Nowy projekt ustawy o transparentności wynagrodzeń – jakie zmiany czekają pracodawców

29 kwietnia 2026 r. opublikowano najnowszy projekt ustawy implementującej dyrektywę 2023/970 – ustawę o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości.

Miałam okazję zapoznać się z wprowadzonymi do projektu poprawkami. Osobiście uważam, po pierwszej lekturze, że widać światełko w tunelu.

Przepisy są zrozumiałe, mamy wyznaczone drogowskazy działania. Lektura projektu wprowadziła mnie w pozytywny nastrój. Ładnie zostało opisane co pracodawca ma zrobić, żeby było dobrze. Taka prosta droga.

Rzeczywistość okaże się na pewno bardziej skomplikowana, ponieważ dojdzie nam element ludzki, rozmowy o wynagrodzeniach nigdy do najprzyjemniejszych nie należały. Nie jestem jednak zwolennikiem straszenia. Mamy wyznaczone ramy działania i to jest duży plus. Z mojej strony opisze najważniejsze w mojej ocenie na dzisiaj zmiany wprowadzone do projektu w niniejszym artykule. Projekt jest obszerny – analizujemy go dalej i kolejne zmiany omówimy w następnych artykułach.

Co ustawa reguluje – i dlaczego kolejność ma znaczenie

Ustawa określa osiem obszarów: zasady oceny wartości pracy, strukturę wynagrodzeń, środki przejrzystości wynagrodzeń, sprawozdanie z luki płacowej, wspólną ocenę wynagrodzeń, monitorowanie zasady równego wynagradzania, zadania organów oraz środki ochrony prawnej.

W mojej ocenie przejście do każdego następnego kroku jest uwarunkowane tym, czy został spełniony krok poprzedni. Pracodawca, który nie ma oceny wartości pracy, nie może zbudować kategorii pracowników. Bez kategorii nie może odpowiedzieć na wniosek pracownika o dane porównawcze. Bez danych porównawczych nie może sporządzić sprawozdania z luki płacowej. A bez sprawozdania – nie może przeprowadzić wspólnej oceny wynagrodzeń.

To było jednak wiadome od początku – pracodawca musi stworzyć system, który może na początku nie będzie idealny, ale musi być.

Od czego pracodawca musi zacząć – ocena wartości pracy

Pojawiła się w projekcie rzecz nowa. Pracodawca nie musi mieć wyodrębnionych stanowisk, aby przeprowadzić wartościowanie. Projekt daje tu elastyczność: jeżeli pracodawca nie wyodrębnił stanowisk w strukturze organizacyjnej, ocenia wartość rodzaju pracy. Moim zdaniem to ukłon w stronę mniejszych firm i tych o płaskiej strukturze – nie trzeba budować rozbudowanej hierarchii stanowisk, wystarczy ocenić, czym się różnią od siebie grupy pracowników wykonujących inne rodzaje pracy.

Uważam też, że jest to pewna forma ratunku dla tych, którzy o wartościowaniu usłyszą dostając pozew o dyskryminację albo pytanie od PIP, gdzie mają strukturę. Łatwiej zwartościować jeden rodzaj pracy ad hoc niż tworzyć od razu całą strukturę.

Ocenie służą kryteria z art. 18^3c § 3 Kodeksu pracy – obiektywne i neutralne pod względem płci. Projekt wprost wskazuje, że należy uwzględnić umiejętności miękkie, o ile są wymagane dla danego stanowiska lub rodzaju pracy. Co istotne: te same kryteria muszą być stosowane do wszystkich stanowisk. Nie można mierzyć różnych grup różnymi miarami. Nie jest dla mnie zrozumiałe, dlaczego ustawodawca nie użył wprost kryteriów opisanych w dyrektywie unijnej. Moim zdaniem będzie to pole do ewentualnego zgłaszania uwag do procedowanych zmian.

Jaka jest rola związków zawodowych?

To pytanie, na które wielu czekało – co ze związkami, co, jeżeli powiedzą nie. Tu projekt wprowadza precyzyjny podział:

Kryteria oceny wartości pracy pracodawca uzgadnia ze związkami. Jeśli porozumienia nie ma w ciągu 30 dni – pracodawca stosuje kryteria obowiązkowe samodzielnie i może stosować podkryteria. Związki nie mają prawa weta. Uważam, że to rozsądne rozwiązanie – związki nie biorą odpowiedzialności za sabotowanie procesu wartościowania stanowisk pracy.

Wartość pracy dla każdego stanowiska pracodawca ocenia samodzielnie. Związki są tylko informowane o wynikach – w ciągu 7 dni od przeprowadzenia oceny. Natomiast już klasyfikację stanowisk i ustalenie kategorii pracowników pracodawca przeprowadza w konsultacji ze związkami. Mamy tutaj dobrze rozbitą strukturę działania pracodawcy ze związkami, w taki sposób, że każdy wie, co ma robić.

