Wdrożenie w firmie prawidłowo funkcjonującego ekosystemu związanego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to kolejna cegiełka do już sporego zakresu odpowiedzialności osób zarządzających spółkami. KSEF generuje bowiem ryzyka, które w największym stopniu obciąża zarząd spółki. To członkowie zarządu odpowiadają bowiem za prawidłowe wdrożenie systemu, ustanowienie procedur bezpieczeństwa, nadanie i kontrolę uprawnień pracowników oraz zapewnienie zgodności działań spółki z przepisami prawa podatkowego i karnego skarbowego.
Brak należytej staranności może skutkować odpowiedzialnością cywilną, korporacyjną, podatkową, a nawet karną. W niniejszym artykule przedstawiamy, jakie obowiązki ciążą na zarządzie w kontekście KSeF, gdzie leżą największe ryzyka oraz jakie środki zabezpieczające należy wdrożyć, aby chronić interesy firmy i siebie osobiście.
Krajowy System e-Faktur – Obowiązek i wyzwanie dla zarządu
Krajowy System e-Faktur od 1 lutego 2026 r. stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. Wdrożenie tego systemu oznacza, że wszystkie faktury sprzedażowe (te dla mniejszych podatników od 01 kwietnia 2026) i zakupowe będą funkcjonowały w formie ustrukturyzowanej, za pośrednictwem centralnego systemu administracji skarbowej.
Dla zarządów oznacza to nowy wymiar odpowiedzialności – system nie jest „tylko księgowy”, lecz ingeruje w całość procesów biznesowych: sprzedaż, zakupy, płatności, integrację systemów informatycznych oraz nadawanie uprawnień pracownikom i podmiotom trzecim. To zarząd musi zadbać, aby cały proces był zgodny z przepisami i nie naraził spółki na kary czy odpowiedzialność podatkową.
Przeczytaj nasz artykuł: „Kto jest odpowiedzialny za wdrożenie KSeF w firmie?”, w którym wyjaśniamy, kto ponosi odpowiedzialność za prawidłową implementację systemu w firmie.
Odpowiedzialność członków zarządu – podstawy prawne
Odpowiedzialność zarządu w kontekście KSeF wynika z kilku obszarów prawa:
- Prawo podatkowe – zgodnie z art. 116 Ordynacji podatkowej członkowie zarządu spółki z o.o. mogą odpowiadać za zaległości podatkowe spółki, jeżeli nie dopełnili obowiązków, w tym obowiązków w zakresie VAT. Niewłaściwe wdrożenie KSeF może prowadzić do błędów w rozliczeniach podatkowych, a tym samym do odpowiedzialności zarządu.
- Prawo cywilne i korporacyjne – członkowie zarządu odpowiadają wobec spółki za szkody wyrządzone działaniem sprzecznym z prawem lub umową spółki. Niedopilnowanie prawidłowej implementacji KSeF, które spowoduje straty finansowe, może stanowić podstawę roszczeń odszkodowawczych. Może także skutkować konsekwencjami na gruncie korporacyjnym i odwołaniem z pełnienia funkcji.
- Prawo karne skarbowe (KKS) – niewystawienie faktury w KSeF, wystawienie jej wadliwie czy brak przesłania jej do systemu w terminie może skutkować odpowiedzialnością karną skarbową zarówno spółki, jak i osób odpowiedzialnych za ten proces, w tym członków zarządu.
- Prawo pracy i compliance – zarząd odpowiada za wprowadzenie procedur kontrolnych i nadzoru nad pracownikami. Brak procedur lub ich nieskuteczność może prowadzić do przypisania zarządowi winy za działania nieuczciwych pracowników.
