Procedura antymobbingowa 2026 – co powinna zawierać i jak ją wdrożyć?

Od 5 listopada 2026 r. każdy pracodawca będzie musiał systematycznie przeciwdziałać mobbingowi. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 10 pracowników będą dodatkowo zobowiązani do formalnego ustalenia reguł, procedur oraz częstotliwości działań dotyczących m.in. przeciwdziałania mobbingowi. Na dostosowanie regulacji wewnętrznych przewidziano 6 miesięcy – do 5 maja 2027 r.

Sama procedura nie powinna jednak sprowadzać się do wpisania do regulaminu zakazu mobbingu. Nowe przepisy wymagają systematycznego działania obejmującego prewencję, wykrywanie mobbingu, właściwe reagowanie, działania naprawcze oraz wsparcie osób dotkniętych mobbingiem.

Stan prawny: 16 września 2026 r.

Czy procedura antymobbingowa będzie obowiązkowa od 5 listopada 2026 r.?

Każdy pracodawca będzie miał obowiązek systematycznie przeciwdziałać mobbingowi, ale dodatkowy obowiązek formalnego określenia reguł, procedur i częstotliwości działań obejmie pracodawców zatrudniających co najmniej 10 pracowników.

To rozróżnienie jest istotne. Próg 10 pracowników nie oznacza, że mniejszy pracodawca może nie podejmować żadnych działań. Art. 94³ § 1 Kodeksu pracy w nowym brzmieniu będzie wymagał od każdego pracodawcy systematycznego przeciwdziałania mobbingowi poprzez działania prewencyjne, wykrywanie nieprawidłowości, reagowanie na nie oraz działania naprawcze i wsparcie.

W firmach zatrudniających co najmniej 10 pracowników przepisy idą krok dalej. Reguły, procedury oraz częstotliwość działań trzeba będzie formalnie ustalić, jeśli nie zostały już określone w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy.

Do kiedy trzeba dostosować procedury antymobbingowe?

Termin na dostosowanie regulacji wewnętrznych upływa 5 maja 2027 r. Ustawa przewiduje 6 miesięcy od dnia wejścia nowych przepisów w życie na dostosowanie regulaminu pracy albo wydanie odrębnego regulaminu.

Nie oznacza to jednak, że nowe obowiązki zaczną mieć znaczenie dopiero w maju 2027 r. Nowy model systematycznego przeciwdziałania mobbingowi zacznie obowiązywać już 5 listopada 2026 r.

Z tego powodu przeglądu obecnych regulacji nie warto odkładać na ostatnie miesiące okresu przejściowego. W większych organizacjach samo uzgodnienie dokumentu, określenie osób odpowiedzialnych za zgłoszenia i przygotowanie sposobu prowadzenia postępowań może wymagać kilku etapów.

Gdzie trzeba uregulować zasady przeciwdziałania mobbingowi?

Reguły, procedury i częstotliwość działań mogą zostać określone w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Jeżeli nie zostały tam uregulowane, pracodawca zatrudniający co najmniej 10 pracowników powinien wydać odrębny regulamin.

W praktyce w firmach funkcjonują różne nazwy dokumentów: „procedura antymobbingowa”, „polityka antymobbingowa”, „wewnętrzna polityka antymobbingowa” czy „regulamin przeciwdziałania mobbingowi”. Sama nazwa nie jest najważniejsza. Znaczenie ma to, czy przyjęte regulacje rzeczywiście określają sposób zapobiegania nieprawidłowościom oraz działania podejmowane po otrzymaniu zgłoszenia.

Państwowa Inspekcja Pracy już w dotychczasowej praktyce podkreślała, że procedura powinna wskazywać m.in. sposób zgłaszania nieprawidłowości, osoby przyjmujące skargi, tryb ich rozpatrywania oraz zasady działania osób badających zgłoszenie.

Co powinna zawierać procedura antymobbingowa w 2026 r.?

Procedura antymobbingowa powinna określać cały sposób działania organizacji: od prewencji i zgłoszenia nieprawidłowości, przez postępowanie wyjaśniające, aż po dokumentowanie ustaleń i działania podejmowane po zakończeniu sprawy.

Nowa ustawa nie daje jednego gotowego wzoru dokumentu. Określa natomiast zakres odpowiedzialności pracodawcy: systematyczna prewencja, wykrywanie mobbingu, właściwa reakcja, działania naprawcze i wsparcie osób dotkniętych mobbingiem.

