Płacisz za licencje i usługi kontrahentowi z zagranicy? Pewnie masz obowiązek WHT i o tym nie wiesz

Wielu przedsiębiorców regularnie płaci zagranicznym kontrahentom za licencje, oprogramowanie, usługi doradcze, marketingowe, reklamowe, prawne, księgowe, IT, zarządcze czy analityczne. Przy tego typu płatnościach może pojawić się obowiązek zapłaty w Polsce podatku u źródła.

Czym jest WHT?

WHT (ang. withholding tax) to inaczej podatek u źródła. Jest on pobierany w państwie, z którego pochodzi dana płatność, czyli tam, gdzie znajduje się „źródło” wypłacanego dochodu. Jeżeli więc polska spółka wypłaca wynagrodzenie zagranicznemu kontrahentowi, np. za licencję albo określone usługi niematerialne, to źródło tej płatności może znajdować się w Polsce i to w Polsce mogą z tego tytułu powstać obowiązki na gruncie podatku dochodowego.

Jakich płatności najczęściej dotyczy WHT?

Ryzyko WHT pojawia się między innymi przy płatnościach za:

• licencje;
• usługi doradcze;
• usługi księgowe;
• usługi prawne;
• usługi reklamowe i marketingowe;
• usługi badania rynku;
• usługi zarządzania i kontroli;
• usługi przetwarzania danych;
• usługi rekrutacji pracowników;
• świadczenia o podobnym charakterze.

To oznacza, że WHT nie jest problemem wyłącznie dużych grup kapitałowych wypłacających dywidendy czy odsetki. Może dotyczyć również zwykłej polskiej spółki, która płaci zagranicznemu dostawcy za kampanię reklamową, dostęp do narzędzia IT, licencję, usługę doradczą albo wsparcie zarządcze.

Jaką stosujemy stawkę? Krajową, preferencyjną z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania czy zwolnienie?

Podstawowa krajowa stawka podatku u źródła wynosi 20%. Dopiero po spełnieniu dodatkowych warunków można rozważać zastosowanie niższej stawki wynikającej z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, zwolnienia albo braku poboru podatku.

Aby zastosować niższą stawkę lub zwolnienie z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, polska spółka musi nie tylko posiadać odpowiednie dokumenty, ale też dochować tzw. należytej staranności.

Z kolei w przypadku należności licencyjnych, dla których istnieje możliwość stosowania zwolnienia ustawowego, wymogi są jeszcze bardziej rygorystyczne. Należy oczywiście spełnić warunki ustawowe dla stosowania zwolnienia, czyli m.in. posiadać bezpośrednio nie mniej niż 25% udziałów (akcji) przez 2 lata, zweryfikować, czy odbiorca należności nie korzysta ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od całości swoich dochodów, bez względu na źródło ich osiągania, oraz czy posiada status beneficjenta rzeczywistego dla danej płatności.

Dodatkowo kluczowe jest posiadanie aktualnego certyfikatu rezydencji kontrahenta, stosownych oświadczeń potwierdzających status rzeczywistego odbiorcy, fakt prowadzenia działalności gospodarczej czy spełnienie innych warunków dla stosowania zwolnienia.

Same dokumenty to jednak za mało. Polska spółka musi zweryfikować swojego kontrahenta głównie pod kątem prowadzenia rzeczywistej działalności gospodarczej oraz tego, czy kontrahent jest faktycznym odbiorcą należności, a nie tylko pośrednikiem dokonującym transferu tej płatności do kolejnego podmiotu.

Licencja na oprogramowanie podlega pod WHT – ale nie zawsze

Nie każda płatność wynikająca z umowy licencyjnej jest tzw. należnością licencyjną podlegającą WHT. Aby prawidłowo zakwalifikować daną płatność, należy szczegółowo zbadać przedmiot umowy, w tym charakter danej licencji.

Przykładowo, jeżeli z umowy wynika, że polska spółka korzysta wyłącznie ze standardowych usług cyfrowych (SaaS – Software as a Service) lub z licencji użytkownika końcowego (end user), to taka płatność nie jest traktowana jako podlegająca pod WHT.