Projektodawca nie zdecydował się na wprowadzenie udziału przedstawicieli pracowników w sytuacji, gdy związków zawodowych w organizacji brakuje. Uważam, że jest to błąd. Strona społeczna powinna zostać zaangażowana w ten proces od samego początku – na pewno ucięłoby to nieporozumienia, które mogą wyniknąć z wprowadzenia struktur wynagrodzeń bez przedyskutowania tematu ze stroną społeczną.

Struktura wynagrodzeń – czym naprawdę jest i czego od niej oczekuje ustawa

Struktura wynagrodzeń w rozumieniu ustawy to nie jest dokument. To uporządkowane zakresy wynagrodzeń dla poszczególnych stanowisk lub rodzajów pracy, wynikające z oceny wartości pracy i uwzględniające czynniki uzasadniające różnice w wynagrodzeniach, w tym czynniki wzrostu.

Ustawa stawia jedno kluczowe wymaganie: struktura ma umożliwiać analizę, czy pracownicy znajdują się w porównywalnej sytuacji. Sąd lub inspektor pracy nie będzie pytał „czy masz siatkę płac” – będzie pytał „czy na podstawie tej siatki można sprawdzić, czy kobieta i mężczyzna w tej samej kategorii są tak samo wynagradzani”. To zupełnie inne pytanie. I znacznie trudniejsze do odpowiedzi bez dobrej dokumentacji.

Ustawa wymienia wprost czynniki wpływające na wzrost wynagrodzenia: rozwój umiejętności, indywidualne osiągnięcia, staż pracy. Jeśli pracodawca stosuje inne czynniki – musi je uzasadnić i udokumentować. Uznaniowość bez dokumentacji to po 7 czerwca 2026 r. gotowy materiał na zarzut dyskryminacji.

Przejrzystość wynagrodzeń — co pracodawca musi ujawnić i komu

Nie każdy pracodawca musi mieć gotowy dokument zawierający zasady progresji wynagrodzeń. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników mają obowiązek zapewnić dostęp do informacji o czynnikach wzrostu wynagrodzeń z automatu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. To jest kolejny dokument, który w organizacji zatrudniającej powyżej 50 pracowników musi się znajdować i z którym należy zapoznać pracowników. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników udostępniają te informacje dopiero na wniosek pracownika – w terminie 30 dni. Ja bym rekomendowała jednak, z uwagi na krótki termin, aby i taki dokument znajdował się w szafie HR – zanim pracownik zapyta.

Benefity to temat, który na szczęście został w jakiś sposób rozwiązany, ponieważ narosło wokół niego sporo nieporozumień. Niestety został rozwiązany tylko częściowo. Poziom wynagrodzenia to roczne wynagrodzenie brutto oparte na rzeczywistym wynagrodzeniu. Wyłączone są świadczenia dostępne dla wszystkich pracowników bez żadnych warunków – np. karta sportowa dla całej załogi. Wchodzą natomiast premie, składniki uzależnione od stanowiska, kafeterie z progami dostępu. Firmy z rozbudowanymi pakietami benefitów powinny bardzo dokładnie przeanalizować, co wlicza się do podstawy obliczania luki -zanim wyliczą wskaźniki. I tutaj myślę, że pojawi się najwięcej wątpliwości. Czy jeżeli udzielamy benefitów dopiero od trzeciego miesiąca, ale wszystkim pracownikom – to należy je wliczać do poziomów wynagrodzeń czy już nie. Moim zdaniem tak, ponieważ mamy tu wykluczenie z uwagi na staż pracy.

Sprawozdanie z luki płacowej – kto musi i kiedy

Obowiązek raportowania dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników – przeliczanych na roczne jednostki robocze. Termin: 31 marca każdego roku. Częstotliwość: co trzy lata dla pracodawców zatrudniających 100–249 pracowników, corocznie dla pracodawców zatrudniających co najmniej 250 pracowników. Pracodawcy poniżej 100 pracowników mogą sporządzać sprawozdanie dobrowolnie.

Sprawozdanie podpisuje osoba lub organ zarządzający – zarząd bierze personalną odpowiedzialność za rzetelność danych. Jeśli u pracodawcy działają związki zawodowe, sprawozdanie wymaga uprzedniej konsultacji z nimi, trwającej nie dłużej niż 14 dni. Podpisanie sprawozdania bez tej konsultacji to naruszenie – z grzywną w tle.

Sprawozdanie trafia do organu monitorującego elektronicznie, przez narzędzie informatyczne prowadzone przez Prezesa GUS. Pracodawca może (ale nie musi) dołączyć wyjaśnienia dotyczące różnic w wynagrodzeniach. Zachęcam do korzystania z tej możliwości. Wyjaśnienie luki zanim ktoś zacznie pytać to znacznie lepsza pozycja niż tłumaczenie się po fakcie.

