Delegowanie pracowników w transporcie – Jak uniknąć kar w 2025?

Branża transportowa i logistyczna to sektory, w których delegowanie pracowników do pracy za granicą jest codziennością. Międzynarodowy charakter przewozów wiąże się jednak z dodatkowymi obowiązkami prawno-podatkowymi, szczególnie w kontekście unijnych regulacji. Nieprawidłowe stosowanie przepisów dotyczących delegowania może skutkować poważnymi sankcjami – przede wszystkim wysokimi karami finansowymi. Jak zatem prawidłowo delegować pracowników w transporcie, by uniknąć problemów? Przyjrzyjmy się kluczowym zasadom, posiłkując się przykładem i praktycznymi wskazówkami skierowanymi do firm transportowych.

Delegowanie w transporcie – co to oznacza?

Delegowanie pracowników w branży transportowej polega na czasowym skierowaniu ich do pracy w innym państwie niż to, w którym są zatrudnieni na stałe. Najczęściej dotyczy to kierowców realizujących przewozy międzynarodowe, ale może obejmować także personel wspierający, np. spedytorów czy mechaników. W Unii Europejskiej proces ten regulują Dyrektywa 96/71/WE, jej nowelizacja z 2018 roku oraz Pakiet Mobilności, który wprowadził specyficzne wymogi dla sektora transportowego.

Delegowanie wymaga przestrzegania minimalnych standardów pracy w kraju przyjmującym, takich jak płaca minimalna, czas pracy czy warunki socjalne. Firmy muszą także dopełnić formalności administracyjnych, np. zgłosić delegowanie w systemie IMI czy zadbać o odpowiednią dokumentację. Nieprawidłowości w tych obszarach wiążą się z dużym ryzykiem sankcji, w tym przede wszystkim o charakterze finansowym.

Historia pana Jana – lekcja z niemieckiego podwórka

Rozważmy przypadek pana Jana, właściciela firmy transportowej z Polski, specjalizującej się w przewozach na trasie Polska–Niemcy. W 2023 r. pan Jan podpisał kontrakt na regularne dostawy towarów do magazynów w Bawarii. Aby zrealizować zlecenie, delegował swoich kierowców na trzy miesiące do pracy na terenie Niemiec. Uznał, że skoro zatrudnia ich w Polsce i tam odprowadza składki ZUS, dodatkowe formalności nie są konieczne. Niestety, podczas rutynowej kontroli na autostradzie A9 niemiecki organ zakwestionował zgodność jego działań z prawem.

Okazało się, że pan Jan nie zgłosił delegowania w systemie IMI, nie dostosował wynagrodzenia kierowców do niemieckiej płacy minimalnej, ani nie uzyskał dla nich zaświadczeń A1, potwierdzających podleganie pod system ubezpieczeń w Polsce. W efekcie firma otrzymała karę w znacznej wysokości, a pan Jan musiał wstrzymać działalność w Niemczech do czasu uregulowania sytuacji, tym samym tracąc pozyskany kontrakt. Tego scenariusza można było uniknąć, gdyby wcześniej zadbał o zgodność z przepisami.

Jakie obowiązki ciążą na firmach transportowych?

Aby nie powtórzyć błędów pana Jana, warto skupić się na kilku kluczowych kwestiach:

• Zgłoszenie delegowania w systemie IMI: Przed wysłaniem kierowców do Niemiec należy zgłosić ich delegowanie w unijnym systemie IMI. W zgłoszeniu podaje się dane firmy, pracowników, okres i miejsce pracy. Brak tego kroku, którym powinien być najczęściej punktem wyjścia, to częsta przyczyna sankcji.
• Płaca zgodna z przepisami państwa przyjmującego (w tym wypadku Niemiec): Kierowcy delegowani do pracy za granicą muszą otrzymywać wynagrodzenie zgodne z minimalnymi standardami obowiązującymi w kraju przyjmującym. Wysokość płacy powinna odpowiadać lokalnym regulacjom, co często wymaga od firm transportowych precyzyjnego rozliczenia wynagrodzeń, w tym odpowiedniego uwzględnienia diet i dodatków związanych z delegowaniem, a także przepisów obowiązujących dla konkretnych grup zawodowych.
• Zaświadczenie A1 i właściwy system zabezpieczenia społecznego: Dokument A1, o którego wydanie przedsiębiorca delegujący pracowników powinien zwrócić się do ZUS, potwierdza, że kierowca podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń. Bez niego niemiecka administracja może uznać, że firma unika płacenia składek lokalnie, co grozi karami.
• Zasady Pakietu Mobilności: Obecnie kierowcy wykonujący przewozy międzynarodowe nie są już uznawani za pracowników w podróży służbowej. Zamiast tego podlegają przepisom o delegowaniu, co oznacza konieczność stosowania regulacji dotyczących warunków pracy w kraju przyjmującym, a nie jedynie wypłacania diet w oparciu o polskie przepisy.
• Dokumentacja i przygotowanie do kontroli: Kontrole pojazdów o zagranicznych rejestracjach często się zdarzają. Dla własnego bezpieczeństwa firma powinna wyposażyć kierowców w komplet dokumentów: przed wszystkim zgłoszenie delegowania, formularz A1, umowę o pracę i dowody wypłaty wynagrodzenia zgodnego z przepisami państwa przyjmującego.

Podsumowanie

Delegowanie pracowników – zresztą nie tylko w transporcie czy logistyce – z uwagi na obecność czynnika międzynarodowego powinna być jedną z kwestii, co do której w firmie zachowuje się szczególną ostrożność i dbałość o szczegóły. Przekroczenie granicy może wiązać się z dodatkowymi obowiązkami prawnymi i podatkowymi, które bez odpowiedniego wsparcia i wiedzy łatwo przeoczyć. W takich sytuacjach konsultacja ze specjalistą, nawet prewencyjnie, staje się nieocenionym wsparciem, by uniknąć kosztownych błędów.

TAGI: delegowanie pracowników, transport międzynarodowy, Pakiet Mobilności, system IMI, zaświadczenie A1, płaca minimalna, kary transportowe, prawo transportowe, ZUS delegowanie, przepisy UE, branża logistyczna, kontrola transportowa, dokumentacja kierowców, Niemcy transport, Dyrektywa 96/71/WE