Kontrole ITD 2025 – Jak przygotować firmę transportową na inspekcję?

Przedsiębiorcy w branży transportowej każdego dnia mierzą się z licznymi wyzwaniami, jakie stawiają przed nimi nieustannie zmieniające się przepisy prawa. Prawidłowość ich działań regularnie weryfikuje Inspekcja Transportu Drogowego (ITD), co sprawia że brak odpowiedniej dokumentacji czy niespełnienie innych wymogów może skutkować dotkliwymi karami finansowymi. Jak się przed tym uchronić? W tym artykule wyjaśnimy, na co zwrócić uwagę, jak przygotować się do kontroli i co zrobić, by firma transportowa działała zgodnie z prawem.

Kontrola ITD – co sprawdzają inspektorzy?

Podstawą działań kontrolnych Inspekcji Transportu Drogowego jest m.in. ustawa o transporcie drogowym z dnia 6 września 2001 r. Jej przepisy pozwalają Inspekcji na kontrolę przedsiębiorców m.in. w zakresie przestrzegania warunków przewozu drogowego, czasu pracy czy nawet rodzaju używanego paliwa.

Ponadto, szczególnie weryfikowane przez kontrolerów jest także spełnianie ustawowych wymagań i warunków określonych w zezwoleniu na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Kontrolę w tym zakresie organy kontroli mają obowiązek przeprowadzać regularnie, co najmniej raz na 5 lat!

Zakres uprawnień inspektorów.

Aby skontrolować przewoźnika, Inspektorzy korzystają z szerokiego wachlarza uprawnień jakie przyznaje im ustawa. Przedsiębiorca powinien być przygotowany na to, że kontroler może zastosować następujące środki:

1. Wstęp do pojazdów;
2. Wstęp na teren przedsiębiorstwa, w tym do pomieszczeń lub lokali, gdzie przechowywane są dokumenty;
3. Kontrola dokumentów i żądanie ich okazania (w tym karty kierowcy i karty przedsiębiorstwa, umowy przewozowe, dokumenty księgowe, umowy o pracę itd.);
4. Kontrola urządzeń pomiarowych i tachografu, w tym zdjęcie lub zerwanie plomby tachografu;
5. Możliwość domagania się złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień, okazania dokumentów i udostępnienia danych związanych z przedmiotem kontroli.

Jak wygląda kontrola? Pigułka wiedzy dla przedsiębiorców.

Przygotowaliśmy listę praktycznych wskazówek, o których warto wiedzieć na wypadek kontroli ITD:

• Podczas kontroli na drodze, Inspektor powinien być umundurowany. Tylko umundurowany inspektor może zatrzymać pojazd do kontroli. Wymóg umundurowania odpada w przypadku kontroli w przedsiębiorstwie.
• Inspektor powinien prowadzić kontrolę w obecności kontrolowanego albo w obecności osoby przez niego upoważnionej.
• Kontrola firmy prowadzona jest po uprzednim zawiadomieniu o zamiarze jej wszczęcia (w niektórych przypadkach nie ma tego obowiązku – np. w przypadku kontroli drogowej lub w przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa).
• Inspektor przed podjęciem kontroli powinien okazać legitymację służbową oraz wręczyć upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.
• Czynności kontrolne powinny być prowadzone w sposób sprawny i niezakłócający działalności.
• Jeśli kontrola jest prowadzona z naruszeniem przepisów, przedsiębiorca może wnieść sprzeciw od czynności kontrolnych.

Jakie są obowiązki kontrolowanego?

Kontrolowany nie może bezpodstawnie utrudniać prowadzenia czynności kontrolnych. Powinien on więc udzielać wyjaśnień na pytania inspektora i okazywać wymagane dokumenty, pod warunkiem jednak, że związane są one z przedmiotem kontroli. Kontrolowany powinien także udostępniać pojazdy, a także siedzibę i pomieszczenia, w których prowadzona jest działalność gospodarcza. Kontrolowany powinien także umożliwić sporządzanie kopii dokumentów, umożliwić sporządzenie dokumentacji filmowej lub fotograficznej i umożliwić uzyskanie wydruków z tachografu.

Dobrą praktyką w przypadku wszelakiego rodzaju kontroli jest niezwłoczne skontaktowanie się z prawnikiem. To pozwoli trzymać rękę na pulsie i nie dopuścić do przekroczenia uprawnień przez inspektorów. W takich sytuacjach zapraszamy więc do kontaktu z naszymi ekspertami, którzy mają w tym polu szerokie doświadczenie.

