Dokumentacja lokalna prezentuje informacje dotyczące transakcji dokonywanych przez podmioty powiązane, a więc ujmuje wydarzenia gospodarcze odbywające w ramach grupy kapitałowej. Często transakcje te mają bardzo powtarzalny charakter na przestrzeni całej grupy (np. pryncypał w grupie odsprzedaje krajowym spółkom-córkom towary do dystrybucji na rodzimym rynku) lub zostały już ujęte w dokumentacji lokalnej sporządzonej na potrzeby zagranicznej spółki, będącej kontrahentem krajowego podmiotu.
W związku z tym nierzadko dochodzi do sytuacji, kiedy podmiot kierujący polityką podatkową danej grupy uznaje, że powinien wypracować pewien wspólny szablon lub użyć już uprzednio przygotowanej dokumentacji na potrzeby spółek w innym państwie. Takie rozwiązanie ma szereg zalet. Wiążą się one przede wszystkim z oszczędnością czasu, a także umożliwiają ujednolicenie opisów transakcji. Łatwiej też w tym przypadku kontrolować, czy wszędzie są stosowane przyjęte na poziomie grupy metody rozliczeń transakcji międzynarodowych oraz wynikające z analiz porównawczych stawki wynagrodzenia.
W związku z tym, często podejmowana jest decyzja o tym, aby przygotować dokumentacje cen transferowych dla wszystkich podmiotów w grupie według jednego szablonu. Choć wydaje się to być sporym ułatwieniem, to wymaga to jednak ze strony podatnika dużej dozy uważności – inaczej bowiem może zamienić się w pułapkę. Dlaczego?
Pewnym, przynajmniej ogólnoeuropejskim, standardem są Wytyczne OECD, na podstawie których tworzone są dokumentacje cen transferowych. Z tego też powodu większość wypracowanych w grupach kapitałowych dokumentacji opiera się właśnie na wskazanym materiale. Tworzy to dobrą bazę dla dokumentacji lokalnej także dla polskich spółek. Pojawia się tutaj jednak dosyć istotna trudność – polskie przepisy nie tylko adoptują Wytyczne OECD, ale stawiają też sporą ilość wymogów charakterystycznych wyłącznie dla Polski. W związku z tym, dokumentacje, które w innych państwach uchodzą za kompletne, w Polsce wymagają szeregu dodatkowych elementów, aby zakończyć z sukcesem kontrolę podatkową.
Spółki nie zawsze o tym wiedzą, skutkiem czego nawet przez lata posługują się dokumentacjami lokalnymi przygotowanymi na poziomie grupy kapitałowej. Dokumentacje takie z kolei nie są uznawane za prawidłowe przez polskie organy podatkowe, co skutkuje wysokimi sankcjami za niespełnienie wymogów bądź uznanie za całkowity ich brak.
Dlatego też polski podatnik powinien pamiętać o tym, że dokumentacja lokalna musi zostać odpowiednio dostosowana do przepisów ustaw i rozporządzeń regulujących ceny transferowe. Pierwszym krokiem po otrzymaniu dokumentacji lokalnej przygotowanej przez grupę powinno być zweryfikowanie krok po kroku, czy wszystkie elementy dokumentacji lokalnej pokrywają się z przepisami. Badanie takie powinno zostać przeprowadzone bardzo dokładnie.
Nieprawidłowości mogą przybierać różne formy – nieuwzględnienie transakcji, które według polskiego prawa przekraczają progi dokumentacyjne, brak informacji o płatnościach poniesionych w związku z dokumentowanymi rozliczeniami, niewystarczająco dokładny opis podmiotów powiązanych to tylko pojedyncze przykłady. Często niezauważanym błędem pozostaje także fakt tego, że załączana analiza porównawcza przygotowana przez zagraniczny podmiot nie spełnia polskich kryteriów – dosyć powszechną sytuacją jest taka, w której kryterium powiązania podmiotów przyjętych do analizy jest zbyt mało rygorystyczne w porównaniu do oczekiwanego przez polskie organy podatkowe.
Podatnik po zweryfikowaniu kompletności dokumentacji powinien niezwłocznie uzupełnić braki, które z dużą dozą prawdopodobieństwa znajdzie. Takie uzupełnienie może przybrać formę wygodną dla spółki – albo uzupełni ona dokumentację lokalną dopisując nowe części, albo przygotuje dokument-załącznik, w którym opisze brakujące elementy.
Jako Kancelaria Staniek&Partners posiadamy doświadczenie w weryfikowaniu dokumentacji lokalnych przygotowanych przez zagraniczne podmioty i dostosowywaniu ich do polskich przepisów. W ramach naszych prac szczegółowo opisujemy, które elementy zostały pominięte w oryginalnej dokumentacji, a następnie uzupełniamy wszystkie braki biorąc pod uwagę nie tylko wymogi z ustaw i rozporządzeń, ale także preferencje organów podatkowych, które znamy z naszej praktyki.
Zobacz również: Ceny Transferowe
Bezpłatna analiza Twojej firmy
Skorzystaj z naszego doświadczenia w prawie i podatkach. Po kontakcie przeprowadzimy dla Ciebie szczegółową analizę sytuacji Twojej firmy i wskażemy, jakie działania warto podjąć, by zminimalizować ryzyko i maksymalizować korzyści.
- Indywidualne podejście: Każda firma jest wyjątkowa – dlatego analizujemy Twoje potrzeby i dostosowujemy rekomendacje.
- Kompleksowa wiedza: Specjalizujemy się w szerokim zakresie usług prawnych i podatkowych, obejmujących wszystko od prawa pracy po optymalizacje podatkowe.
- Praktyczne rekomendacje: Po naszej analizie otrzymasz klarowne wskazówki, które pomogą wprowadzić realne zmiany w Twojej firmie.
- Bezpłatna konsultacja wstępna: Pierwszy krok do współpracy nie wiąże się z żadnym zobowiązaniem.
TAGI: jednolity szablon dokumentacji lokalnej, ceny transferowe, dokumentacja lokalna, Wytyczne OECD, polskie przepisy, grupy kapitałowe, analizy porównawcze, progi dokumentacyjne, obowiązki podatkowe, weryfikacja i uzupełnianie dokumentacji, sankcje podatkowe, kontrola podatkowa, dostosowanie do polskich przepisów