Firmowa wigilia to doskonała okazja do integracji, podsumowania roku i budowania relacji w zespole. Nic więc dziwnego, że wiele firm chętnie publikuje zdjęcia z wydarzeń w mediach społecznościowych, newsletterach czy na stronach internetowych.
Jednak fotografowanie pracowników wiąże się z obowiązkami wynikającymi z RODO, w tym z następującym zagadnieniem:
Czy potrzebuję zgody pracowników na publikację zdjęć z firmowej wigilii?
Odpowiedź brzmi: w większości przypadków – tak. Ale jak zwykle w prawie, wiele zależy od szczegółów konkretnego przypadku. Poniżej wyjaśniamy krok po kroku, jak to wygląda w praktyce.
RODO a zdjęcia z firmowej wigilii – zasady przetwarzania wizerunku pracownika
Zgodnie z RODO, wizerunek osoby, którą da się rozpoznać, jest danymi osobowymi.
Oznacza to, że jego:
- utrwalenie,
- przechowywanie,
- udostępnianie (np. na FB, LinkedIn, stronie WWW)
jest przetwarzaniem danych osobowych – a więc wymaga podstawy prawnej.
W przypadku publikowania zdjęć z wydarzeń firmowych najbezpieczniejszą i najczęściej stosowaną podstawą prawną jest zgoda osoby znajdującej się na zdjęciu.
Dlaczego?
- Publikacja wizerunku pracownika nie pozostaje w bezpośrednim związku z realizacją obowiązków wynikających z umowy o pracę.
- Nie można w tym przypadku powołać się na prawnie uzasadniony interes administratora, tak jak ma to miejsce np. przy stosowaniu monitoringu.
- Zazwyczaj udostępnienie zdjęcia z wigilii firmowej jest częścią działań marketingowych, promocyjnych firmy.
- Udział pracownika w wydarzeniu nie oznacza automatycznej zgody na publikację jego wizerunku.
Jeśli planujesz publikację zdjęć – potrzebujesz zgody na wykorzystanie wizerunku pracownika
Zgoda musi być:
- dobrowolna – pracownik powinien mieć realną możliwość wyboru oraz prawo do odmowy bez ponoszenia jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. Należy unikać sytuacji, w których pojawia się presja społeczna, np. „wszyscy się zgodzili, to ty też”.
- konkretna i świadoma – pracownik powinien wiedzieć, w jakim celu zdjęcia będą wykorzystywane, gdzie zostaną opublikowane oraz jak długo będą przechowywane.
- wyraźna – najlepiej w formie pisemnej lub elektronicznej. Ustne, spontaniczne potwierdzenie nie jest wystarczające. Tym bardziej sam fakt uczestnictwa w wigilii firmowej nie oznacza dorozumianej zgody na publikację wizerunku pracownika.
- łatwo odwoływalna – pracownik musi mieć możliwość wycofania zgody w dowolnym momencie.
Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie krótkiego formularza zgody, np. w PDF lub przez system HR.
Jeśli chcesz mieć pewność, że zdjęcia z firmowej wigilii oraz inne działania związane z pracownikami są w pełni zgodne z prawem pracy i RODO, skorzystaj z indywidualnego wsparcia prawnego. Nasi specjaliści przygotują dla Ciebie odpowiednie wzory zgód, klauzule informacyjne, umowy z fotografem oraz pomogą wdrożyć bezpieczne procedury w Twojej firmie.
„Zdjęcie grupowe” – czy potrzebna jest zgoda pracownika na publikację?
Często pojawia się pytanie: co w przypadku zdjęć grupowych, na których znajduje się wiele osób?
W praktyce, w sytuacjach, gdy poszczególne osoby na zdjęciu są wyraźnie rozpoznawalne, ich wizerunek jest traktowany jako dane osobowe, a każda publikacja takiego zdjęcia wymaga uprzedniej zgody osób, które się na nim znajdują. Natomiast w przypadku szerokich ujęć, na których trudno jednoznacznie rozpoznać poszczególnych uczestników – na przykład zdjęć przedstawiających tłum ludzi – uzyskanie zgody zazwyczaj nie jest konieczne.
Warto jednak pamiętać, że firmowa wigilia rzadko bywa tak anonimowa jak masowe wydarzenia, dlatego w większości przypadków najbezpieczniejszym rozwiązaniem pozostaje zebranie zgód na publikację zdjęć wszystkich widocznych pracowników.
Co zrobić, gdy pracownik nie wyrazi zgody na rozpowszechnianie wizerunku?
Nieudzielenie zgody jest całkowicie normalne i nie może skutkować żadnymi negatywnymi konsekwencjami dla pracownika. Jeśli ktoś nie życzy sobie, aby jego wizerunek był publikowany, warto zastosować kilka praktycznych rozwiązań: unikać fotografowania go z przodu, nie publikować zdjęć, na których jest wyraźnie widoczny, a także rozważyć stworzenie tzw. „strefy bez zdjęć” – rozwiązania coraz częściej stosowanego w firmach.
Najważniejsze jest, aby pamiętać, że prawo pracownika do prywatności zawsze ma pierwszeństwo.
