Wartościowanie stanowisk i siatka płac a dyrektywa 2023/970 — obowiązki pracodawcy

Do Kancelarii coraz częściej napływają pytania dotyczące transparentności wynagrodzeń. Na spotkaniach klienci pytają mnie od czego zacząć i co zrobić, żeby być gotowym na zmiany. Bardzo często słyszę: mamy już gotowy program, siatkę plac i podział na kategorie pracowników – ale dalej nie wiemy co z tym zrobić.

I tu pojawia się problem. Gotowe programy z siatkami płac nie odpowiadają na dwa podstawowe pytania, które zadaje każdy klient: czy nasz system jest zgodny z dyrektywa – i jak wytłumaczyć pracownikowi różnice w jego wynagrodzeniu.

Co dyrektywa 2023/970 faktycznie nakazuje pracodawcy

Nie chodzi o widełki w ogłoszeniach o pracę, ani o to, aby kobiety i mężczyźni zarabiali tyle samo na tych samych stanowiskach. To jest jeden z największych mitów tej zmiany prawnej. Dyrektywa ma dążyć do równości płac w obrębie różnie nazwanych stanowisk, różnych funkcji, które jednak dla organizacji będą miały taką samą wartość po zastosowaniu obiektywnych kryteriów wartościowania.

Pracodawcy będą mieli konkretne obowiązki, do których zaliczamy:

1. przeprowadzenie wartościowania stanowisk opartego na czterech kryteriach: umiejętnościach, wysiłku, zakresie odpowiedzialności i warunkach pracy,
2. zbudowanie siatki płac przypisującej przedziały wynagrodzeń do kategorii stanowisk,
3. udostępnienie pracownikom kryteriów ustalania wynagrodzeń, poziomów i progresji płac,
4. posiadanie dokumentacji, którą można obronić przed PIP, pracownikiem i sądem.

Powyższe obowiązki nie zostaną spełnione, jeżeli pracodawcy będą opierali się wyłącznie na gotowym programie HR, który może pomóc w porządkowaniu danych, ale nie wyjaśni w jaki sposób wartościowane są stanowiska oraz nie dopełni obowiązków informacyjnych wobec pracowników w razie spływających pytań. A pytania – jak zobaczymy w kolejnej sekcji – pojawią się szybciej niż większość pracodawców się spodziewa.

Obowiązek pierwszy: wartościowanie stanowisk pracy według obiektywnych kryteriów

Nie ukrywam, że podczas rozmów z klientami często spotykam się ze zdziwieniem, kiedy wspominam, że po przeprowadzeniu wartościowania stanowisk pracy może się okazać, że porównywać będziemy ze sobą pracowników działu administracji z pracownikami magazynu – i tu może pojawić się problem luki płacowej. Często słyszę: ale to przecież zupełnie różne stanowiska.

Oczy klientom otwierają się dopiero wtedy, gdy na podstawie zebranych danych okazuje się, że stanowisko specjalisty ds. administracji ma taką samą wartość dla organizacji jak stanowisko ds. obsługi magazynu. To świetny przykład, bo pokazuje coś czego nikt nie planował: w administracji z reguły pracują kobiety, w magazynie mężczyźni. Efekt: luka płacowa – i milion pytań.

To jest punkt, który wywołuje największe zaskoczenie – i często próbę wyparcia. Najczęściej właśnie w tym momencie słyszę o nieracjonalności unijnych rozwiązań. Ciężko jest pojąć, że dyrektywa nie porównuje księgowej z księgową — porównuje pracę o tej samej wartości, niezależnie od nazwy stanowiska.

Obowiązek drugi: Siatka płac, która nie tylko porządkuje wynagrodzenia, ale daje się obronić

Podczas rozmów z klientami często pada zdanie: mamy już wdrożony program HR. Ale jest jeden problem – klienci nie rozumieją jak ten program działa ani co ma w środku. Widzą tylko tabelę z liczbami i wygenerowany raport.

