Pilotaż skróconego czasu pracy 2025: Szczegóły programu MRPiPS dla pracodawców

Rosnące zainteresowanie jakością życia pracowników, presja na zrównoważony rozwój modeli zatrudnienia oraz coraz częstsze wypalenie zawodowe to zjawiska, które w ostatnich latach istotnie wpłynęły na debatę publiczną o czasie pracy. W odpowiedzi na te wyzwania Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ogłosiło pilotażowy program wsparcia dla pracodawców, którzy zdecydują się wdrożyć krótszy czas pracy w swojej organizacji. 

W niniejszym artykule przedstawiamy założenia programu, zasady udziału, szczegóły dotyczące dofinansowania oraz praktyczne konsekwencje prawne i organizacyjne wynikające z wdrożenia skróconego czasu pracy. 

Kontekst społeczny i gospodarczy – dlaczego skracamy czas pracy?

Polacy od lat należą do grupy narodów w Europie, które pracują najwięcej godzin w tygodniu. Choć taki stan rzeczy może w teorii sprzyjać wzrostowi produktywności, w praktyce nadmierna liczba godzin pracy często prowadzi do wypalenia zawodowego, spadku efektywności, większej rotacji pracowników i zaburzenia równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. 

Współczesny rynek pracy coraz częściej promuje elastyczne modele zatrudnienia, które uwzględniają potrzeby psychofizyczne pracowników. Pilotaż skróconego czasu pracy, zaprezentowany przez resort pracy pod koniec czerwca 2025 r., ma służyć jako eksperymentalne, ale kompleksowe narzędzie testujące nowe rozwiązania w praktyce i z udziałem realnych przedsiębiorstw. 

Założenia programu pilotażowego

Program został opracowany jako projekt wsparcia adresowany do pracodawców, którzy chcieliby przetestować alternatywne modele organizacji pracy – w szczególności oparte na skróconym czasie pracy. Co istotne, sposób organizacji skróconego czasu nie został z góry narzucony. To pracodawca decyduje, jaki model jest najlepiej dopasowany do specyfiki jego działalności. 

Zaproponowane opcje obejmują m.in.: 

• redukcję liczby dni pracy w tygodniu (np. wprowadzenie czterodniowego tygodnia pracy), 
• skrócenie dobowego wymiaru pracy (np. 6 godzin zamiast 8), 
• przyznanie dodatkowych dni urlopu wypoczynkowego, 
• wdrożenie autorskiego rozwiązania o charakterze eksperymentalnym. 

Taka elastyczność modelowa ma zachęcić do udziału w programie zarówno duże organizacje z zaawansowanymi działami HR, jak i mniejsze podmioty zainteresowane poprawą efektywności i retencji kadry. 

Kto może wziąć udział w pilotażu?

Aby zakwalifikować się do programu, pracodawcy muszą spełnić szereg wymogów formalnych. Są one precyzyjnie określone przez Ministerstwo i mają zapewnić rzetelność oraz odpowiednią skalę wdrażanych rozwiązań. 

Zgodnie z założeniami, do programu mogą przystąpić zarówno podmioty prywatne, jak i publiczne, pod warunkiem, że: 

• prowadzą działalność gospodarczą przez co najmniej 12 miesięcy przed dniem złożenia wniosku, 
• zatrudniają minimum 75% pracowników na podstawie stosunku pracy (umowa o pracę, powołanie, wybór, mianowanie, spółdzielcza umowa o pracę), 
• obejmą pilotażem co najmniej 50% zatrudnionych pracowników, 
• utrzymają poziom zatrudnienia nie niższy niż 90% w stosunku do stanu początkowego, 
• zagwarantują pracownikom objętym programem niepogorszenie warunków zatrudnienia (zarówno pod względem wynagrodzenia, jak i warunków pracy) przez cały okres trwania projektu. 

Spełnienie powyższych kryteriów ma kluczowe znaczenie nie tylko dla kwalifikacji do programu, ale także dla utrzymania dofinansowania i pozytywnego rozliczenia końcowego. 

Wysokość i przeznaczenie dofinansowania

Pilotażowy program skrócenia czasu pracy przewiduje realne wsparcie finansowe dla pracodawców. Maksymalna kwota dofinansowania, jaką może uzyskać jeden podmiot, wynosi 1 milion złotych, przy czym koszt przypadający na jednego pracownika objętego projektem nie może przekroczyć 20 000 zł. 

Dofinansowanie można przeznaczyć na dwie kategorie kosztów: 

• Koszty obsługi – obejmujące m.in. działania informacyjno-promocyjne, rekrutację, administrację projektu, monitoring, ocenę i rozliczenie. Ich udział nie może przekroczyć 10% całkowitej wartości projektu. 

