Czas czytania: 1 minuta
Rozwój pracy zdalnej sprawił, że granice państwowe coraz rzadziej wyznaczają miejsce wykonywania obowiązków zawodowych. Coraz częściej pracownicy zatrudnieni przez podmiot z jednego kraju stale wykonują pracę z terytorium innego państwa. Model ten określany jest jako cross-border remote work lub transgraniczna praca zdalna.
Choć z perspektywy organizacyjnej rozwiązanie to wydaje się proste, rodzi ono istotne konsekwencje prawne. Kluczowe znaczenie ma bowiem odpowiedź na pytanie: gdzie znajduje się miejsce wykonywania pracy?
Od tego zależy:
- właściwy system ubezpieczeń społecznych,
- zasady opodatkowania dochodu,
- zakres stosowania przepisów prawa pracy,
- właściwość sądów w przypadku sporów.
Miejsce wykonywania pracy – decyduje rzeczywistość, nie zapisy umowy
W przypadku pracy zdalnej transgranicznej zasadnicze znaczenie ma faktyczne miejsce świadczenia pracy, a nie:
- siedziba pracodawcy,
- lokalizacja biura,
- kraj wskazany w umowie,
- waluta wynagrodzenia.
Jeżeli pracownik stale wykonuje pracę z jednego państwa członkowskiego UE, to właśnie to państwo uznaje się – dla wielu celów prawnych – za miejsce wykonywania pracy.
Podejście to wynika z unijnych przepisów dotyczących koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz z praktyki ich stosowania w kontekście pracy zdalnej.
Ubezpieczenia społeczne – zasada miejsca wykonywania pracy
Na gruncie prawa unijnego obowiązuje zasada, zgodnie z którą osoba wykonująca pracę najemną podlega ustawodawstwu państwa, w którym praca jest wykonywana.
W modelu transgranicznej pracy zdalnej oznacza to, że jeżeli pracownik:
- stale pracuje z terytorium jednego państwa członkowskiego,
- nie wykonuje pracy fizycznie w innych krajach,
to podlega systemowi ubezpieczeń społecznych tego właśnie państwa – niezależnie od tego, gdzie znajduje się siedziba pracodawcy.
Praca w więcej niż jednym państwie
W sytuacji, gdy praca wykonywana jest w dwóch lub więcej krajach UE, stosuje się dodatkowe kryteria. Kluczowe znaczenie ma ustalenie, czy w państwie zamieszkania wykonywana jest „znaczna część pracy” – co do zasady przyjmuje się próg 25% czasu pracy lub wynagrodzenia.
Jeżeli warunek ten jest spełniony, zastosowanie znajduje ustawodawstwo państwa zamieszkania pracownika.
Obowiązki pracodawcy w zakresie składek
Zasadą jest, że obowiązek rozliczania składek na ubezpieczenia społeczne spoczywa na pracodawcy. W przypadku pracy wykonywanej z innego państwa członkowskiego może to oznaczać konieczność rejestracji pracodawcy w lokalnych instytucjach ubezpieczeniowych.
Przepisy unijne przewidują jednak możliwość, aby pracownik – na podstawie pisemnego porozumienia – przejął obowiązki płatnika składek. Warunkiem skuteczności takiego rozwiązania jest poinformowanie właściwej instytucji ubezpieczeniowej. W przeciwnym razie odpowiedzialność za składki nadal pozostaje po stronie pracodawcy.
Opodatkowanie dochodu z pracy zdalnej z zagranicy
W modelu pracy transgranicznej zasadą jest opodatkowanie dochodu w państwie, w którym praca jest fizycznie wykonywana. Oznacza to, że jeżeli pracownik stale świadczy pracę z jednego kraju, to tam powstaje obowiązek podatkowy.
W praktyce często oznacza to konieczność samodzielnego rozliczania zaliczek na podatek dochodowy przez pracownika, zwłaszcza gdy zagraniczny pracodawca nie pełni funkcji płatnika w danym państwie.
Prawo właściwe dla umowy o pracę
Strony stosunku pracy mogą dokonać wyboru prawa właściwego dla umowy. Jednak wybór ten nie może prowadzić do pozbawienia pracownika ochrony wynikającej z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa państwa, w którym praca jest wykonywana.
W praktyce oznacza to, że nawet przy wyborze prawa obcego zastosowanie znajdą lokalne regulacje dotyczące m.in.:
- czasu pracy,
- urlopów,
- zasad równego traktowania,
- szczególnych ochron przed rozwiązaniem stosunku pracy.