W praktyce przy przeglądzie procedury warto sprawdzić przede wszystkim następujące elementy:

1. Cel i zakres procedury. Dokument powinien jasno wskazywać, jakie sytuacje reguluje, kogo obejmuje i kto odpowiada za jego stosowanie.
2. Aktualne definicje. Od 5 listopada mobbing będzie oznaczał zachowania polegające na uporczywym nękaniu pracownika, czyli nękaniu powtarzalnym, nawracającym lub stałym. Zachowanie incydentalne nie będzie mobbingiem, choć może stanowić inne naruszenie praw pracownika.
3. Sposób zgłaszania nieprawidłowości. Pracownik powinien wiedzieć, gdzie i komu może zgłosić zachowanie oraz w jakiej formie może to zrobić. Procedura powinna uwzględniać również sytuację, w której zgłoszenie dotyczy osoby zwykle przyjmującej skargi, np. przełożonego lub przedstawiciela HR.
4. Osoby odpowiedzialne za wyjaśnienie sprawy. Trzeba określić, kto prowadzi postępowanie i jak zapobiega się konfliktowi interesów. W zależności od organizacji może być to komisja, wyznaczony zespół albo osoby zewnętrzne.
5. Przebieg postępowania wyjaśniającego. Procedura powinna wskazywać sposób kontaktu ze stronami, zbierania informacji i dowodów, dokumentowania ustaleń oraz zakończenia sprawy.
6. Poufność i dostęp do informacji. Należy ustalić, kto ma dostęp do zgłoszenia i dokumentacji postępowania oraz w jaki sposób chronione są informacje dotyczące uczestników sprawy.
7. Działania po zakończeniu postępowania. Procedura powinna odpowiadać również na pytanie, co dzieje się po ustaleniu faktów – zarówno wtedy, gdy zarzut mobbingu się potwierdzi, jak i wtedy, gdy ujawniony problem nie spełnia definicji mobbingu, ale wymaga interwencji organizacyjnej.
8. Prewencja i okresowa weryfikacja systemu. Nowe przepisy wymagają systematycznego działania, dlatego regulacja powinna określać również częstotliwość działań prewencyjnych i sposób sprawdzania, czy przyjęte rozwiązania rzeczywiście funkcjonują.

Czy procedura powinna przewidywać anonimowe zgłoszenia mobbingu?

Przepisy nie nakazują wprowadzenia anonimowego kanału zgłoszeń dotyczących mobbingu. Pracodawca może jednak zdecydować, że jego procedura będzie dopuszczała również takie zgłoszenia.

Takie rozwiązanie może ułatwić przekazanie informacji osobie, która obawia się konsekwencji ujawnienia swojej tożsamości. Z drugiej strony anonimowe zgłoszenie może ograniczać możliwość wyjaśnienia niektórych okoliczności lub zadania zgłaszającemu dodatkowych pytań.

Dlatego procedura powinna przede wszystkim jasno wskazywać, czy zgłoszenia anonimowe są przyjmowane i jak są dalej weryfikowane. Już w dotychczasowych materiałach PIP wskazywano możliwość dopuszczenia anonimowych skarg jako rozwiązanie fakultatywne.

Kto powinien przyjmować zgłoszenia o mobbingu?

Kanał zgłoszeń powinien być dostępny i zaprojektowany tak, aby pracownik miał realną możliwość zgłoszenia sprawy również wtedy, gdy zarzut dotyczy jego bezpośredniego przełożonego albo osoby odpowiedzialnej za standardową ścieżkę zgłoszeń.

W większej organizacji wskazanie wyłącznie przełożonego albo wyłącznie działu HR może być niewystarczające. Procedura powinna przewidywać alternatywną ścieżkę na wypadek konfliktu interesów.

Znaczenie ma nie tylko samo wskazanie adresu e-mail czy formularza. Trzeba również ustalić, kto po otrzymaniu zgłoszenia podejmuje pierwsze działania, komu przekazuje sprawę i kto decyduje o sposobie jej dalszego wyjaśniania.

Czy trzeba powołać komisję antymobbingową?

Nowe przepisy nie ustanawiają ogólnego obowiązku powoływania stałej komisji antymobbingowej w każdej firmie. Pracodawca powinien jednak zapewnić skuteczny i bezstronny mechanizm wyjaśniania zgłoszeń.

Komisja jest jednym z możliwych rozwiązań, szczególnie w większych organizacjach. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na taki model, procedura powinna określać sposób powoływania jej członków, ich kompetencje, zasady wyłączenia w przypadku konfliktu interesów oraz sposób dokumentowania pracy.

W niektórych sprawach zasadne może być również włączenie eksperta zewnętrznego, zwłaszcza gdy zgłoszenie dotyczy członka kadry zarządzającej albo osób bezpośrednio związanych z działem prowadzącym standardowo takie postępowania.

