Choć część przedsiębiorców wciąż nie dowierza, że wdrożenie KSeF jest nieuniknione, lub uważa, że zostało jeszcze dużo czasu, a samo przygotowanie do wprowadzenia KSeF to wyłącznie wyzwania techniczne, a więc to tylko problem IT – nic bardziej mylnego:
– KSeF zostanie wprowadzony od lutego 2026 r. i nie należy się tu spodziewać żadnych zmian czy opóźnień;
– do wdrożenia warto podejść kompleksowo uwzględniając nie tylko aspekty technologiczne, ale również prawne i podatkowe – nie bez powodu coraz częściej słyszymy, że to ostatni moment na działanie.
Dla tych, którzy są dopiero na początkowym etapie prac, jak i dla tych którzy mają wątpliwości co do ostatecznego kształtu przepisów – zacznijmy od początku – jakie mamy tryby wystawiania faktur?
Tryb online
Intencją twórców KSeF od początku było wprowadzenie modelu fakturowania „tu i teraz” – faktura powinna być wystawiona i przesłana do systemu w tym samym momencie. Zatem będziemy mieli do czynienia z fakturowaniem w czasie rzeczywistym – faktura wystawiana danego dnia trafia tego samego dnia do systemu.
To rozwiązanie ma kilka istotnych zalet:
- nie musimy martwić się o doręczenie faktury nabywcy, ponieważ co do zasady uznaje się ją za doręczoną w momencie przesłania do systemu;
- nie ma też wątpliwości co do momentu wystawienia faktury – jest on jednoznacznie określony.
Temat prosty i przejrzysty. Jednak rzeczywistość bywa bardziej złożona, dlatego ustawodawca wprowadził dwa dodatkowe tryby: tryb offline i tryb offline24.
Tryb offline
Tryb offline umożliwia wystawianie faktur w sytuacjach, gdy z przyczyn technicznych – takich jak awaria systemu lub brak dostępu do Internetu – nie ma możliwości natychmiastowego przesłania dokumentów do KSeF. Po wystawieniu faktur w trybie offline, przedsiębiorca ma określony czas na przesłanie ich do systemu KSeF.
Warto zauważyć, że faktury wystawione w trybie offline są uznawane za ważne od momentu ich wystawienia i to ta data ma znaczenie z perspektywy przepisów o VAT,, mimo opóźnionego przesyłania do KSeF.
Należy przy tym jednak pamiętać o czasie w jakim należy przesłać faktury do KSeF.
W zależności od rodzaju zakłócenia po stronie KSeF, obowiązują różne terminy na późniejsze przesłanie faktur do systemu lub – w niektórych przypadkach – możliwość ich wystawiania poza KSeF bez obowiązku późniejszego wprowadzenia. Oto podstawowe scenariusze:
- Niedostępność KSeF ogłoszona w BIP MF – faktury należy przesłać w ciągu 1 dnia od momentu zakończenia niedostępności;
- Awaria KSeF ogłoszona w BIP MF i oprogramowaniu interfejsowym – czas na przesłanie faktur wynosi 7 dni roboczych od dnia przywrócenia działania systemu. Warto w takim przypadku uzgodnić z nabywcą, czy otrzyma fakturę przez KSeF, czy poza nim;
- Całkowita awaria KSeF ogłoszona w mediach – w sytuacjach wyjątkowych możliwe jest wystawianie faktur „po staremu”, tj. w formie papierowej lub elektronicznej. Takie faktury nie są przesyłane do KSeF.
Tryb offline24
Tryb offline24 to dobrowolna forma wystawiania faktur, pozwalająca na ich rejestrację w KSeF z opóźnieniem do końca następnego dnia roboczego. Co istotne, faktury zachowują datę wystawienia z dnia ich faktycznego utworzenia, nawet jeśli zostaną przesłane do KSeF dzień później.
Początkowo planowany jako rozwiązanie tymczasowe, tryb offline24 zostaje wprowadzony na stałe i będzie dostępny dla wszystkich podatników. To ogromne ułatwienie dla przedsiębiorców działających w terenie, bez stałego dostępu do internetu lub systemów księgowych.
W zależności od rodzaju nabywcy, sposób udostępniania faktur będzie różny:
– nabywcom bez NIP-u (np. konsumentom, podmiotom zagranicznym, podatnikom zwolnionym z VAT) fakturę należy przekazać poza KSeF, w uzgodnionej formie – najczęściej jako wydruk;
– nabywcy krajowi czynni odbierają faktury wyłącznie przez KSeF.
Co w sytuacji, gdy klient oczekuje natychmiastowego potwierdzenia, na przykład bezpośrednio w punkcie sprzedaży? Przepisy w tej kwestii są niejednoznaczne. Możliwe, że pojawi się specjalny dokument pomocniczy, wzorowany na fakturach offline dla konsumentów, ale na chwilę obecną brak jest w tym zakresie jasnych wytycznych.
Czym są i do czego służą kody QR?
Kody QR to kody weryfikacyjne, którymi podatnik jest obowiązany oznaczyć faktury w celu dostępu do tej faktury w KSeF oraz weryfikacji znajdujących się na niej danych. Przez oznaczenie faktur kodem weryfikującym rozumie się utworzenie bezpośredniego linku do faktury lub znaku graficznego w sposób określony w specyfikacji oprogramowania interfejsowego i naniesienie go na faktury przed przekazaniem ich odbiorcy., W przypadku faktur przesyłanych odbiorcy w formacie ustrukturyzowanych danych, który uniemożliwia naniesienie tego kodu bezpośrednio na fakturach, kod QR lub link weryfikacyjny należy przekazać odbiorcy oddzielnie, wraz z fakturą.
Ile jest rodzajów kodów QR?
Wyróżniamy trzy podstawowe rodzaje kodów QR stosowanych przy fakturach:
– podstawowy – związany z wystawieniem faktury online i z oznaczeniem ID KSeF;
– offline – związany z wystawieniem faktury w trybie offline/offline24 i z oznaczeniem OFFLINE
Oba powyższe kody umożliwiają dostęp do faktury w systemie KSeF oraz weryfikację danych na niej zawartych.
Dodatkowo istnieje:
– kod CERTYFIKAT – związany z potwierdzeniem autentyczności faktury, wykorzystywany do potwierdzenia prawdziwości dokumentu za pomocą certyfikatu wystawcy.
O certyfikacie napiszemy więcej w kolejnych publikacjach.
Podsumowanie
Biorąc pod uwagę złożoność nowych przepisów zarówno w zakresie wystawiania faktur VAT, ale ich uwierzytelniania, dostępu do nich, konieczności oznaczenia kodami QR brak odpowiednich działań i przygotowań może okazać się bardzo niekorzystny dla przedsiębiorstwa.
Załóżmy, że na obecnym etapie przedsiębiorca x korzysta z rozwiązań wskazanych przez dostawcę oprogramowania, ale czy to wystarczy? Czy Twoi pracownicy wiedzą, jak postępować w przypadku awarii? Czy Twoje systemy poradzą sobie z wysyłką offline lub offline24? Wydaje się, że nie zawsze.
Brak przygotowania to realne ryzyko, którego nie warto ignorować.
Masz pytania? Porozmawiajmy
TAGI: KSeF, faktury VAT, tryby fakturowania, offline, offline24, online, kody QR, system e-faktur, przepisy VAT