Dla większości z nich to sygnał, że nie można wychodzić poza ramy widełek określonych w programie. Program staje się blokadą – blokuje rozwój pracowników i racjonalizację decyzji płacowych, bo każde odstępstwo wygląda jak ryzyko zarzutu dyskryminacji. Efekt jest paradoksalny: próbując uniknąć problemu, klienci często łamią jedno z podstawowych założeń dyrektywy – że za pracę o tej samej wartości nie musi być takie samo wynagrodzenie, pod warunkiem, że różnica jest uzasadniona obiektywnymi kryteriami.

System gubi jednostkę. Widełki nie widzą człowieka. A jeżeli dział HR nie rozumie podstaw funkcjonowania dyrektywy i jej założeń, do tego dochodzi niezadowolenie pracownika – i właśnie jego nierówne traktowanie jako jednostki, choć intencja była odwrotna.

Historia firmy której algorytm nie zna

Do tego dochodzi jeszcze jeden wymiar, którego żaden program nie obsłuży. Każda organizacja ma wynagrodzenia negocjowane indywidualnie, wyjątki uzasadnione sytuacją sprzed lat, stanowiska, które ewoluowały bez zmiany nazwy, historyczne decyzje płacowe których nikt już nie pamięta, dlaczego zostały podjęte. Program przetworzy te dane tak jak każde inne. Prawnik zidentyfikuje które z nich są dziś źródłem ryzyka dyskryminacji pośredniej – zanim zrobi to inspektor lub pracownik.

I tu ważne zastrzeżenie, które powtarzam na każdym spotkaniu: dyrektywa nie zakazuje różnicowania wynagrodzeń. Zakazuje różnicowania bez uzasadnienia. Pracodawca ma pełne prawo płacić jednej osobie więcej niż drugiej, o ile kieruje się obiektywnymi, neutralnymi płciowo kryteriami: osiągnięciami, kompetencjami, zakresem odpowiedzialności, warunkami pracy. Równe traktowanie nie polega na zasadzie wszyscy tyle samo – polega na tym, że każda różnica ma obiektywne uzasadnienie.

Program HR ma jedną metodologię – tę którą wybrał producent. Kancelaria dobiera metodologię do specyfiki organizacji, branży i struktury stanowisk. I dokumentuje tę decyzję w sposób, który można obronić – przed pracownikiem, przed PIP i przed sądem.

Obowiązek trzeci: Co pracodawca musi ujawnić pracownikowi

Od dnia, kiedy do drzwi działu HR zapukają pierwsi pracownicy – często z roszczeniową postawą i gotowi w każdej chwili złożyć zawiadomienie do właściwej instytucji – pracodawca będzie miał dwa miesiące na działanie. W tym czasie musi poinformować pracownika o jego indywidualnym wynagrodzeniu oraz o średnim poziomie wynagrodzenia w kategorii, do której jest przypisany.

W tym miejscu widać wyraźnie kilka problemów, które najlepiej zacząć rozwiązywać już teraz – zanim pojawi się pierwszy wniosek.

• Po pierwsze: jeżeli nie ma podziału na kategorie, pracodawca będzie zmuszony do działania w trybie awaryjnym, co wpłynie zarówno na jakość jak i koszt sporządzenia tych kategorii pod presją czasu.
• Po drugie: jeżeli nie ma wdrożonej procedury odpowiedzi na takie wnioski, pracownik może pytać co chwila o status swojego wniosku. Brak procedury to brak kontroli nad procesem.
• Po trzecie: pracodawca, który przeprowadzi wartościowanie stanowisk z podziałem na kategorie może doznać szoku, gdy zobaczy wyniki. Lepiej, żeby ten szok nastąpił wewnętrznie, przy stole z prawnikiem, niż w odpowiedzi na wniosek pracownika.

Dyrektywa wyprzedza jednak o krok działania pracowników i wymusza na pracodawcach aktywność – co oznacza, że to oni co najmniej raz w roku powinni proaktywnie informować pracowników o ich indywidualnym wynagrodzeniu oraz o wynagrodzeniu średnim w ich kategorii. W mojej ocenie to może być dobre narzędzie dla pracodawcy – jednorazowe spełnienie tego obowiązku raz w roku nie daje pracownikowi podstaw do składania kolejnych wniosków w sposób nielimitowany.