Jak uniknąć kar? Praktyczne kroki dla firm transportowych

• Sprawdź licencje i zezwolenia: Upewnij się, że Twoja firma i przewoźnicy dysponują aktualnymi licencjami / zezwoleniami / innymi uprawnieniami niezbędnymi dla na wykonywania transportu drogowego. W świetle przepisów brak ważnego dokumentu to prosta droga do kary. Jeśli firma działa na trasach międzynarodowych, koniecznie należy sprawdzić, czy posiadane dokumenty uprawniają do transportu drogowego w krajach trzecich.
• Prowadź ewidencję czasu pracy: Przepisy nakładają na przedsiębiorców obowiązek dokumentowania czasu pracy kierowców. Od 31 grudnia 2024 roku inspektorzy mogą sprawdzać aktywność kierowców za okres do 56 dni poprzedzających kontrolę. Warto więc zainwestować w procedury i nowoczesne tachografy, które przyczynią się do sprawnego gromadzenia tych danych. Odpowiednia przejrzystość pomoże uniknąć naruszeń.
• Dbaj o stan techniczny floty: Regularne przeglądy techniczne to podstawa. Kontrolerzy mogą weryfikować m.in. masę całkowitą, naciski osi i wymiary pojazdów przy użyciu urządzeń pomiarowych. Stwierdzenie zaniedbań w tym zakresie może zaś łatwo sparaliżować firmę.
• Szkolenie kierowców i personelu: Kierowcy powinni dobrze znać przepisy dotyczące czasu pracy i prawidłowego korzystania z tachografów. Z kolei pracownicy biurowi powinni wiedzieć, jak zachować się na wypadek kontroli w siedzibie. Regularne szkolenia to inwestycja, która się opłaca.

Zapoznaj się z najbliższymi szkoleniami pod poniższym linkiem: https://staniekandpartners.pl/szkolenia/

Podsumowanie – lepiej zapobiegać niż płacić

Przepisy prawa transportowego przewidują surowe kary finansowe z tytułu ich nieprzestrzegania. Przykładowo, zgodnie z art. 92a ustawy, przewóz drogowy z naruszeniem obowiązków lub warunków przewozu może skutkować nałożeniem na firmę sankcji w wysokości nawet do 12 000 zł

Kontrola ITD nie musi być jednak tak dotkliwa, jeśli odpowiednio się na nią przygotujemy. Praktyka pokazuje, że zaniedbania mogą kosztować więcej niż samo przygotowanie do spełnienia wymogów. Wystarczy więc kilka prostych kroków – od regularnego przeglądu dokumentów po inwestycję w szkolenia – by zminimalizować ryzyko kar i działać spokojnie.

Jak możemy wesprzeć Twoją firmę transportową?

Kontrole ITD to tylko jedno z wyzwań, z którymi borykają się firmy transportowe. Branża ta wymaga nie tylko znajomości przepisów transportowych, ale także skutecznego zarządzania kwestiami prawnymi i podatkowymi. Jeśli chcesz zgłębić temat, poznać praktyczne rozwiązania lub dowiedzieć się, jak przygotować się do innych problemów specyficznych dla sektora transportu, zapraszam na naszą stronę poświęconą kompleksowej obsłudze firm:

• Transport i logistyka

Znajdziesz tam szczegółowe informacje o tym, jak zabezpieczyć swoją działalność i uniknąć pułapek, takich jak te opisane w artykule.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu swojej firmy na kontrolę, skontaktuj się z nami. Pomagamy przedsiębiorcom transportowym poruszać się w gąszczu przepisów i unikać kosztownych pomyłek:

• Weryfikacja dokumentacji transportowej – sprawdzimy, czy licencje, ewidencja czasu pracy i posiadane urządzenia są zgodne z wymogami ustawy.
• Audyt procedur wewnętrznych – ocenimy, czy Twoja firma spełnia obowiązki wynikające z ustawy o transporcie drogowym.
• Dostosowanie dokumentacji do przepisów – pomożemy uporządkować i uzupełnić brakujące dokumenty, aby uniknąć uchybień.
• Przygotowanie procedur na wypadek kontroli – stworzymy plan działania, który ułatwi szybką reakcję i współpracę z inspektorami.

TAGI: kontrole ITD, Inspekcja Transportu Drogowego, firma transportowa, przepisy transportowe, ustawa o transporcie drogowym, czas pracy kierowców, tachografy, kary transportowe, licencje transportowe, szkolenia dla kierowców, stan techniczny pojazdów, dokumentacja transportowa, audyt transportowy, bezpieczeństwo prawne, Staniek&Partners