powiązanymi, chociaż na pierwszy rzut oka mogą wydawać się jedynie formalnością, stanowią jeden z najistotniejszych obszarów ryzyka podatkowego dla przedsiębiorców. Wraz z upływem czasu, co roku przedsiębiorcy zobowiązani są do spełniania wymogów sprawozdawczych z zakresu cen transferowych. Kalendarz podatnika staje się wówczas pełen terminów, których przekroczenie może prowadzić do dotkliwych sankcji. Z tego powodu pojawia się pytanie – Ceny transferowe – kiedy? Czy opóźnianie realizacji obowiązków związanych z cenami transferowymi jest bezpieczne, czy może lepiej zająć się nimi od razu? W tym artykule przedstawimy, dlaczego warto przestrzegać terminów i nie czekać z dokumentowaniem cen transferowych do ostatniej chwili.

Terminy, których nie warto ignorować

Podstawą prawną obowiązków sprawozdawczych w zakresie cen transferowych są przepisy ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawa o CIT). Ustawa ta reguluje m.in. obowiązek przygotowania dokumentacji lokalnej (local file), informacji o cenach transferowych (TPR-C lub TPR-P), a także dokumentacji grupowej (master file) i raportowania CBC-R. Należy pamiętać, że nieprzestrzeganie terminów może prowadzić do poważnych konsekwencji, dlatego warto być świadomym kluczowych dat w kalendarzu podatkowym.

Dla podatników, których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, kluczowe terminy na rok 2025 są następujące:

• 31 marca 2025 r. – termin złożenia formularza CBC-P (powiadomienia o podmiocie raportującym dla potrzeb Country-by-Country Reporting),
• 31 października 2025 r. – termin na sporządzenie lokalnej dokumentacji cen transferowych (local file),
• 1 grudnia 2025 r. – termin na złożenie informacji TPR (w związku z przesunięciem daty z niedzieli),
• 31 grudnia 2025 r. – termin przygotowania dokumentacji grupowej (master file) oraz złożenia raportu CBC-R.

Choć te daty mogą wydawać się odległe, warto pamiętać, że obowiązki związane z dokumentowaniem cen transferowych to nie tylko formalność. Odpowiednie przygotowanie dokumentów może zająć nawet kilka miesięcy, szczególnie w przypadku większych grup kapitałowych, dlatego nie warto czekać na ostatnią chwilę.

Ceny transferowe to nie tylko lokalny obowiązek

Ceny transferowe coraz częściej stanowią centrum zainteresowania nie tylko krajowych organów podatkowych, ale również instytucji międzynarodowych. Zgodnie z wytycznymi OECD, transparentność rozliczeń wewnątrzgrupowych ma kluczowe znaczenie dla przeciwdziałania erozji podstawy opodatkowania oraz przenoszenia zysków do krajów o korzystniejszych warunkach podatkowych. Z tego powodu w Polsce, jak i na całym świecie, wymogi dokumentacyjne są coraz bardziej rygorystyczne.

Zobacz więcej: Ceny transferowe – doradztwo, analiza i dokumentacja cen transferowych

Lokalna dokumentacja cen transferowych musi uwzględniać następujące elementy:

• Analizę funkcjonalną stron transakcji – czyli dokładne określenie roli poszczególnych stron transakcji w łańcuchu wartości,
• Analizę porównawczą lub zgodności – w celu ustalenia, czy ceny transferowe są zgodne z rynkowymi,
• Uzasadnienie metody kalkulacji ceny – szczegółowe wyjaśnienie zastosowanej metody ustalania ceny transferowej.

Brak odpowiedniego przygotowania dokumentacji może skutkować określeniem dochodu podatkowego w innej wysokości niż wykazany przez podatnika oraz nałożeniem dodatkowego zobowiązania podatkowego, które może wynieść od 10% do 30% różnicy.

Przewodnik po cenach transferowych w 2025 roku.

Wszystko, co musisz wiedzieć o metodach, obowiązkach, dokumentacji i odpowiedzialności.

Co znajdziesz w środku?

• Definicje i podstawowe pojęcia cen transferowych
• Aktualne regulacje prawne w Polsce
• Metody weryfikacji cen transferowych
• Wymagania dokumentacyjne i porady jak przygotować się do kontroli

Dla kogo jest ten przewodnik?

• Idealny dla CFO, księgowych, audytorów oraz właścicieli firm, którzy chcą zrozumieć zasady działania cen transferowych

Dlaczego warto zacząć przygotowania zawczasu?