Warto też zaznaczyć, że pracownicy powinni uważać co zrobią z otrzymaną informacją. W założeniu ma ona służyć egzekwowaniu prawa do równej płacy – nie działać przeciwko pracodawcy ani przeciwko kolegom. Informacje o wynagrodzeniu innych osób, do których pracownik uzyska dostęp, nie mogą być dowolnie rozpowszechniane. Ujawnienie cudzych zarobków bez zgody tej osoby narusza dobra osobiste – i może prowadzić do naruszenia zasad obowiązujących w organizacji, a w konsekwencji do zwolnienia takiego pracownika.

Obowiązek czwarty: Dokumentacja, która ma obronić pracodawcę przed zarzutem dyskryminacji

Wiele mówi się o tym, że dyrektywa nakłada obowiązek braku dyskryminacji płacowej pracowników. O ile pojęcie samej dyskryminacji jest znane, to jednak przełożenie braku dyskryminacji na praktykę jest trudniejszym zadaniem. Pracodawca ma obowiązek zapobiegania dyskryminacji w zatrudnieniu, a dyrektywa podkręca dodatkowo ten obowiązek przerzucając na pracodawców ciężar udowodnienia, że do dyskryminacji nie doszło. Teoretycznie pracownik może powiedzieć: jestem dyskryminowany — i kropka. A pracodawca ma obowiązek odnieść się do tego zarzutu.

To oznacza, że po 7 czerwca 2026 roku nie wystarczy nie dyskryminować. Trzeba być w stanie to udowodnić – w każdej chwili, na żądanie pracownika, inspektora PIP lub sądu. Dokumentacja, której nie ma w dniu kontroli nie chroni – nawet jeśli zostanie stworzona później.

I tu pojawia się problem z samym programem HR. Siatka wygenerowana przez algorytm jest dowodem, że dane zostały przetworzone zgodnie z logiką systemu. Nie jest dowodem, że zastosowana metodologia jest neutralna płciowo. Nie jest dowodem, że kryteria różnicowania wynagrodzeń są obiektywne i obronne. Nie jest dowodem, że wyjątki od siatki – a każda organizacja je ma – zostały uzasadnione w sposób, który wytrzyma pytanie pracownika albo ocenę inspektora.

Dokumentacja gotowa na 7 czerwca to nie tabela z widełkami. To kompletna architektura dowodowa, która powinna zawierać:

• metodologię wartościowania stanowisk z uzasadnieniem, dlaczego została wybrana dla tej konkretnej organizacji,
• opis kategorii zaszeregowania i kryteriów ich tworzenia,
• procedurę obsługi wyjątków od siatki – bo każda różnica poza przedziałem musi mieć pisemne uzasadnienie,
• ścieżkę decyzyjną przy każdej różnicy wynagrodzeń między pracownikami w tej samej kategorii.

Tej dokumentacji nie wygeneruje żaden program. Można ją zbudować tylko rozumiejąc jednocześnie strukturę organizacji, specyfikę branży i aktualne orzecznictwo w sprawach dyskryminacji płacowej.

Program HR i kancelaria – nie alternatywy, a dwie warstwy wdrożenia

Program HR i kancelaria nie wykluczają się. Uzupełniają. Program porządkuje dane, automatyzuje obliczenia i generuje raporty – to jego rola i robi ją dobrze. Kancelaria ocenia ryzyko prawne, weryfikuje czy zastosowana metodologia jest obronna, identyfikuje miejsca, gdzie istniejąca struktura wynagrodzeń może być źródłem roszczeń i buduje dokumentację, która chroni organizację – nie tylko spełnia wymogi formalne.

Organizacje, które traktują zakup programu jako zakończenie procesu wdrożeniowego odkrywają zwykle, że to był dopiero jego początek.

Jeśli masz już system i chcesz wiedzieć, czy jesteś zabezpieczony prawnie przed 7 czerwca – zaczniemy od weryfikacji. Skontaktuj się z nami, a na pierwszym spotkaniu ocenimy Twój system bez zobowiązań.

FAQ