Dywidenda za granicę: 5 obowiązków WHT, o których CFO zapomina

WHT to jeden z tych obszarów, które bardzo łatwo przeoczyć, a które mogą wygenerować istotne ryzyka podatkowe.

Jeżeli polska spółka dokonuje płatności za granicę z tytułu dywidendy, odsetek, należności licencyjnych lub za usługi doradcze, marketingowe, reklamowe, prawne, księgowe, zarządcze, IT lub inne usługi niematerialne, powinna każdorazowo sprawdzić, czy nie występuje obowiązek poboru podatku u źródła.

5 obowiązków WHT, o których należy pamiętać

1. Weryfikacja płatności zagranicznych przed wypłatą

WHT to nie tylko dywidendy, odsetki i należności licencyjne. Obowiązek może pojawić się również przy płatnościach za usługi doradcze, reklamowe, marketingowe, prawne, księgowe, zarządcze, rekrutacyjne, przetwarzania danych czy świadczenia o podobnym charakterze.

Dlatego sama faktura od zagranicznego kontrahenta nie powinna być automatycznie opłacana bez sprawdzenia czy płatność nie mieści się w katalogu WHT.

2. Pozyskanie aktualnego certyfikatu rezydencji

Certyfikat rezydencji jest podstawowym dokumentem, który pozwala odejść od krajowej stawki podatku i w ogóle myśleć o zastosowaniu preferencji wynikających umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Bez niego polska spółka co do zasady nie powinna stosować obniżonej stawki ani zwolnienia wynikającego z umowy międzynarodowej. Problem pojawia się zwłaszcza wtedy, gdy certyfikat jest nieaktualny, dotyczy innego podmiotu albo nie obejmuje okresu, w którym dokonano płatności.

3. Badanie statusu beneficial owner

W wielu przypadkach nie wystarczy sama faktura i ustalenie, że podmiot widniejący na fakturze istnieje i ma rezydencję podatkową za granicą. Ważne jest prześledzenie wszystkich okoliczności i dokumentów. Często umowy są tak skonstruowane, że z innym podmiotem zawierana jest umowa, a inny podmiot wystawia fakturę (np. przy wynajmie samochodu za granicą).  Konieczna jest wówczas weryfikacja, czy dany podmiot jest rzeczywistym właścicielem należności, czyli czy otrzymuje płatność dla siebie, samodzielnie nią dysponuje, nie przekazuje jej dalej i prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą.

To szczególnie ważne przy płatnościach do podmiotów powiązanych, holdingów, spółek licencyjnych i centrów usługowych.

4. Monitorowanie progu 2 mln zł

WHT trzeba monitorować narastająco w roku podatkowym, wobec tego samego podatnika.

Po przekroczeniu progu 2 mln zł pojawia się dodatkowy reżim, czyli mechanizmu pay and refund albo konieczność złożenia WH-OSC, jeżeli spółka chce nadal stosować preferencję.

W praktyce CFO często widzi pojedyncze faktury, ale nie zawsze ma wdrożony proces, który pokazuje łączną wartość płatności do danego kontrahenta w danym roku.

5. Dokumentowanie należytej staranności

Największym błędem jest traktowanie WHT jako czysto technicznego potrącenia podatku.

Spółka powinna być w stanie wykazać, dlaczego nie pobrała podatku, zastosowała niższą stawkę albo zwolnienie. Do tego potrzebna jest dokumentacja: analiza charakteru płatności, umowa, certyfikat rezydencji, oświadczenia kontrahenta, weryfikacja statusu podmiotu pod kątem beneficial owner, potwierdzenie substancji majątkowej i osobowej danego podmiotu, analiza umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania i wewnętrzna notatka decyzyjna.

Co warto zrobić?

Każda spółka, która płaci zagranicznym kontrahentom, powinna przeprowadzić przynajmniej podstawowy przegląd WHT.

W praktyce warto:

• zidentyfikować wszystkie płatności zagraniczne;
• podzielić je według rodzaju świadczeń;
• ustalić, które płatności mogą podlegać WHT;
• zebrać certyfikaty rezydencji kontrahentów;
• zweryfikować możliwość zastosowania umów o unikaniu podwójnego opodatkowania;
• sprawdzić status rzeczywistego właściciela należności;
• przeanalizować próg 2 mln zł;
• przygotować wewnętrzną procedurę należytej staranności;
• uporządkować dokumentację;
• zweryfikować historyczne płatności i ewentualne zaległości.