Ryzyka praktyczne związane z KSeF
Zarząd powinien być świadomy kilku kluczowych zagrożeń związanych z wdrożeniem KSeF. Największe ryzyka można podzielić na kilka kategorii:
- Niewystawienie lub błędne wystawienie faktury – KSeF odrzuca faktury, które nie spełniają wymogów technicznych. Od 2027 roku, brak prawidłowego wystawienia faktury będzie wiązał się z karą pieniężną, która może wynieść nawet 100% kwoty VAT z faktury.
- Nieautoryzowane działania pracowników – Choć system KSeF nie eliminuje ryzyka, że pracownik może wystawić fakturę „na lewo”, to po wyroku TSUE z 2024 r. odpowiedzialność spółki w takim przypadku została ograniczona. Niemniej jednak, wciąż kluczowe jest wykazanie należytej staranności i wdrożenie skutecznych mechanizmów kontrolnych.
- Brak kontroli nad uprawnieniami – Zarząd odpowiada za prawidłowe nadawanie i odbieranie uprawnień do KSeF. Niewłaściwe wykorzystanie uprawnień przez osoby trzecie może prowadzić do poważnych konsekwencji – zarówno podatkowych, karnych, jak i operacyjnych.
- Błędy w rozliczeniach VAT – Błędna obsługa faktur zakupowych, ich brak weryfikacji lub nieprawidłowa alokacja kosztów może skutkować zakwestionowaniem prawa do odliczenia VAT i powstaniem zaległości podatkowych.
- Niewłaściwa reakcja na awarie systemu – Faktury wystawione w trybie offline muszą być przesyłane do KSeF w określonym terminie. Niedochowanie tego obowiązku naraża firmę i jej zarząd na sankcje.
Jak zarząd może zabezpieczyć siebie i firmę
Aby zminimalizować ryzyko i uniknąć odpowiedzialności, zarząd powinien podjąć szereg działań zabezpieczających. Kluczowe kroki to:
- Przeprowadzenie audytu gotowości – analiza procesów biznesowych, obiegu dokumentów oraz systemów IT i podatkowych w celu sprawdzenia ich zgodności z wymaganiami KSeF.
- Wdrożenie procedur wewnętrznych – stworzenie regulaminów nadawania uprawnień, polityk bezpieczeństwa danych, a także instrukcji dotyczących postępowania w przypadku awarii lub błędów.
- Nadzór nad uprawnieniami – przypisanie odpowiedzialności za obsługę tokenów i certyfikatów, monitorowanie ich wykorzystania oraz szybkie unieważnianie w przypadku zagrożenia.
- Szkolenia pracowników – regularne podnoszenie świadomości osób odpowiedzialnych za wystawianie i odbieranie faktur, aby zapewnić ich prawidłowe działanie.
- System kontroli wewnętrznej – monitorowanie poprawności wystawiania faktur, zatwierdzanie faktur kosztowych przez odpowiednie osoby oraz rejestrowanie działań w systemie.
- Dostosowanie umów – wprowadzenie do kontraktów z kontrahentami klauzul określających sposób dostarczania faktur, odpowiedzialność za błędy oraz procedurę postępowania w przypadku awarii.
- Stały nadzór prawno-podatkowy – współpraca z kancelariami specjalizującymi się w KSeF, podatkach i compliance, które pomogą na bieżąco reagować na zmieniające się przepisy i podejście organów skarbowych.
Jeśli potrzebujesz profesjonalnego wsparcia przy wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur w swojej firmie, skontaktuj się z nami. Nasi eksperci poprowadzą Cię przez cały proces – od audytu gotowości, przez wdrożenie odpowiednich procedur, aż po bieżące wsparcie prawno-podatkowe. Więcej informacji o tym, jak możemy Ci pomóc, znajdziesz tutaj: Doradztwo KSeF
Należyta staranność – klucz do obrony zarządu
Zgodnie z ostatnimi orzeczeniami TSUE, zarząd może bronić się przed odpowiedzialnością, jeśli udowodni, że działał w dobrej wierze i dochował należytej staranności. To oznacza, że zarząd musi mieć odpowiednią dokumentację działań prewencyjnych, takich jak szkolenia, procedury, audyty czy systemy informatyczne, które wspierają prawidłowe funkcjonowanie firmy.
