Fiskus wie o Twojej firmie więcej niż myślisz. I to dopiero początek

Obecnie faktyczna kontrola rozliczeń podatkowych nie zaczyna się w momencie doręczenia zawiadomienia o jej wszczęciu. Zaczyna się znacznie wcześniej – kiedy systemy informatyczne KAS znajdą w Twoich danych coś, co „nie pasuje”. W nowej rzeczywistości pytanie nie brzmi, czy zostaniesz skontrolowany, tylko czy Twoje dane zostały już przeanalizowane przez algorytmy fiskusa.

Mniej kontroli, więcej skuteczności

Dotychczasowy model kontroli podatkowej – oparty na formalnym zawiadomieniu o jej wszczęciu, długotrwałym gromadzeniu dokumentów przez urzędników oraz przesłuchaniach świadków – stopniowo odchodzi do przeszłości. Dzieje się tak nie dlatego, że fiskus odpuszcza. Wręcz przeciwnie.

Z danych Ministerstwa Finansów wynika, że liczba kontroli podatkowych z roku na rok spada, ale poprawia się ich skuteczność. Kwoty wykrytych nieprawidłowości wzrosły w 2025 r. o ok. 2,4 mld zł względem roku poprzedniego. Jest to wzrost o blisko 28%.

Wniosek jest prosty: dzisiejsze kontrole są celowane, nie losowe. Pod lupę trafia ten podatnik, którego system KAS wskazał jako wysoce prawdopodobne źródło nieprawidłowości. Organy podatkowe odchodzą od zasady „rzucamy szeroką siecią i zobaczymy, co się złapie”. Zamiast tego precyzyjnie typują podmioty do skontrolowania, wykorzystując dane skrupulatnie przeanalizowane przez systemy KAS.

Nowa rzeczywistość: kontrola „w tle”

Równolegle do spadku liczby formalnych kontroli podatkowych rośnie skala działań, których wielu przedsiębiorców w ogóle nie zauważa, tzw. czynności sprawdzających.

To mniej sformalizowana procedura, która pozwala organom analizować rozliczenia podatników bez wszczynania kontroli i często bez ich aktywnego udziału. Fiskus weryfikuje poprawność dokonanych rozliczeń, a po wykryciu nieprawidłowości kontaktuje się z podatnikiem, wzywając do dokonania odpowiednich korekt. Dzieje się to bez wszczynania formalnej kontroli, często nawet bez uzyskiwania wyjaśnień od podatnika.

W 2024 r. przeprowadzono ponad 500 tys. takich czynności, generujących ok. 6,5 mld zł dopłat do budżetu państwa.

Innymi słowy: znacząca część działań kontrolnych dzieje się dziś poza zasięgiem wzroku przedsiębiorcy. Dopóki coś nie zaczerwieni się w systemie.

Skąd fiskus bierze wiedzę

Jeszcze kilka lat temu organy podatkowe w dużej mierze opierały się na danych, które podatnik sam przedstawiał w toku kontroli. Dziś proporcje całkowicie się odwróciły.

Administracja skarbowa funkcjonuje w modelu, w którym ogromna część informacji trafia do niej automatycznie, bez konieczności podejmowania jakichkolwiek działań przez organ. Składa się na to spójny ekosystem informacyjny:

• pliki JPK_VAT z pełnymi danymi o transakcjach,
• dane zawarte na tzw. białej liście podatników,
• informacje o przepływach bankowych raportowanych w ramach systemu STIR,
• dane z ZUS, CEIDG, KRS,
• a od niedawna – KSeF, zapewniający organom bieżący dostęp do każdej faktury wystawianej przez przedsiębiorców.

Najważniejsza zmiana nie polega jednak na ilości danych. Polega na tym, jak są one wykorzystywane i weryfikowane.

Systemy informatyczne KAS nie „czytają” pojedynczej deklaracji. Zestawiają ją z danymi kontrahentów, historią transakcji, profilem branży i typowymi schematami gospodarczymi. Wychwytują nie tylko oczywiste błędy, ale subtelne niespójności – nietypowe łańcuchy dostaw, nieprawidłowości między fakturami a deklaracjami, relacje gospodarcze odbiegające od standardów rynkowych.

W praktyce oznacza to jedno: organ podatkowy bardzo często zna już pełny obraz Twojej działalności, zanim wyśle pierwsze pismo.

Co dalej? Kierunek jest jasny

To, co obserwujemy dziś, nie jest przypadkową praktyką. To konsekwentnie realizowany kierunek zmian obserwowany od kilku lat. Wszystko wskazuje, że tempo będzie tylko rosło z uwagi na rozwój AI i dostęp do coraz większej ilości danych przez polskie organy.

Obowiązkowy KSeF to dopiero początek. System ten daje administracji skarbowej dostęp do szczegółowych danych o transakcjach praktycznie w czasie rzeczywistym. Fiskus przestaje „prosić” o dokumenty w toku kontroli – ma je dostępne na bieżąco, w ujednoliconej strukturze. To przejście z modelu raportowania po fakcie do modelu niemal bieżącego monitoringu działalności gospodarczej.

Narzędzia analityczne ewoluują w tym samym kierunku. Eksperci wskazują, że administracja skarbowa przechodzi z modelu reaktywnego – opartego na sygnałach i zawiadomieniach – do modelu stałego, cyfrowego nadzoru, w którym to algorytmy wskazują obszary ryzyka na bieżąco.