• Koszty merytoryczne – obejmujące działania bezpośrednio wspierające wdrożenie nowego modelu czasu pracy, takie jak: badania i analizy dotyczące organizacji pracy, szkolenia, ekspertyzy, działania konsultingowe czy bezpośrednie dofinansowanie wynagrodzeń uczestników programu. 

Taka konstrukcja programu finansowego ma zapewnić z jednej strony wsparcie operacyjne, z drugiej – skoncentrować środki na realnym wdrażaniu innowacyjnych modeli organizacji pracy. 

Aspekty prawne i ryzyka wdrożenia

Z prawnego punktu widzenia wdrożenie skróconego czasu pracy – choć atrakcyjne wizerunkowo i potencjalnie motywujące dla pracowników – wymaga odpowiedniego przygotowania regulaminowego, umownego i organizacyjnego. 

W szczególności rekomendujemy: 

• opracowanie lub zmianę regulaminu pracy w zakresie czasu pracy, 
• Weryfikację i modyfikację umów o pracę – pod kątem wymiaru czasu pracy i wynagrodzenia, 
• zapewnienie zgodności z przepisami o minimalnym wynagrodzeniu i kodeksowymi normami czasu pracy (w tym rozliczania nadgodzin), 
• przygotowanie systemu ewidencji czasu pracy dostosowanego do nowych modeli (w szczególności przy pracy zdalnej lub hybrydowej), 
• zorganizowanie szkoleń i działań informacyjnych wewnątrz organizacji – zwłaszcza tam, gdzie zmiany mają charakter eksperymentalny. 

Wdrożenie nowych modeli pracy bez odpowiedniego przygotowania może bowiem skutkować naruszeniem przepisów prawa pracy, sporami indywidualnymi oraz trudnościami z rozliczeniem dofinansowania. 

Korzyści i cele strategiczne programu

Z punktu widzenia polityki publicznej, program pilotażowy służy nie tylko zebraniu danych na temat efektywności alternatywnych modeli zatrudnienia, ale również budowaniu kultury organizacyjnej opartej na elastyczności i dobrostanie pracowników. 

Do potencjalnych korzyści należy zaliczyć: 

• poprawę retencji i zaangażowania pracowników, 
• zwiększenie efektywności poprzez lepsze wykorzystanie godzin pracy, 
• budowę przewagi konkurencyjnej poprzez employer branding, 
• testowanie rozwiązań, które w przyszłości mogą zostać wprowadzone systemowo (np. skrócony tydzień pracy jako standard europejski). 

Z perspektywy pracodawcy, udział w pilotażu to szansa na wyprzedzenie trendów, zdobycie doświadczenia i wzmocnienie pozycji firmy jako nowoczesnego, odpowiedzialnego pracodawcy. 

Nie można jednak pominąć potencjalnych wyzwań związanych z wprowadzeniem skróconego czasu pracy:  

• zmiany organizacyjne – niezbędne byłyby modyfikacje w zakresie ustalania harmonogramów prac w celu zapewnienia ciągłości produkcyjnej / obsługi klienta oraz utrzymania poziomu wydajności i terminowości,  
• wpływ na produktywność i koszty – krótszy wymiar czasu pracy wymaga utrzymania wydajności przy zmniejszonej liczbie godzin pracy, co może generować koszty związane z dodatkowym zatrudnieniem czy szkoleniem pracowników. Koszty te mogą w teorii przekroczyć kwotę przyznanych środków w ramach projektu.  

Podsumowanie i rekomendacje

Pilotażowy program skrócenia czasu pracy to istotna zmiana w podejściu do organizacji pracy w Polsce. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie tylko dopuszcza, ale wręcz wspiera testowanie nowych modeli organizacyjnych, oferując realne wsparcie finansowe i regulacyjne. 

Rekomendujemy pracodawcom rozważenie udziału w programie – nie tylko jako źródła wsparcia finansowego, ale przede wszystkim jako narzędzia do przetestowania innowacyjnych rozwiązań w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi. 

W przypadku decyzji o przystąpieniu do programu oferujemy wsparcie prawne w zakresie: 

• analizy warunków kwalifikacji do programu, 
• przygotowania dokumentacji zgłoszeniowej, 
• opracowania zmian do regulaminów i umów, 
• zapewnienia zgodności z prawem pracy, 
• rozliczania dofinansowania i obowiązków informacyjnych. 

Zapraszamy do kontaktu z zespołem prawa pracy naszej kancelarii – pomożemy przygotować się do udziału w programie oraz zabezpieczyć prawidłowe wdrożenie nowego modelu czasu pracy w Twojej firmie.

Zobacz więcej: Prawo pracy – Staniek&Partners – doradztwo w zakresie prawa pracy

Bezpłatna analiza Twojej firmy