Fotograf zewnętrzny na wigilii? Pamiętaj o umowie powierzenia danych
Jeżeli na firmowej wigilii korzystasz z usług fotografa lub zewnętrznej firmy eventowej, która będzie miała dostęp do zdjęć pracowników, warto zadbać o kilka kwestii formalnych i praktycznych. Przede wszystkim należy podpisać umowę powierzenia danych, aby jasno określić obowiązki wykonawcy w zakresie ochrony wizerunku. Należy również upewnić się, że firma odpowiednio zabezpiecza wszystkie materiały, a także precyzyjnie określić, do czego zdjęcia mogą być wykorzystywane – na przykład wprowadzić zakaz ich używania w portfolio bez wyraźnej zgody pracowników.
Jeśli interesuje Cię temat ochrony prywatności pracowników, warto spojrzeć szerzej niż tylko na zdjęcia z firmowej wigilii. Zobacz artykuł o monitoringu pracowników w miejscu pracy – znajdziesz tam omówienie dopuszczalnych form nadzoru, granic wyznaczonych przez prawo oraz przykładów praktyk uznawanych za niezgodne z przepisami.
Jak sprawnie i zgodnie z RODO zarządzać zdjęciami z firmowej wigilii
Aby zdjęcia z firmowej wigilii mogły być udostępniane bez ryzyka naruszenia RODO, warto wcześniej wprowadzić kilka praktycznych rozwiązań.
- Gotowy system zgód
Przy organizacji wydarzenia warto zebrać zgody na publikację zdjęć już w ramach procesu zgłoszeń. Najwygodniejsza dla wszystkich forma to zgoda elektroniczna, która pozwala łatwo kontrolować, kto wyraził zgodę, a kto nie.
- Świadome komunikowanie
Przed wigilią wyślij krótką informację do pracowników, w której wskażesz: że będą wykonywane zdjęcia, kto będzie je robił, gdzie mogą być publikowane oraz w jaki sposób można odmówić lub wycofać zgodę. Dzięki temu każdy pracownik będzie wiedział, na co się zgadza i jakie ma prawa.
- Koordynator materiałów fotograficznych
Warto wyznaczyć osobę odpowiedzialną za wybór zdjęć do publikacji. Pozwoli to uniknąć przypadkowego udostępnienia materiałów niekorzystnych lub zawierających osoby, które nie wyraziły zgody na publikację.
Podsumowując…
Publikowanie zdjęć z firmowej wigilii może być doskonałym sposobem na budowanie kultury organizacyjnej i relacji w zespole, ale jednocześnie wymaga przestrzegania przepisów RODO. W praktyce oznacza to:
- zebranie zgód na publikację wizerunku,
- poinformowanie pracowników o celu i sposobie wykorzystania zdjęć,
- szczególną dbałość o prywatność osób, które nie chcą być fotografowane,
- zawarcie umowy powierzenia danych, jeśli korzystasz z usług zewnętrznego fotografa.
Dobre przygotowanie gwarantuje, że świąteczne wspomnienia pozostaną przyjemne zarówno dla pracowników, jak i z punktu widzenia prawa.
Masz pytania? Porozmawiajmy
FAQ, czyli najczęściej zadawane pytania
Czy pracodawca potrzebuję zgody pracowników na publikację zdjęć z firmowej wigilii?
Co do zasady – tak. W większości przypadków publikacja zdjęć pracowników z wigilii firmowej (np. na stronie WWW, Facebooku, LinkedIn) wymaga ich wyraźnej zgody. Udział w wydarzeniu nie oznacza automatycznej zgody na publikację wizerunku.
Czy zgoda na publikację zdjęć może być ustna?
Teoretycznie tak, ale w praktyce jest to rozwiązanie ryzykowne. Najbezpieczniej uzyskać zgodę w formie pisemnej lub elektronicznej (np. formularz, checkbox w systemie HR), aby móc wykazać, że została ona udzielona dobrowolnie i świadomie.
Czy udział pracownika w firmowej wigilii oznacza zgodę na publikację jego zdjęcia?
Nie. Samo przyjście na wigilię firmową nie jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na publikację wizerunku. Zgoda musi być wyraźna, świadoma i dobrowolna – pracownik powinien wiedzieć, w jakim celu i gdzie zdjęcia będą wykorzystywane.
Co zrobić w sytuacji, gdy pracownik nie wyrazi zgody na publikację swojego wizerunku?
Brak zgody jest normalny i nie może powodować żadnych negatywnych konsekwencji dla pracownika. W takiej sytuacji warto: unikać fotografowania tej osoby z przodu, nie wybierać zdjęć, na których jest wyraźnie widoczna, oraz rozważyć stworzenie „strefy bez zdjęć”.
Czy potrzebuję zgody na publikację zdjęcia grupowego z firmowej wigilii?
Jeśli osoby na zdjęciu grupowym są wyraźnie rozpoznawalne – ich wizerunek traktowany jest jako dane osobowe, a publikacja zdjęcia co do zasady wymaga zgody.
Jeżeli natomiast jest to szerokie ujęcie, na którym nie da się jednoznacznie rozpoznać poszczególnych osób, zgoda może nie być konieczna. W realiach firmowej wigilii najbezpieczniej jest jednak zebrać zgody od wszystkich widocznych pracowników.
Czy pracownik może w dowolnym momencie wycofać swoją zgody na publikację zdjęcia?
Tak. Zgoda musi być łatwo odwoływalna. Pracownik powinien mieć jasną informację, jak może wycofać zgodę, a firma powinna respektować tę decyzję i odpowiednio reagować, np. usuwając zdjęcie z kanałów, które jeszcze kontroluje.
