Odzyskiwanie długów przez wierzycieli nie należy do najprostszych zadań. Niezależnie od tego, czy wierzyciele prowadzą proces windykacji we własnym zakresie czy współpracują z renomowaną firmą windykacyjną, zawsze znajdzie się dłużnik, który stosuje różne sztuczki i argumenty, aby za wszelką cenę uniknąć spłaty zobowiązań. W mojej ponad 20-letniej pracy zarówno w dziale księgowości, jak i windykacji, spotkałam się z licznymi wymówkami dłużników. Jedną z najczęstszych przyczyn braku płatności, oprócz faktycznych problemów finansowych lub, jak czasem bywa nawet pogody, był brak zarejestrowanej w systemie faktury.
Najczęstsze wymówki dłużników dotyczące braku faktury
Najczęściej słyszałam od dłużników, że:
- wpadła do spamu, a poczta usuwa mi ten folder po paru dniach i nie widziałem/widziałam
- magazynier przyniósł mi ją tak poplamioną kawą, że nic na niej nie widać
- pracownik przyniósł mi „puzzle” z faktury (podarty dokument)
- faktury nie było w paczce (mimo, że faktura była z boku paczki z wyraźnym opisem)
- pracownicy wypakowali towar, a paczkę z fakturą wyrzucili
- listonosz faktury nie przyniósł – mimo, że było potwierdzenie jej odbioru z pieczątką firmy
I tak można wymieniać bez końca. Finalnie konieczne było wygenerowanie duplikatu faktury i ponowne jej wysłanie w formie mailowej lub listownej. Bywało, że nawet i faxem. Po wysyłce duplikatu zdarzały się powtórki tych argumentów:
- tak dostałam duplikat, ale dałam go pracownikowi do podpisu, a on mi ją tak zabazgrał, że odczytać nic z niej nie mogę. Prześlijcie mi duplikat.
- tak dostałem duplikat, ale wciągnęło mi go do niszczarki (przypadek?)
- coś przyszło, ale wywaliłem do kosza, bo to myślałem, że to jakaś reklama
I tak w kółko. Niekiedy zapłata za fakturę docierała po piątej wysyłce duplikatu.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) – co to zmieni w procesie fakturowania?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie informatyczne, które zostało wdrożone przez Ministerstwo Finansów w celu usprawnienia i unowocześnienia procesu fakturowania w polskich firmach. Dzięki KSeF przedsiębiorcy mogą wystawiać, odbierać oraz przechowywać faktury ustrukturyzowane w formie elektronicznej, co znacząco ma uprościć codzienną obsługę dokumentów. Celem systemu e- faktur KSeF jest automatyzacja obiegu faktur elektronicznych i zapewnienie ich zgodności z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Każda faktura ustrukturyzowana trafia bezpośrednio do systemu teleinformatycznego służącego do obsługi e-faktur, gdzie jest przechowywana i dostępna zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy. Takie podejście nie tylko zwiększa bezpieczeństwo i przejrzystość rozliczeń VAT, ale także pozwala na lepszą kontrolę nad prawidłowością rozliczeń podatku.
Koniec z duplikatami faktur: Jak KSeF zmienia procedurę wystawiania dokumentów
Uwaga! Nie będzie już możliwości wystawiania duplikatów faktur, ponieważ dokumenty będą przechowywane w cyfrowym repozytorium.
Miałam do czynienia z sytuacjami, w których księgowa nie chciała przyjąć oryginału faktury, po upływie miesiąca, jak twierdziła „nie może jej ująć w kosztach”, i oczekiwała przesłanie duplikatu z datą bieżącą.
W przypadku VAT, faktura może zostać ujęta w rozliczeniu VAT w miesiącu, w którym została otrzymana, na podstawie art. 86 ust. 10 ustawy o VAT. Jeśli faktura została otrzymana z opóźnieniem, przedsiębiorca będzie zobowiązany do jej uwzględnienia w deklaracji VAT za miesiąc, w którym faktura została fizycznie otrzymana, a nie za miesiąc, w którym pierwotnie miała zostać uwzględniona.
Zatem skończą się wymówki niepłacących firm, dotyczących braku dokumentu do zapłaty, czy to z powodu spamu, czy dziecko pokolorowało farbkami itd.
Każda firma zarejestrowana w Polsce, niezależnie czy jako JDG czy spółka, będzie miała wręcz obowiązek pobrać fakturę z KSeF i we właściwy sposób ją u siebie zaewidencjonować.
Oczywiście czymś innym jest kwestia pozostałych powodów i trików które stosują dłużnicy, aby uniknąć płatności lub rozciąganie jej w nieokreślonym czasie.
Lecz argument o braku dostępu do dokumentu do zapłaty zostanie im automatycznie wytrącony.
Nie ma Pan/Pani faktury w swoich księgach? Proszę ją pobrać z KSeF. I kropka.
Nie będzie już co do zasady żadnego dosyłania faktury mailem, niezależnie czy to w formie kopii czy duplikatu. Wyjątkiem będą osoby fizyczne oraz firmy zagraniczne, gdyż nie będą one bowiem miały możliwości pobrania jej z KSeF. Mimo, że wystawiona przez nas faktura będzie musiała się znaleźć w KSeF, to będzie można ją przesłać osobno wspomnianym podmiotom.