Praca zdalna z zagranicy to nie tylko kwestie podatków i składek — w praktyce równie ważne jest bezpieczne ułożenie zasad organizacji i rozliczania czasu pracy. Jeśli rozważasz przejście na rozliczanie „za efekt”, zobacz, czym jest zadaniowy system czasu pracy i gdzie są jego granice
Równa płaca w różnych lokalizacjach i „jedno źródło” polityki płacowej – wnioski z orzecznictwa TSUE
W praktyce pracy transgranicznej – w tym pracy zdalnej – coraz częściej pojawia się problem różnicowania warunków zatrudnienia, w szczególności wynagrodzeń, ze względu na lokalizację pracownika lub jego przypisanie do różnych jednostek organizacyjnych w ramach tej samej struktury pracodawcy lub grupy kapitałowej. W tym kontekście szczególnego znaczenia nabiera orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej dotyczące zasady równego traktowania oraz ustalania miejsca zwyczajowego wykonywania pracy.
W sprawie C-624/19 dotyczącej Tesco Stores Ltd Trybunał wskazał, że zasada równego wynagrodzenia może mieć zastosowanie także wtedy, gdy porównywani pracownicy wykonują pracę w różnych jednostkach organizacyjnych tego samego pracodawcy, o ile istnieje możliwość przypisania warunków wynagradzania do „jednego źródła” odpowiedzialnego za kształtowanie polityki płacowej. Oznacza to, że jeżeli istnieje podmiot lub jednostka, która realnie decyduje o poziomie wynagrodzeń i posiada kompetencję do usunięcia ewentualnych nierówności, porównanie sytuacji pracowników może być dopuszczalne mimo różnic organizacyjnych czy geograficznych.
Znaczenie faktycznego miejsca wykonywania pracy zostało dodatkowo podkreślone w wyroku TSUE z 11 grudnia 2025 r. w sprawie C-485/24 (Locatrans). Trybunał zwrócił uwagę, że w sytuacji, gdy w trakcie trwania stosunku pracy dochodzi do zmiany kraju wykonywania pracy, wskazanie jednego „zwyczajowego” miejsca jej świadczenia może nie być możliwe. Zmienione miejsce wykonywania pracy pozostaje jednak istotne dla oceny, czy wobec pracownika powinny znaleźć zastosowanie lokalne, ochronne przepisy prawa pracy.
W praktyce oznacza to, że nawet jeśli stosunek pracy ma charakter międzynarodowy i obejmuje więcej niż jedną jurysdykcję, faktyczna zmiana miejsca świadczenia pracy może wpływać na zakres ochrony przysługującej pracownikowi. Ocena ta wymaga uwzględnienia rzeczywistego przebiegu zatrudnienia, a nie wyłącznie formalnych postanowień umownych.
Z perspektywy cross-border remote work orzecznictwo to prowadzi do kilku istotnych wniosków:
- sam fakt wykonywania pracy z innego państwa nie powinien automatycznie wyłączać możliwości porównywania sytuacji pracowników pod kątem wynagrodzenia, zwłaszcza jeśli polityka płacowa kształtowana jest w sposób scentralizowany,
- zmiana miejsca wykonywania pracy w trakcie zatrudnienia może mieć znaczenie dla oceny zakresu ochrony wynikającej z lokalnych przepisów prawa pracy,
- różnicowanie warunków zatrudnienia wyłącznie na podstawie lokalizacji pracownika wymaga każdorazowo obiektywnego i proporcjonalnego uzasadnienia,
- kluczowe znaczenie ma analiza rzeczywistych mechanizmów decyzyjnych dotyczących wynagrodzeń i organizacji pracy, a nie tylko formalnej struktury organizacyjnej pracodawcy.
Najnowsze orzecznictwo TSUE nie eliminuje możliwości regionalnego różnicowania warunków zatrudnienia, jednak wyraźnie przesuwa punkt ciężkości na ocenę stanu faktycznego oraz ochronę pracownika w kontekście zmieniających się realiów wykonywania pracy. Dla pracodawców stosujących modele zatrudnienia transgranicznego oznacza to konieczność zachowania spójności i przejrzystości polityki płacowej oraz bieżącej weryfikacji, czy przyjęte rozwiązania pozostają zgodne z zasadą równego traktowania.
Spory pracownicze – jurysdykcja sądów
W sprawach ze stosunku pracy obowiązuje szczególny, ochronny reżim jurysdykcyjny wynikający z prawa Unii Europejskiej.