Planowane zmiany w przepisach

Równocześnie na poziomie legislacyjnym w 2026 r. procedowanych jest kilka równoległych zmian w Ordynacji podatkowej. Kluczowy kierunek to ograniczenie możliwości sztucznego wydłużania postępowań (np. przez wszczynanie postępowań karnych skarbowych jedynie w celu zawieszenia biegu przedawnienia). Z jednej strony wzmacnia to ochronę podatnika. Z drugiej – wymusza na organach wcześniejsze i bardziej zaawansowane działania analityczne.

Pojawiają się też sygnały o konieczności uregulowania zakresu samych czynności sprawdzających, których praktyka zdecydowanie wyprzedziła obowiązujące przepisy.

Ugoda podatkowa – zwrot w stronę negocjacji?

Osobnym, bardzo ciekawym wątkiem są prace Ministerstwa Finansów nad wprowadzeniem do polskiego systemu instytucji ugody podatkowej.

Zgodnie z zapowiedziami, ugoda miałaby być dobrowolnym porozumieniem między podatnikiem a organem, zawieranym w sytuacjach spornych lub potencjalnie spornych. Jej celem ma być nie tylko zakończenie istniejącego sporu, ale również zapobieganie jego powstaniu, zanim sprawa trafi do formalnego postępowania czy sądu.

Założenia projektu pokazują wyraźną zmianę podejścia państwa w kwestii egzekwowania zaległości podatkowych. Ugoda podatkowa:

• ma umożliwiać uzgodnienie sposobu spłaty zaległości,
• może prowadzić do definitywnego zakończenia sporu bez angażowania sądów administracyjnych,

• dla organu oznacza większą pewność odzyskania podatku bez prowadzenia długotrwałych kontroli,
• dla podatnika ma umożliwić ograniczenie dodatkowych sankcji oraz odsetek.

Innymi słowy: Ministerstwo Finansów rozważa częściowe odejście od modelu konfrontacyjnego na rzecz modelu negocjacyjnego. To rozwiązanie ma szansę zbudować bardziej partnerskie relacje między podatnikami a administracją i obniżyć koszt sporów po obu stronach.

Co to oznacza w praktyce

Największa zmiana nie polega na tym, że działań kontrolnych jest więcej. Polega na tym, że są one coraz bardziej skuteczne i oparte na dobrze przygotowanej analityce.

Już dziś moment „pierwszego kontaktu” podatnika z organem to bardzo późny etap całego procesu kontrolnego. W chwili, gdy do przedsiębiorcy trafia pierwsze pismo, organ:

• ma już wstępnie opracowane wnioski,
• często zidentyfikował konkretne obszary ryzyka
• zna kontekst potencjalnych nieprawidłowości.

Podatnik wchodzi więc w dialog z administracją nie od punktu „wyjaśnijmy sytuację”, ale od punktu „proszę odnieść się do naszych ustaleń”.

To zasadnicza różnica. I to ona zmienia sposób, w jaki należy myśleć o bezpieczeństwie podatkowym firmy.

Poprawność formalna to za mało

Z naszego doświadczenia wynika jedno: większość problemów podatkowych nie zaczyna się od błędu. Zaczyna się od tego, że coś „nie pasuje” w danych. A to dziś wystarczy, żeby znaleźć się pod lupą.

Dlatego coraz większego znaczenia nabiera nie tylko sama poprawność rozliczeń, ale też:

• spójność danych między systemami (JPK, KSeF, sprawozdania finansowe, deklaracje),
• logiczne uzasadnienie biznesowe transakcji – zwłaszcza nietypowych,
• zdolność „obrony” rozliczeń w analizie porównawczej z danymi branżowymi.

To właśnie na tym poziomie – zanim pojawi się jakiekolwiek pismo – zapadają pierwsze decyzje organu o tym, czy Twoja firma trafi pod lupę.

Sprawdź swoją firmę tak, jak sprawdzi ją fiskus

W obecnym modelu podział na firmy „bezpieczne” i „w trakcie kontroli” się zaciera. Każda firma jest stale analizowana – pytanie tylko, na jakim etapie tej analizy się znajduje.

Dlatego coraz częściej rekomendujemy klientom jedno podejście: sprawdzić swoją firmę tak, jak zrobi to fiskus, zanim on to zrobi.

W praktyce oznacza to przegląd rozliczeń pod kątem ryzyk widocznych w analityce KAS, weryfikację spójności danych między systemami i określenie biznesowego uzasadnienia dla najważniejszych transakcji. Nie po to, żeby coś ukryć, ale po to, żeby w razie pytań mieć gotową, przemyślaną odpowiedź, a nie szukać jej pod presją czasu.

Podsumowanie

Fiskus przechodzi cichą rewolucję. Dziś nie tyle kontroluje, co analizuje – stale, automatycznie i porównawczo. Klasyczna kontrola podatkowa staje się kolejnym, nie pierwszym w łańcuchu czynności etapem procesu weryfikacyjnego. Decyzje o tym, kto trafi pod lupę, zapadają znacznie wcześniej – na poziomie analityki danych.

Co warto zapamiętać:

• Kontrole są dziś celowane, nie losowe – pod lupę trafia firma wskazana przez algorytm.
• KSeF, JPK, STIR i biała lista tworzą jeden ekosystem informacyjny, który fiskus analizuje w czasie zbliżonym do rzeczywistego.
• Rośnie znaczenie czynności sprawdzających – nieformalnych działań, które dzieją się często bez wiedzy podatnika.
• Trwają prace nad wprowadzeniem ugody podatkowej – to sygnał, że obok ostrzejszego nadzoru państwo otwiera też drogę negocjacyjną.
• Najlepsza strategia to przegląd wyprzedzający – sprawdzenie własnych rozliczeń tak, jak zrobi to fiskus.

W obecnym modelu pytanie nie brzmi: czy będziesz kontrolowany, lecz czy Twoje dane zostały już przeanalizowane.

FAQ