Dziś należyta staranność to najważniejsza forma ochrony przed odpowiedzialnością. Im bardziej przejrzyste i udokumentowane są procedury wewnętrzne, tym mniejsze ryzyko osobistej odpowiedzialności członków zarządu.
KSeF całkowicie zmienia podejście do fakturowania i rozliczeń podatkowych w Polsce. Dla zarządu spółki oznacza to nie tylko obowiązek technicznego wdrożenia systemu, ale przede wszystkim odpowiedzialność za bezpieczeństwo operacyjne, prawne i podatkowe całej organizacji. Brak przygotowania może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi i osobistymi. Dlatego kluczowe jest, aby zarząd już dziś podjął działania w zakresie audytu, procedur, nadzoru nad uprawnieniami i edukacji pracowników. Tylko kompleksowe podejście pozwoli zabezpieczyć zarówno interesy spółki, jak i samych członków zarządu.
Masz pytania? Porozmawiajmy
FAQ, czyli najczęściej zadawane pytania
Jakie są główne obowiązki zarządu w kontekście KSeF?
Zarząd odpowiada za prawidłowe wdrożenie KSeF w firmie, zapewnienie zgodności z przepisami prawa podatkowego, ustanowienie procedur bezpieczeństwa, kontrolowanie uprawnień pracowników i nadzór nad procesami biznesowymi, które korzystają z systemu e-Faktur. Niedopełnienie tych obowiązków może prowadzić do odpowiedzialności cywilnej, podatkowej, a nawet karnej.
Jakie ryzyka wiążą się z niewłaściwym wdrożeniem KSeF?
Główne ryzyka związane z KSeF to błędne wystawienie faktury, nieautoryzowane działania pracowników, niewłaściwe zarządzanie uprawnieniami do systemu, błędy w rozliczeniach VAT oraz niewłaściwa reakcja na awarie systemu. Każde z tych ryzyk może prowadzić do sankcji finansowych, kar podatkowych, a także odpowiedzialności zarządu.
Jakie sankcje mogą grozić zarządowi za błędne wystawienie faktur w systemie KSeF?
Błędy w wystawianiu faktur, takie jak ich niewystawienie lub błędne wystawienie, mogą skutkować sankcjami finansowymi. Od 2027 roku brak prawidłowego wystawienia faktury będzie podlegał karze pieniężnej do 100% kwoty VAT z faktury.
Czy zarząd ponosi odpowiedzialność za działania pracowników w systemie KSeF?
Tak, zarząd ponosi odpowiedzialność za działania pracowników w kontekście KSeF, zwłaszcza w przypadku, gdy pracownicy wystawią fakturę „na lewo” lub nieautoryzowaną. Choć odpowiedzialność firmy w takich przypadkach została ograniczona przez wyrok TSUE z 2024 roku, to zarząd musi wykazać, że dołożył należytej staranności i wprowadził odpowiednie mechanizmy kontrolne, aby zapobiec takim działaniom.
Jakie kroki należy podjąć, aby skutecznie wdrożyć KSeF w firmie?
Aby skutecznie wdrożyć KSeF, firma powinna przeprowadzić audyt gotowości, dostosować systemy IT do wymogów systemu e-Faktur, opracować i wdrożyć procedury wewnętrzne, a także przeprowadzić szkolenia pracowników odpowiedzialnych za wystawianie faktur. Ważne jest również bieżące monitorowanie i reagowanie na zmieniające się przepisy prawne.
–
TAGI: KSeF, odpowiedzialność zarządu, system e-Faktur, wdrożenie KSeF, audyt KSeF, compliance, procedury bezpieczeństwa, kontrola uprawnień, błędy w fakturowaniu, bezpieczeństwo danych.
