W dobie coraz skuteczniejszych metod analizy danych przez organy podatkowe, zagadnienie dochowania należytej staranności w VAT zyskuje coraz większego znaczenia dla każdego przedsiębiorcy.
Organy podatkowe, zwłaszcza w kontekście walki z tzw. luką VAT, oczekują od podatników aktywnej postawy – nie tylko biernej zgodności z przepisami, ale również wykazania się rozsądną ostrożnością w relacjach z kontrahentami i w wewnętrznym nadzorze nad dokumentowaniem transakcji.
Co oznacza należyta staranność?
Choć brak jest ustawowej definicji należytej staranności, to pojęcie to zostało wypracowane w praktyce orzeczniczej i interpretacyjnej.
Zasadniczo chodzi o zachowanie takiego poziomu ostrożności, jakiego można oczekiwać od racjonalnie działającego podmiotu gospodarczego. W praktyce oznacza to przede wszystkim weryfikację kontrahentów – zarówno przy nawiązywaniu współpracy, jak i podczas jej trwania – oraz kontrolę nad prawidłowym dokumentowaniem transakcji.
Dochowanie należytej staranności może uchronić podatnika przed negatywnymi skutkami udziału – nawet nieświadomego – w oszustwach podatkowych.
Przykładowo, jeżeli organ podatkowy wykaże, że podatnik mógł lub powinien był wiedzieć, że transakcja miała związek z oszustwem, może on stracić prawo do odliczenia VAT lub zastosowania stawki 0% w transakcjach międzynarodowych.
Jak weryfikować kontrahenta?
Podstawowym narzędziem, jaki mają do dyspozycji podatnicy, jest tzw. biała lista podatników VAT, dostępna na stronie Ministerstwa Finansów. Pozwala ona sprawdzić m.in. status rejestracyjny kontrahenta, numer rachunku bankowego czy historię ewentualnych wykreśleń z rejestru VAT.
W przypadku kontrahentów unijnych, nieocenionym źródłem informacji jest system VIES (VAT Information Exchange System), który umożliwia potwierdzenie aktywnego numeru VAT kontrahenta z innego państwa członkowskiego UE. Równolegle warto sięgać po dane z KRS, CEIDG czy analizować informacje o sytuacji finansowej i historii współpracy danej firmy.
Nie tylko kontrahenci – również procedury wewnętrzne
Należyta staranność to także odpowiedni nadzór nad pracownikami. Coraz częściej bowiem organ podatkowy analizuje przypadki wystawiania tzw. pustych faktur przez osoby zatrudnione w firmie bez wiedzy jej zarządu. Brak wewnętrznych procedur kontrolnych może skutkować przypisaniem odpowiedzialności podatnikowi – nawet jeśli nie był świadomy nieprawidłowości.
Warto zatem posiadać sformalizowane zasady zarówno weryfikacji kontrahentów, jak i obiegu dokumentów księgowych. Pomocne może być wdrożenie checklisty oceny ryzyka transakcji, a także regularne szkolenia dla działów księgowości i sprzedaży.
Jak możemy pomóc?
Jako kancelaria specjalizująca się w doradztwie podatkowym i compliance, oferujemy kompleksowe wsparcie w zakresie należytej staranności. Pomagamy naszym klientom m.in. poprzez:
- Audyt procedur weryfikacyjnych – sprawdzamy, czy obecne zasady kontroli kontrahentów są zgodne z aktualnymi standardami oczekiwanymi przez organy podatkowe.
- Wdrożenie lub aktualizacja procedur – przygotowujemy i implementujemy spersonalizowane procedury należytej staranności, dostosowane do specyfiki branży i profilu działalności klienta.
- Ocena i nadzór nad obiegiem dokumentów i wystawianiem faktur – weryfikujemy, czy firma posiada właściwe mechanizmy nadzoru nad pracownikami i procesem fakturowania.
- Wsparcie w bieżącej weryfikacji kontrahentów – zarówno krajowych, jak i unijnych, z wykorzystaniem dostępnych baz i narzędzi (w tym białej listy, VIES, KRS, CEIDG).
- Szkolenia dla pracowników – prowadzimy warsztaty i szkolenia z zakresu identyfikacji ryzyk podatkowych i stosowania należytej staranności w praktyce.
Chroń swoją firmę przed ryzykiem podatkowym
Należyta staranność w VAT to nie tylko obowiązek, ale i tarcza przed odpowiedzialnością za oszustwa podatkowe. Nieprawidłowa weryfikacja kontrahentów lub brak procedur może kosztować Twoją firmę utratę odliczeń VAT i kary. W Staniek & Partners oferujemy kompleksowe wsparcie dla przedsiębiorców:
- Audyt procedur weryfikacji kontrahentów pod kątem zgodności z wymogami KAS.
- Wdrożenie szytych na miarę procesów należytej staranności dla Twojej branży.
- Nadzór nad obiegiem dokumentów i fakturowaniem, by wyeliminować ryzyko pustych faktur.
- Szkolenia dla zespołów w zakresie identyfikacji ryzyk podatkowych.
Bezpłatna analiza Twojej firmy
Skorzystaj z naszego doświadczenia w prawie i podatkach. Po kontakcie przeprowadzimy dla Ciebie analizę sytuacji Twojej firmy i wskażemy, jakie działania warto podjąć, by zminimalizować ryzyko i maksymalizować korzyści.
- Indywidualne podejście: Każda firma jest wyjątkowa – dlatego analizujemy Twoje potrzeby.
- Praktyczne rekomendacje: Po naszej analizie otrzymasz klarowne wskazówki, które pomogą wprowadzić realne zmiany w Twojej firmie.
- Bezpłatna konsultacja wstępna: Pierwszy krok do współpracy nie wiąże się z żadnym zobowiązaniem.