Wspólna ocena wynagrodzeń – kiedy i co to oznacza w praktyce

Wspólna ocena wynagrodzeń pojawia się w momencie, gdy ze sprawozdania wynika luka w którejkolwiek kategorii pracowników wynosząca co najmniej 5%, pracodawca nie uzasadnił jej obiektywnymi kryteriami i do 30 września nie podjął skutecznych działań zaradczych. Jest przeprowadzana w konsultacji ze związkami zawodowymi, do 30 listopada roku, w którym przekazano sprawozdanie.

Na wdrożenie środków wynikających ze wspólnej oceny pracodawca ma 10 miesięcy. I tu pojawia się pytanie, na które ustawa nie odpowiada: skąd wziąć na to pieniądze. 10 miesięcy na skuteczne działania zaradcze oznacza w praktyce albo podwyżki dla grupy wynagradzanej niżej – jeśli budżet pozwala – albo obniżenie wynagrodzeń grupy wynagradzanej wyżej, co jest prawnie problematyczne i w praktyce niemal niemożliwe do przeprowadzenia bez zgody pracowników. Ustawa nakłada obowiązek, ale nie daje żadnego narzędzia finansowego do jego realizacji. To milczenie projektu będzie bolało.

Odwrócony ciężar dowodu – największa zmiana, o której mało się mówi

Dziś pracownik, który zarzuca pracodawcy dyskryminację płacową, musi ją uprawdopodobnić. Po wejściu ustawy w życie – wystarczy, że pracodawca naruszył obowiązki z zakresu przejrzystości wynagrodzeń. W takiej sytuacji to pracodawca musi udowodnić, że kierował się obiektywnymi powodami – nawet jeśli pracownik nie wykazał żadnej dyskryminacji.

Jedyny wyjątek: pracodawca może uwolnić się od tej reguły, jeśli udowodni, że naruszenie było w oczywisty sposób niezamierzone i marginalne. W praktyce – wysoka poprzeczka.

I tu pojawia się kwestia, którą każdy zarząd powinien przemyśleć przed podpisaniem sprawozdania. Jeżeli sprawozdanie wykazuje lukę nieuzasadnioną obiektywnymi kryteriami, pracodawca sam dostarcza dowód dyskryminacji – podpisany, potwierdzony i przekazany do organu monitorującego. Połączone z odwróconym ciężarem dowodu daje to pracownikowi bardzo silną pozycję procesową od pierwszego dnia, bez potrzeby prowadzenia jakiegokolwiek postępowania dowodowego. Mówiąc wprost: jeżeli luka istnieje i jest nieuzasadniona, pracownik nie musi czekać na wynik żadnego postępowania – może od razu skierować sprawę do sądu.

Osobno warto zwrócić uwagę na kwestię grup kapitałowych. Jeżeli warunki wynagradzania są ustalane wspólnie dla kilku podmiotów, np. w ramach grupy kapitałowej, przez centralę, na mocy układu zbiorowego obejmującego więcej niż jednego pracodawcę – pracownicy tych podmiotów są wzajemnie porównywalni dla celów roszczenia o równe wynagrodzenie. Ustawa nazywa to „jednym źródłem”. Pracownik spółki córki może porównać swoje wynagrodzenie z pracownikiem spółki matki albo innej spółki z grupy  i na tej podstawie złożyć pozew. Spójność polityki wynagradzania w całej grupie przestaje być kwestią wizerunkową. Staje się kwestią prawną.

Sankcje – co grozi za naruszenie

Kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu narusza obowiązki wynikające z ustawy – podlega karze grzywny od 2 000 do 60 000 zł. Katalog naruszeń jest szeroki: brak oceny wartości pracy, brak kategorii pracowników, brak dostępu do informacji o czynnikach wynagrodzeń, brak odpowiedzi na wniosek pracownika, naruszenie obowiązków sprawozdawczych, naruszenie obowiązków związanych ze wspólną oceną wynagrodzeń.

Dyskryminacja krzyżowa – czyli dyskryminacja ze względu na płeć w połączeniu z inną przesłanką, np. wiekiem lub niepełnosprawnością jest traktowana jako okoliczność obciążająca.

Inspektor pracy zyskuje uprawnienie do wytaczania powództw cywilnych na rzecz pracowników. Pracodawca może stanąć naprzeciw inspektora nie tylko w postępowaniu wykroczeniowym, ale i w sądzie pracy. To istotna zmiana jakościowa w aparacie egzekwowania.

Podsumowanie – co zrobić teraz

Projekt potwierdza to, o czym piszemy od miesięcy: wartościowanie stanowisk i kategorie pracowników to warunek konieczny całego systemu. Bez tego nie można odpowiedzieć na wniosek pracownika, nie można sporządzić sprawozdania, nie można przeprowadzić wspólnej oceny. Każdy kolejny obowiązek zakłada, że poprzedni został wykonany.