Natomiast jeżeli umowa wskazuje, że polska spółka ma prawo do używania, reprodukowania, wyświetlania, dystrybucji lub sublicencjonowania oprogramowania na rzecz klientów końcowych, to w takim przypadku wynagrodzenie należy uznać za należność licencyjną w rozumieniu art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT, podlegającą WHT.

Kolejną rzeczą, na którą warto zwrócić uwagę, jest to, że przedmiot umowy licencyjnej może być rozbudowany i obejmować nie tylko udzielenie samej licencji, ale również szereg innych dodatkowych usług. Tu, w zależności od zapisów umownych, może pojawić się obowiązek WHT od całej płatności.

Usługi reklamowe i marketingowe od zagranicznej agencji

Jeżeli polska spółka zleca zagranicznej agencji przygotowanie kampanii reklamowej, to taka płatność może mieścić się w katalogu usług niematerialnych objętych WHT. W szczególności dotyczy to usług reklamowych, marketingowych, doradczych, badania rynku czy zarządzania.

Jeżeli spółka nie przeanalizuje transakcji pod kątem WHT, może się okazać, że powinna była potrącić podatek, złożyć odpowiednią deklarację i informację podatkową, a także zgromadzić dokumentację potwierdzającą prawo do zastosowania preferencji.

„Mam certyfikat rezydencji, więc problemu nie ma” — to częsty błąd

Certyfikat rezydencji jest bardzo ważny, ale nie rozwiązuje całego problemu.

Posiadanie certyfikatu rezydencji zagranicznego kontrahenta może być warunkiem zastosowania umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Nie oznacza jednak automatycznie, że polska spółka może bezpiecznie nie pobrać podatku.

WHT – co w praktyce oznacza klauzula gross-up

Przy opłatach licencyjnych czy np. usługach reklamy kontrahent zagraniczny oczekuje pełnej kwoty wynagrodzenia wskazanego w umowie. I ma do tego prawo.

Co to oznacza dla polskiej spółki dokonującej płatności, jeżeli ma ona obowiązek poboru WHT? Musi ona tak podwyższyć płatność, żeby po potrąceniu WHT kontrahent nadal dostał kwotę wynikającą z umowy. W takiej sytuacji to polska spółka z własnych środków poniesie ciężar podatku u źródła.

Próg 2 mln zł — dodatkowy poziom ryzyka

Szczególne znaczenie ma próg 2 mln zł płatności na rzecz tego samego podatnika w roku podatkowym. Po jego przekroczeniu w wielu przypadkach pojawia się mechanizm pay and refund, czyli obowiązek poboru podatku według podstawowej stawki, a dopiero następnie możliwość ubiegania się o jego zwrot.

Alternatywnie, przy spełnieniu warunków, możliwe jest złożenie oświadczenia WH-OSC, które pozwala nadal stosować preferencję, np. zwolnienie albo niższą stawkę z umowy. Złożenie takiego oświadczenia wiąże się jednak z odpowiedzialnością zarządu i wymaga wcześniejszego potwierdzenia, że spółka rzeczywiście ma podstawy do niepobrania podatku albo pobrania go według niższej stawki.

Płatność za licencje czy usługi – co w praktyce należy zbadać

Przed dokonaniem płatności sprawdźmy przede wszystkim:

• jaki jest charakter płatności;
• czy dana płatność mieści się w katalogu należności objętych WHT;
• czy kontrahent jest rzeczywistym właścicielem należności;
• czy prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą;
• czy płatność nie jest jedynie przekazywana dalej do innego podmiotu;
• czy umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania pozwala zastosować niższą stawkę albo brak podatku;
• czy spółka dochowała należytej staranności;
• czy nie został przekroczony próg 2 mln zł płatności na rzecz tego samego podatnika.

Certyfikat rezydencji to więc dopiero początek analizy, a nie jej koniec.