Z perspektywy doradczej odpowiedź na pytanie, czy warto czekać, jest jednoznaczna – nie warto. Istnieje kilka kluczowych powodów, dla których odkładanie obowiązków związanych z cenami transferowymi na ostatnią chwilę wiąże się z istotnym ryzykiem:

1. Aktualizacja danych księgowych i potwierdzeń

Wiele transakcji, zwłaszcza finansowych i usługowych, wymaga aktualizacji danych księgowych. Dane za dany rok podatkowy są często dostępne dopiero po jego zakończeniu, co może opóźnić proces przygotowania dokumentacji. Im później zaczniemy pracować nad dokumentacją, tym większe ryzyko, że dane będą niepełne lub nieaktualne.

2. Sporządzenie analizy porównawczej

Przygotowanie analizy benchmarkingowej, której celem jest porównanie cen transferowych z cenami rynkowymi, to czasochłonny proces. Selekcja odpowiednich podmiotów porównawczych, weryfikacja dostępnych danych oraz ich uzasadnienie wymaga czasu i precyzyjnego podejścia. Próba przyspieszenia tego procesu może skutkować błędami, które mogą narazić firmę na kary.

3. Niespójności między dokumentacją a formularzem TPR

Dokumentacja local file powinna być spójna z informacją zawartą w formularzu TPR. Zdarza się, że formularz TPR ujawnia dane, które są niekompatybilne z treścią dokumentacji, co może prowadzić do problemów w przypadku kontroli. Im później rozpoczniemy przygotowania, tym trudniej będzie skorygować takie niespójności.

4. Ryzyko personalne i organizacyjne

Zbieranie danych od zagranicznych podmiotów powiązanych może wiązać się z opóźnieniami. Wymaga to nie tylko komunikacji z partnerami zagranicznymi, ale również potwierdzenia danych i dostosowania ich do wymogów dokumentacji. Czekanie na ostatnią chwilę może skutkować brakiem odpowiednich informacji i niemożnością ich zebrania na czas.

Podejście organów podatkowych do opóźnień

Należy pamiętać, że organy podatkowe nie będą skłonne do pobłażliwości w przypadku opóźnienia z dokumentowaniem cen transferowych. Pomimo że przepisy ustawy o CIT dopuszczają możliwość korekty TPR i dokumentacji (np. w przypadku istotnej zmiany danych), nie zwalnia to podatnika z odpowiedzialności za niedochowanie terminu. W skrajnych przypadkach organy mogą uznać, że dokumentacja została sporządzona nierzetelnie, co może skutkować nałożeniem sankcji przewidzianych w art. 56c Kodeksu karnego skarbowego. Mogą one przyjąć postać grzywny w wysokości do 720 stawek dziennych, co może wynieść aż 44 792 640 PLN.

Planowanie jako klucz do bezpieczeństwa

Doświadczenia z poprzednich lat pokazują, że najlepszą praktyką jest traktowanie obowiązków związanych z cenami transferowymi jako procesu trwającego przez cały rok. Planowanie i odpowiednie przygotowanie na wczesnym etapie daje możliwość uniknięcia błędów i pozwala zachować spójność dokumentacji. Już w pierwszym kwartale roku warto:

• Zidentyfikować transakcje kontrolowane, które będą wymagały dokumentacji,
• Zweryfikować progi dokumentacyjne, aby wiedzieć, które transakcje muszą zostać udokumentowane,
• Zabezpieczyć źródła danych, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych, w celu ich późniejszego wykorzystania w analizach porównawczych.

Zobacz więcej: Ceny transferowe – doradztwo, analiza i dokumentacja cen transferowych

Dla wielu przedsiębiorców najkorzystniejszym rozwiązaniem jest nawiązanie stałej współpracy z kancelarią specjalistów, którzy będą mogli zapewnić kompleksowe wsparcie w obszarze cen transferowych. Dzięki temu, przedsiębiorcy mogą być pewni, że wszystkie obowiązki zostaną zrealizowane zgodnie z przepisami.

Podsumowanie

Obowiązki sprawozdawcze z zakresu cen transferowych nie powinny być odkładane na ostatnią chwilę. Chociaż ustawowe terminy mogą wydawać się odległe, ich bezpieczna realizacja wymaga odpowiedniego planowania i wcześniejszego przygotowania. Wczesne rozpoczęcie prac pozwala uniknąć błędów, zapewnia spójność dokumentów i ogranicza ryzyko sankcji. W przypadku wątpliwości lub trudności w realizacji obowiązków warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia doświadczonych konsultantów, którzy pomogą w realizacji wszystkich wymogów zgodnie z przepisami.

Masz pytanie? Porozmawiajmy