Czas czytania: 1 minuta
Wzmożona aktywność Krajowej Administracji Skarbowej i coraz szersze wykorzystywanie analityki ryzyka podatkowego powodują, że liczba kontroli i postępowań podatkowych wobec spółek systematycznie rośnie. Wraz z nimi wzrasta również liczba przypadków, w których fiskus próbuje pociągnąć do odpowiedzialności osobistej członków zarządu oraz pełnomocników.
Warto zatem precyzyjnie rozumieć, kiedy taka odpowiedzialność może powstać, jak się przed nią zabezpieczyć i jakie działania dowodowe mogą skutecznie chronić osoby zarządzające spółką.
Odpowiedzialność członków zarządu – konstrukcja z art. 116 Ordynacji podatkowej
Zgodnie z art. 116 §1 Ordynacji podatkowej, członkowie zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, prostej spółki akcyjnej lub akcyjnej odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem za zaległości podatkowe spółki, jeżeli:
- egzekucja z majątku spółki okazała się bezskuteczna, oraz
- członek zarządu nie wykaże, że:
- we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego, lub
- nie ponosi winy za niezgłoszenie wniosku, albo
- wskaże mienie pozwalające na zaspokojenie wierzytelności publicznoprawnych.
Ta regulacja ma charakter subsydiarny, co oznacza, że odpowiedzialność członków zarządu aktualizuje się dopiero po stwierdzeniu bezskuteczności egzekucji wobec spółki.
W praktyce jednak organy KAS często traktują art. 116 jako instrument nacisku – kierując postępowania wobec zarządów jeszcze przed formalnym zakończeniem egzekucji.
Jak podkreślił NSA w wyroku z 9 marca 2022 r. (II FSK 2270/20), odpowiedzialność członka zarządu nie ma charakteru automatycznego – organ musi wykazać zarówno istnienie zaległości, jak i fakt, że członek zarządu mógł, lecz nie dopełnił obowiązków w zakresie ochrony majątku spółki lub zgłoszenia wniosku o upadłość. Samo pełnienie funkcji w zarządzie nie jest równoznaczne z winą.
Kryterium winy organizacyjnej i należytej staranności
Kluczową przesłanką odpowiedzialności jest wina organizacyjna, rozumiana jako brak właściwego nadzoru, nieprowadzenie ewidencji, zaniechanie zgłoszenia upadłości czy brak reakcji na zaległości podatkowe.
W praktyce oznacza to, że zarząd, który:
- ustanowił wewnętrzne procedury podatkowe i compliance,
- zapewnił kompetentny nadzór finansowy,
- dokumentował decyzje strategiczne,
- zlecał audyty lub konsultacje doradcze,
może skutecznie dowodzić, że nie ponosi winy za powstanie zaległości. Brak takiej dokumentacji w praktyce pozbawia zarząd możliwości obrony. Organy często uznają, że „niewiedza o problemie podatkowym” nie zwalnia z odpowiedzialności, gdyż członek zarządu powinien wiedzieć, w jakim stanie finansowym znajduje się spółka.
Pełnomocnik a odpowiedzialność – kto faktycznie odpowiada?
Wielu przedsiębiorców powierza reprezentację w toku kontroli doradcom podatkowym, radcom prawnym lub księgowym. Z punktu widzenia przepisów, pełnomocnik działa na podstawie art. 138a–138n Ordynacji podatkowej, a jego czynności – o ile mieszczą się w zakresie umocowania – wywołują skutki bezpośrednio dla mocodawcy.
Nie oznacza to jednak, że pełnomocnik jest bezpieczny.
Na gruncie Kodeksu karnego skarbowego, w szczególności art. 9 §3, odpowiedzialność może ponieść każda osoba, która faktycznie prowadzi sprawy gospodarcze, finansowe lub podatkowe przedsiębiorcy, nawet bez formalnego umocowania. Obejmuje to głównych księgowych, dyrektorów finansowych, a także zewnętrznych doradców, jeżeli faktycznie podejmowali decyzje dotyczące rozliczeń.
Zgodnie z art. 77 §1 KKS, karze grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności podlega ten, kto nie dopełnia obowiązków podatkowych (np. nie składa deklaracji, nie prowadzi ksiąg, nie wpłaca podatków). Odpowiedzialność ponoszą osoby, które faktycznie dopuściły do naruszenia, nawet jeśli nie były organami spółki.
Zakres ochrony pełnomocnika procesowego
W przypadku pełnomocników zawodowych (radców prawnych, doradców podatkowych, adwokatów) ustawodawca przewidział określone gwarancje.
Zgodnie z art. 83 ust. 2 ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej, pełnomocnik ma prawo do uczestnictwa w czynnościach kontrolnych, wglądu w akta sprawy, składania wniosków i wyjaśnień oraz do sporządzania kopii dokumentów.
Co więcej, czynności organu dokonane bez umożliwienia pełnomocnikowi udziału mogą być uznane za naruszające zasadę czynnego udziału strony w postępowaniu (art. 123 o.p.).
Nie oznacza to jednak pełnej bezkarności pełnomocnika.