Jak powinno wyglądać postępowanie po zgłoszeniu mobbingu?

Procedura powinna pozwalać rozpocząć wyjaśnianie sprawy bez zbędnej zwłoki i określać kolejne etapy postępowania. Pracownik zgłaszający problem powinien wiedzieć, co stanie się po przesłaniu zgłoszenia, a osoby prowadzące sprawę – jakie czynności należą do ich obowiązków.

W praktyce potrzebne jest ustalenie zasad wysłuchania zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz świadków, a także sposobu analizy dokumentów i innych dostępnych informacji.

Warto również określić sposób zakończenia postępowania i przekazania ustaleń osobom uprawnionym. Procedura nie powinna pozostawiać wątpliwości, kto podejmuje decyzję o ewentualnych działaniach naprawczych lub organizacyjnych.

Czy sama procedura wystarczy, aby pracodawca spełnił nowe obowiązki?

Nie. Samo przyjęcie dokumentu nie wyczerpuje obowiązku systematycznego przeciwdziałania mobbingowi. Od 5 listopada 2026 r. Kodeks pracy będzie wprost wymagał również działań prewencyjnych, wykrywania nieprawidłowości, właściwego reagowania, działań naprawczych oraz wsparcia osób dotkniętych mobbingiem.

Procedura, z której pracownicy nie wiedzą, jak skorzystać, albo której managerowie nie potrafią zastosować po otrzymaniu zgłoszenia, nie rozwiązuje problemu organizacyjnego.

Dlatego przy wdrożeniu warto zweryfikować nie tylko dokumentację, ale również praktykę działania HR, kadry zarządzającej i osób, które mają przyjmować lub wyjaśniać zgłoszenia.

Nie oznacza to natomiast, że ustawa nakazuje każdemu pracodawcy prowadzenie szkoleń w określonych odstępach, np. raz w roku. Przepisy wymagają systematycznego działania, a jego konkretny model powinien odpowiadać organizacji i występującym w niej ryzykom.

Jak wdrożyć procedurę antymobbingową w firmie?

Wdrożenie warto rozpocząć od audytu tego, jak firma reaguje na niepożądane zachowania już dziś. Dopiero na tej podstawie można ocenić, czy potrzebna jest aktualizacja istniejącej procedury, zmiana regulaminu pracy czy przygotowanie odrębnego regulaminu.

W praktyce pierwszym krokiem powinno być zestawienie obecnych dokumentów z rzeczywistym sposobem przyjmowania i prowadzenia zgłoszeń. Jeżeli regulamin wskazuje komisję, która faktycznie nie funkcjonuje, albo kanał kontaktu, którego nikt nie monitoruje, sama poprawność dokumentu nie wystarczy.

Następnie trzeba określić odpowiedzialność poszczególnych osób, ścieżkę eskalacji zgłoszeń i sposób dokumentowania działań. Dopiero później warto finalizować dokumentację i przeprowadzać formalne uzgodnienia.

Czy regulamin antymobbingowy trzeba uzgodnić z pracownikami?

Odrębny regulamin wydawany na podstawie nowego art. 94³a wymaga uzgodnienia ze związkami zawodowymi, a jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe – z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w przyjętym u pracodawcy trybie.

Jeżeli u pracodawcy działa kilka organizacji związkowych, ustawa określa również zasady uzgodnień z organizacjami reprezentatywnymi.

Jeżeli w ciągu 30 dni od przedstawienia projektu regulaminu nie dojdzie do uzgodnienia, pracodawca może ustalić jego treść, uwzględniając ustalenia dokonane w toku uzgodnień. Zasada ta ma odpowiednie zastosowanie również w przypadku uzgodnień z przedstawicielami pracowników.

W większych organizacjach jest to dodatkowy powód, aby procesu nie rozpoczynać tuż przed 5 maja 2027 r.

Jak sprawdzić, czy obecna procedura antymobbingowa wymaga zmiany?

Dobrym punktem wyjścia jest odpowiedź na kilka praktycznych pytań: czy procedura uwzględnia nową definicję mobbingu, czy pracownicy wiedzą, gdzie zgłaszać problem, czy istnieje alternatywna ścieżka na wypadek konfliktu interesów, czy określono sposób prowadzenia i dokumentowania postępowania oraz czy dokument wskazuje, co zrobić po jego zakończeniu.

Warto również sprawdzić, czy rozwiązania zapisane w procedurze faktycznie funkcjonują. Jeżeli regulacja została przyjęta kilka lat temu, szczególnego przeglądu wymagają zwykle role HR i managerów, kanały zgłoszeń, skład komisji oraz zasady przechowywania dokumentacji.