Przeczytaj nasz artykuł: „Kto jest odpowiedzialny za wdrożenie KSeF w firmie?”, w którym wyjaśniamy, kto ponosi odpowiedzialność za prawidłową implementację systemu w firmie
KSeF a korygowanie faktur: Ograniczenia i nowe zasady
Dłużnikom zdarza się podnosić zarzut z powodu braku zapłaty, z uwagi na nieprawidłowe dane, np. ulica, numer czy literówka w nazwie: „Prześlijcie mi poprawioną fakturę, a wtedy Wam zapłacę”.
KSeF powoduje, że poprawianie faktur co do zasady nie będzie miało miejsca. Faktura po zarejestrowaniu w KSeF będzie obowiązywała w sposób niezmienny.
W systemie KSeF nie została przewidziana bowiem możliwość korygowania formalnego dokumentów przez nabywców. Nota nie stanowi faktury ustrukturyzowanej, która jest jedyną dopuszczalną fakturą wystawianą w KSeF. Bezpośrednio w KSeF korekty danych dokonuje się za pośrednictwem faktur korygujących.
Jak KSeF wpłynie na praktykę korekt faktur i kontrolę podatkową?
W okresie dobrowolnego korzystania w KSeF przedsiębiorca może poprawić dane formalne przy pomocy noty korygującej wystawionej poza KSeF. W ramach KSeF faktury przechowywane są automatycznie przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przedsiębiorca, który wystawia faktury sprzedaży w KSeF, nie ma obowiązku przechowywać ich odrębnie, poza tym systemem. Nie dotyczy to jednak not korygujących, które wystawiane są poza KSeF, wówczas podatnik musi je przechowywać we własnym zakresie do czasu wygaśnięcia terminu przedawnienia.
W praktyce oznacza to również, że faktury zawierające błędne dane pozostaną w systemie KSeF nawet gdy zostanie złożona prośba o korektę przez nabywcę, natomiast w sekcji ewidencyjnej pliku JPK_V7 zostaną one odpowiednio zmodyfikowane po zaakceptowaniu noty korygującej przez kontrahenta. Czas pokaże, jak organy podatkowe zareagują na stwierdzone rozbieżności i jaki będzie to miało wpływ na podatników.
Kiedy KSeF wprowadzi zmiany w cywilnoprawnym uznaniu faktur?
Ministerstwo Finansów wśród pytań i odpowiedzi na swojej stronie internetowej w sekcji poświęconej KSeF, opublikowało w pkt 11 poniższe informacje w zakresie noty korygującej:
- Czy błędy formalne na fakturach będą wymagały wystawienia faktury korygującej?
Obecnie brzmienie art. 106j ust. 1 ustawy o VAT obliguje do wystawienia faktury korygującej m.in. w sytuacji, gdy podatnik stwierdził pomyłkę jakiejkolwiek pozycji faktury.
W zakresie dobrowolności KSeF, w określonych przypadkach istnieje możliwość wystawienia przez nabywcę noty korygującej bez wysyłki jej przez KSeF.
Obecnie faktury VAT są powszechnie używane jako dokumenty handlowe i ich doręczenie jest uznawane przez strony umowy za skuteczne wezwanie do zapłaty.
„Otrzymanie” faktury VAT przy pomocy KSeF w rozumieniu ustawy o VAT nie wywołuje ex lege skutków cywilnoprawnych, bo jest to wyłącznie stan prawnopodatkowy – tak jak złożenie deklaracji podatkowej nie rodzi zobowiązań o charakterze prywatnoprawnym, lecz tylko publicznoprawnym. Owo „otrzymanie” co do zasady będzie wyłącznie podaniem do wiadomości podatnika faktu wystawienia faktury VAT z możliwością zapoznania się z jej treścią. Akceptacja tej faktury oraz jej treści, zarówno dla potrzeb podatkowych, jak i dla potrzeb cywilnoprawnych, będzie czymś zupełnie odrębnym.
Jedno jest pewne: od 1 lutego 2026 r. „otrzymanie” faktury VAT przy pomocy KSeF nie będzie z istoty wywoływać skutków cywilnoprawnych i strony umów muszą wymyślić inną formę uznania zobowiązania z tytułu zapłaty za dostawę towaru lub świadczenia usług.
Niewątpliwie istotną sprawą jest nowy obowiązek podawania podczas dokonywania płatności za faktury numeru identyfikującego je w Krajowym Systemie e-Faktur. Obowiązek ten będzie musiał być spełniony od 1 stycznia 2027 roku.
Masz pytania? Porozmawiajmy
FAQ, czyli najczęściej zadawane pytania
Czy w KSeF nadal można wystawiać duplikaty faktur?
Nie. Duplikaty znikają, bo „oryginał” e-faktury jest przechowywany w systemie i zawsze dostępny wystawcy oraz odbiorcy.
Czy nadal trzeba dosyłać faktury mailem lub pocztą?
Zasadniczo nie. Wyjątkiem są osoby fizyczne (konsumenci) i zagraniczne firmy – nie mają dostępu do KSeF, więc należy im przesłać fakturę poza systemem (np. PDF).
Jak wygląda korygowanie w KSeF?
- Merytoryczne zmiany (cena, ilość, stawka) – wyłącznie faktura korygująca w KSeF.
- Drobne formalności – w okresie dobrowolnym dopuszczalna nota poza KSeF.
- Faktury błędne pozostają w systemie; odpowiednie ujęcie wykazuje się w JPK_V7.
Jak długo KSeF przechowuje faktury?
Przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym wystawiono dokument. Wystawca nie musi ich archiwizować osobno. Noty korygujące (poza KSeF) – przechowujemy we własnym zakresie do przedawnienia.