Podstawą prawną jest rozporządzenie (UE) nr 1215/2012 (Bruksela I bis). Zgodnie z ogólnymi zasadami Pracownik może wnieść powództwo przeciwko pracodawcy:
- przed sąd państwa, w którym pracodawca ma siedzibę
- przed sąd państwa, w którym pracownik zwykle wykonuje pracę
- ewentualnie przed sąd miejsca, w którym znajduje się zakład zatrudniający pracownika.
Uprawnienie to ma charakter ochronny i służy zapewnieniu pracownikowi realnego dostępu do sądu jako słabszej stronie stosunku pracy.
Postanowienia umowne nie mogą skutecznie ograniczać jurysdykcji przysługującej pracownikowi. Umowa o wybór sądu jest ważna tylko wtedy, gdy:
- została zawarta po powstaniu sporu, albo
- rozszerza możliwości wyboru sądu przez pracownika
Nie może natomiast zawężać jego uprawnień.
Podsumowanie
Transgraniczna praca zdalna wymaga każdorazowo analizy prawnej. Kluczowe znaczenie ma ustalenie faktycznego miejsca wykonywania pracy, które wpływa na:
- system ubezpieczeń społecznych,
- obowiązki podatkowe,
- stosowanie przepisów prawa pracy,
- jurysdykcję sądową.
Model cross-border remote work daje dużą elastyczność organizacyjną, jednak jego wdrożenie powinno być poprzedzone oceną ryzyk prawnych i organizacyjnych. W świetle aktualnego podejścia regulacyjnego i orzeczniczego w Unii Europejskiej coraz wyraźniej widać, że decydujące znaczenie ma rzeczywisty sposób wykonywania pracy, a nie formalne konstrukcje przyjęte przez strony stosunku pracy. To właśnie prawidłowe ustalenie miejsca wykonywania pracy stanowi punkt wyjścia do dalszych decyzji w obszarze zatrudnienia transgranicznego.
FAQ
Co w praktyce oznacza „praca zdalna z zagranicy” (cross-border remote work)?
To sytuacja, w której pracownik zatrudniony przez pracodawcę z jednego kraju wykonuje pracę zdalnie z terytorium innego państwa (często stale lub przez dłuższy czas), bez fizycznego świadczenia pracy w kraju siedziby pracodawcy.
Jak ustala się miejsce wykonywania pracy przy pracy zdalnej transgranicznej?
Decyduje rzeczywistość: faktyczne miejsce, z którego pracownik wykonuje obowiązki. Zapisy w umowie (np. wskazany kraj, waluta wynagrodzenia, siedziba pracodawcy czy lokalizacja biura) nie są rozstrzygające, jeśli nie odpowiadają stanowi faktycznemu.
Dlaczego ustalenie miejsca wykonywania pracy jest takie ważne?
Bo wpływa na to, gdzie pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym, gdzie może powstać obowiązek podatkowy, jakie przepisy prawa pracy mają zastosowanie (zwłaszcza ochronne), a także przed jakim sądem można prowadzić spór.
Jakie ubezpieczenia społeczne obowiązują, gdy pracownik stale pracuje z jednego państwa UE?
Co do zasady zastosowanie ma system ubezpieczeń społecznych państwa, w którym praca jest faktycznie wykonywana – nawet jeśli pracodawca ma siedzibę w innym kraju.
Gdzie opodatkowany jest dochód z pracy zdalnej wykonywanej z innego państwa?
W typowym modelu transgranicznym punktem wyjścia jest opodatkowanie w państwie, w którym praca jest fizycznie wykonywana. Jeśli pracownik stale pracuje z jednego kraju, to tam może powstać obowiązek podatkowy.
Jak praca zdalna z zagranicy wpływa na czas pracy i urlopy?
Jeżeli w danym przypadku zastosowanie znajdą przepisy ochronne państwa wykonywania pracy, to lokalne regulacje dotyczące czasu pracy i urlopów mogą wiązać strony nawet wtedy, gdy umowa wskazuje prawo innego kraju.
Czy można różnicować wynagrodzenia pracowników tylko dlatego, że pracują z różnych krajów?
Różnicowanie wyłącznie z powodu lokalizacji wymaga ostrożności. Może być kwestionowane, jeśli nie ma obiektywnego i proporcjonalnego uzasadnienia. Istotne jest też, czy polityka płacowa jest faktycznie kształtowana w sposób scentralizowany („jedno źródło” decyzji płacowych).
