Rozporządzenie EUDR wprowadza dla przedsiębiorców obowiązek stosowania systemu należytej staranności (Due Diligence System – DDS). To właśnie ten element będzie kluczowy w praktyce, bo to od jakości i kompletności procedur due diligence zależy, czy dana firma będzie mogła wprowadzać swoje towary na rynek unijny. Wbrew pozorom nie chodzi wyłącznie o dodatkową biurokrację – to całkowicie nowy sposób zarządzania ryzykiem środowiskowym i prawnym w łańcuchach dostaw.
Trzy filary należytej staranności
Aby produkt mógł trafić na rynek Unii Europejskiej, przedsiębiorca musi wykazać, że spełnia trzy podstawowe kryteria:
- Deforestation-free – produkt nie może pochodzić z obszarów, na których po 31 grudnia 2020 roku doszło do wylesienia lub degradacji lasów.
- Legalność – produkcja musi być zgodna z prawem kraju pochodzenia (prawo rolne, środowiskowe, podatkowe, prawa pracy i prawa ludności lokalnej).
- Due Diligence Statement (DDS) – złożenie oficjalnego oświadczenia w unijnym systemie informatycznym, że towary są zgodne z wymogami EUDR.
Każda firma – niezależnie od tego, czy działa jako importer, producent czy trader – musi oprzeć swoje procedury compliance właśnie na tych trzech filarach.
Jak działa system DDS?
System należytej staranności to proces składający się z kilku etapów:
Zbieranie informacji
Przedsiębiorca musi zgromadzić szczegółowe dane dotyczące towarów i ich pochodzenia. Wymagane są m.in.:
- geolokalizacja działek (współrzędne GPS, a w przypadku dużych działek – mapy poligonowe),
- dokumenty potwierdzające legalność produkcji (umowy dzierżawy, decyzje administracyjne, certyfikaty środowiskowe),
- informacje o dostawcach i poddostawcach,
- dane dotyczące ilości i rodzaju produktów.
Ocena ryzyka
Po zebraniu danych należy przeanalizować, czy istnieje ryzyko, że produkty są związane z wylesianiem lub naruszeniem prawa. Uwzględnia się m.in.:
- kraj i region produkcji oraz jego klasyfikację w systemie benchmarkingu ryzyka,
- historię deforestacji w danym obszarze,
- obecność społeczności lokalnych i rdzennych,
- wiarygodność przedstawionych dokumentów,
- stopień skomplikowania łańcucha dostaw.
Działania naprawcze
Jeśli ryzyko nie jest znikome, przedsiębiorca musi podjąć działania redukujące zagrożenie, np.:
- żądanie dodatkowych dokumentów,
- przeprowadzenie niezależnych audytów,
- bezpośrednie kontrole na miejscu,
- wsparcie dla dostawców w spełnianiu wymogów (szkolenia, współfinansowanie systemów monitoringu).
Złożenie oświadczenia DDS
Dopiero po wykonaniu wszystkich kroków i stwierdzeniu, że ryzyko jest znikome, przedsiębiorca może wprowadzić produkt na rynek. Wówczas składa oświadczenie DDS w centralnym systemie UE. To formalne potwierdzenie zgodności z EUDR.
Monitorowanie i aktualizacja
System DDS musi być utrzymywany i aktualizowany. Obejmuje to coroczną ocenę skuteczności, bieżące gromadzenie danych i reagowanie na nowe informacje (np. sygnały o naruszeniach prawa w krajach pochodzenia).
Różnice w obowiązkach dużych firm i MŚP
Rozporządzenie przewiduje pewne ułatwienia dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP):
- dłuższy czas na wdrożenie (do 30 czerwca 2026 r.),
- brak obowiązku corocznego raportowania działań due diligence,
- uproszczone obowiązki, jeśli produkt jest już objęty oświadczeniem DDS złożonym przez operatora wyżej w łańcuchu dostaw.
Nie oznacza to jednak zwolnienia z odpowiedzialności – MŚP nadal muszą gromadzić dokumentację, przechowywać dane przez 5 lat i udostępniać je na żądanie organów kontrolnych.
Narzędzia wspierające firmy
Wdrożenie DDS wymaga dostępu do technologii i zasobów. Firmy mogą korzystać z:
- systemów satelitarnych i aplikacji do monitoringu terenów,
- certyfikacji (np. Rainforest Alliance, FSC),
- baz danych i map ryzyka prowadzonych przez organizacje międzynarodowe,
- narzędzi branżowych do śledzenia pochodzenia surowców.
Choć certyfikacja nie zastępuje DDS, może stanowić istotne uzupełnienie oceny ryzyka i dostarczać wiarygodnych dowodów zgodności.
Wnioski dla przedsiębiorców
EUDR nie jest regulacją, którą można wdrożyć „na ostatnią chwilę”. System należytej staranności to długofalowy proces wymagający:
- przejrzystego mapowania łańcucha dostaw,
- ścisłej współpracy z dostawcami,
- inwestycji w technologie geolokalizacji i monitoring,
- integracji compliance z polityką zakupową i kontraktami.
Firmy, które rozpoczną przygotowania już teraz, zyskają przewagę konkurencyjną i unikną ryzyka sankcji czy utraty kontrahentów. Warto pamiętać, że ostatecznie nie chodzi jedynie o zgodność z literą prawa, lecz o budowanie zaufania wśród konsumentów i partnerów biznesowych, którzy coraz częściej wymagają dowodów na odpowiedzialne i zrównoważone działanie.
Masz pytania? Porozmawiajmy
