Dokumentacja lokalna prezentuje informacje dotyczące transakcji dokonywanych przez podmioty powiązane, a więc ujmuje wydarzenia gospodarcze odbywające w ramach grupy kapitałowej. Często transakcje te mają bardzo powtarzalny charakter na przestrzeni całej grupy (np. pryncypał w grupie odsprzedaje krajowym spółkom-córkom towary do dystrybucji na rodzimym rynku) lub zostały już ujęte w dokumentacji lokalnej sporządzonej na potrzeby zagranicznej spółki, będącej kontrahentem krajowego podmiotu.
Wspólne szablony dokumentacji – wygoda czy ryzyko?
W związku z tym nierzadko dochodzi do sytuacji, kiedy podmiot kierujący polityką podatkową danej grupy uznaje, że powinien wypracować pewien wspólny szablon lub użyć już uprzednio przygotowanej dokumentacji na potrzeby spółek w innym państwie. Takie rozwiązanie ma szereg zalet. Wiążą się one przede wszystkim z oszczędnością czasu, a także umożliwiają ujednolicenie opisów transakcji. Łatwiej też w tym przypadku kontrolować, czy wszędzie są stosowane przyjęte na poziomie grupy metody rozliczeń transakcji międzynarodowych oraz wynikające z analiz porównawczych stawki wynagrodzenia.
W związku z tym, często podejmowana jest decyzja o tym, aby przygotować dokumentacje cen transferowych dla wszystkich podmiotów w grupie według jednego szablonu. Choć wydaje się to być sporym ułatwieniem, to wymaga to jednak ze strony podatnika dużej dozy uważności – inaczej bowiem może zamienić się w pułapkę. Dlaczego?
Wytyczne OECD jako punkt odniesienia dla dokumentacji cen transferowych
Pewnym, przynajmniej ogólnoeuropejskim, standardem są Wytyczne OECD, na podstawie których tworzone są dokumentacje cen transferowych. Z tego też powodu większość wypracowanych w grupach kapitałowych dokumentacji opiera się właśnie na wskazanym materiale. Tworzy to dobrą bazę dla dokumentacji lokalnej także dla polskich spółek.
Dlaczego dokumentacja przygotowana na poziomie grupy nie zawsze spełnia polskie wymogi
Pojawia się tutaj jednak dosyć istotna trudność – polskie przepisy nie tylko adoptują Wytyczne OECD, ale stawiają też sporą ilość wymogów charakterystycznych wyłącznie dla Polski. W związku z tym, dokumentacje, które w innych państwach uchodzą za kompletne, w Polsce wymagają szeregu dodatkowych elementów, aby zakończyć z sukcesem kontrolę podatkową.
Spółki nie zawsze o tym wiedzą, skutkiem czego nawet przez lata posługują się dokumentacjami lokalnymi przygotowanymi na poziomie grupy kapitałowej. Dokumentacje takie z kolei nie są uznawane za prawidłowe przez polskie organy podatkowe, co skutkuje wysokimi sankcjami za niespełnienie wymogów bądź uznanie za całkowity ich brak.
Jak dostosować dokumentację lokalną do polskich przepisów
Dlatego też polski podatnik powinien pamiętać o tym, że dokumentacja lokalna musi zostać odpowiednio dostosowana do przepisów ustaw i rozporządzeń regulujących ceny transferowe. Pierwszym krokiem po otrzymaniu dokumentacji lokalnej przygotowanej przez grupę powinno być zweryfikowanie krok po kroku, czy wszystkie elementy dokumentacji lokalnej pokrywają się z przepisami. Badanie takie powinno zostać przeprowadzone bardzo dokładnie.
Najczęstsze błędy w dokumentacjach przygotowanych przez zagraniczne podmioty
Nieprawidłowości mogą przybierać różne formy – nieuwzględnienie transakcji, które według polskiego prawa przekraczają progi dokumentacyjne, brak informacji o płatnościach poniesionych w związku z dokumentowanymi rozliczeniami, niewystarczająco dokładny opis podmiotów powiązanych to tylko pojedyncze przykłady. Często niezauważanym błędem pozostaje także fakt tego, że załączana analiza porównawcza przygotowana przez zagraniczny podmiot nie spełnia polskich kryteriów – dosyć powszechną sytuacją jest taka, w której kryterium powiązania podmiotów przyjętych do analizy jest zbyt mało rygorystyczne w porównaniu do oczekiwanego przez polskie organy podatkowe.
Weryfikacja i uzupełnianie dokumentacji – krok po kroku
Podatnik po zweryfikowaniu kompletności dokumentacji powinien niezwłocznie uzupełnić braki, które z dużą dozą prawdopodobieństwa znajdzie. Takie uzupełnienie może przybrać formę wygodną dla spółki – albo uzupełni ona dokumentację lokalną dopisując nowe części, albo przygotuje dokument-załącznik, w którym opisze brakujące elementy.
Nasze wsparcie w dostosowaniu dokumentacji lokalnych do polskich regulacji
Posiadamy doświadczenie w weryfikowaniu dokumentacji lokalnych przygotowanych przez zagraniczne podmioty i dostosowywaniu ich do polskich przepisów. W ramach naszych prac szczegółowo opisujemy, które elementy zostały pominięte w oryginalnej dokumentacji, a następnie uzupełniamy wszystkie braki biorąc pod uwagę nie tylko wymogi z ustaw i rozporządzeń, ale także preferencje organów podatkowych, które znamy z naszej praktyki.
Bezpłatna analiza Twojej firmy
Skorzystaj z naszego doświadczenia w prawie i podatkach. Po kontakcie przeprowadzimy dla Ciebie analizę sytuacji Twojej firmy i wskażemy, jakie działania warto podjąć, by zminimalizować ryzyko i maksymalizować korzyści.
- Indywidualne podejście: Każda firma jest wyjątkowa – dlatego analizujemy Twoje potrzeby.
- Praktyczne rekomendacje: Po naszej analizie otrzymasz klarowne wskazówki, które pomogą wprowadzić realne zmiany w Twojej firmie.
- Bezpłatna konsultacja wstępna: Pierwszy krok do współpracy nie wiąże się z żadnym zobowiązaniem.
Masz pytania? Porozmawiajmy
TAGI: ceny transferowe, dokumentacja lokalna, jednolity szablon, polskie przepisy, wytyczne OECD, analiza porównawcza, podmioty powiązane, kontrola podatkowa, sankcje podatkowe, dostosowanie dokumentacji