Jeśli doradca działa w sposób rażąco sprzeczny z prawem, świadomie składa nieprawdziwe informacje lub pomaga w ukrywaniu faktów, może ponosić odpowiedzialność na gruncie KKS (np. art. 56 §1 – podanie nieprawdy w deklaracji, art. 61 – utrudnianie kontroli).
Odpowiedzialność zbiorowa – iluzja fiskusa
Praktyka KAS często pokazuje tendencję do „rozciągania” odpowiedzialności na całe kierownictwo spółki. Organy nierzadko wszczynają postępowania wobec wszystkich członków zarządu, niezależnie od ich faktycznych kompetencji.
Tymczasem orzecznictwo sądów administracyjnych jest w tej kwestii jednoznaczne: odpowiedzialność z art. 116 o.p. może dotyczyć tylko tych członków zarządu, którzy faktycznie uczestniczyli w prowadzeniu spraw spółki lub mieli realny wpływ na decyzje finansowe (wyrok NSA z 6.04.2017 r., I FSK 1754/15).
W konsekwencji członek zarządu ds. operacyjnych, który nie zajmował się finansami, może być skutecznie wyłączony z odpowiedzialności – o ile potrafi to udokumentować (np. zakresem obowiązków, uchwałami, regulaminami pracy zarządu).
Dokumentacja i dowody na staranność – praktyczne zabezpieczenie
Najskuteczniejszą formą ochrony zarządu i pełnomocników jest dokumentowanie podejmowanych działań.
W praktyce kancelaryjnej rekomendujemy, aby spółki wdrożyły następujące standardy:
- protokołowanie posiedzeń zarządu dotyczących kwestii podatkowych,
- wprowadzenie polityki Tax Compliance opisującej procedury rozliczeń,
- rejestrowanie decyzji w formie notatek wewnętrznych lub uchwał,
- dokumentowanie konsultacji z doradcami zewnętrznymi,
- utrwalanie komunikacji z organami podatkowymi (ePUAP, e-mail, notatki z rozmów).
Dzięki tym działaniom członkowie zarządu mogą w razie potrzeby wykazać, że działali z należytą starannością, a ewentualne błędy miały charakter obiektywny, a nie zawiniony.
Granice odpowiedzialności karnej skarbowej
Zgodnie z art. 9 §1 Kodeksu karnego skarbowego, odpowiedzialności podlega tylko ten, kto popełnia czyn zabroniony umyślnie lub nieumyślnie, przy czym nieumyślność zachodzi, gdy sprawca nie ma świadomości naruszenia prawa, lecz mógł i powinien był ją mieć.
Oznacza to, że nawet brak świadomości błędu nie chroni automatycznie członka zarządu – kluczowe znaczenie ma to, czy wdrożył on system nadzoru i kontroli, który mógł zapobiec naruszeniu.
Warto podkreślić, że odpowiedzialność karna skarbowa ma charakter indywidualny.
Nie można jej „rozciągać” na całą strukturę zarządczą tylko dlatego, że dana osoba pełniła funkcję formalnie. Odpowiada wyłącznie ten, kto faktycznie dopuścił do naruszenia lub świadomie tolerował jego skutki (por. wyrok WSA w Gdańsku z 28.09.2022 r., I SA/Gd 116/22).
Rola profesjonalnego pełnomocnika w ochronie zarządu
Profesjonalny pełnomocnik (radca prawny, doradca podatkowy) odgrywa kluczową rolę nie tylko w reprezentowaniu spółki, ale także w budowaniu linii obrony zarządu.
Jego zadania obejmują m.in.:
- analizę ryzyk odpowiedzialności osobistej,
- opracowanie procedur komunikacji z organami,
- reagowanie na nieprawidłowości proceduralne organu (np. przekroczenie czasu kontroli, brak zawiadomienia),
- przygotowanie materiału dowodowego na wypadek ewentualnego postępowania karnego skarbowego.
Profesjonalna reprezentacja często pozwala uniknąć eskalacji sporu – w tym skierowania sprawy do postępowania KKS, gdyż organy widzą, że spółka działa transparentnie i świadomie.
Czy Twój majątek prywatny jest bezpieczny przed fiskusem?
Bycie w zarządzie to ryzyko. Art. 116 Ordynacji podatkowej pozwala organom sięgnąć do Twojej kieszeni. Zweryfikuj, czy chronią Cię odpowiednie procedury.
Podsumowanie
Odpowiedzialność członków zarządu i pełnomocników w postępowaniach podatkowych nie jest nieuchronna, ale wymaga aktywnej postawy i właściwej dokumentacji.
Fiskus coraz częściej sięga po instrumenty odpowiedzialności osobistej, jednak sądy konsekwentnie wskazują, że kluczem jest należyta staranność i prawidłowa organizacja nadzoru podatkowego.
Dla bezpieczeństwa spółki i jej kierownictwa konieczne jest wdrożenie systemu compliance podatkowego, zapewnienie profesjonalnej obsługi prawnej oraz prowadzenie transparentnej komunikacji z organami KAS.
Tylko takie podejście pozwala skutecznie ograniczyć ryzyko odpowiedzialności – zarówno finansowej, jak i karnej – w coraz bardziej restrykcyjnym otoczeniu podatkowym.
