Ceny transferowe – jak wypełnić obowiązki?

Obowiązki w zakresie cen transferowych od lat pozostają jednym z najbardziej wymagających i istotnych elementów sprawozdawczości podatkowej. Dotyczą one przedsiębiorców dokonujących transakcji z podmiotami powiązanymi – zarówno krajowymi, jak i zagranicznymi; mając na celu zapewnienie, że warunki tych transakcji odpowiadają rynkowym realiom. W artykule omawiamy krok po kroku, jakie obowiązki ciążą na podatnikach w 2025 roku oraz jak się do nich skutecznie przygotować.

Czym są ceny transferowe?

Cena transferowa to rezultat finansowy warunków ustalonych lub narzuconych w wyniku istniejących powiązań, w tym cena, wynagrodzenie, wynik finansowy lub wskaźnik finansowy (art. 11a ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT).

Ten sam artykuł, w punkcie 6, wyjaśnia także transakcję kontrolowaną jako działania o charakterze gospodarczym, których warunki zostały ustalone lub narzucone w wyniku powiązań pomiędzy podmiotami. W praktyce są to m.in. sprzedaż towarów, świadczenie usług, udzielanie pożyczek czy licencjonowanie praw własności intelektualnej między podmiotami z tej samej grupy kapitałowej.

Podstawowa zasada, która powinna przyświecać takim transakcjom, to tzw. zasada ceny rynkowej (ang. arm’s length principle). Oznacza to, że warunki transakcji powinny być takie, jakich oczekiwaliby od siebie niezależni partnerzy rynkowi.

Kogo dotyczą obowiązki?

Zgodnie z art. 11k ustawy o CIT, obowiązki dokumentacyjne ciążą na podatnikach, którzy:

• Dokonują transakcji z podmiotem powiązanym,

Przekroczyli ustawowe progi wartościowe:

• 10 mln PLN – w przypadku transakcji towarowej, za którą można uznać np. sprzedaż wyrobów przez producenta; oraz w przypadku transakcji finansowej takiej jak pożyczki, poręczenia czy cashpooling;
• 2 mln PLN – w przypadku transakcji usługowej, którą może być np. sprzedaż usług zarządczych. Ten próg obowiązuje również w przypadku transakcji o charakterze innym, tzn. gdzie indziej nie zaklasyfikowanej;
• 2,5 mln oraz 500 tys. PLN – odpowiednio w przypadku finansowej lub innej transakcji z podmiotem mającym siedzibę lub zarząd na terytorium stosującym szkodliwą konkurencję podatkową (tzw. raju podatkowym),

1. nie są objęci zwolnieniami ustawowymi (np. transakcje krajowe nie korzystające ze zwolnienia podmiotowego, strefowego oraz nie wykazujące straty podatkowej –  art. 11n ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT – a więcej o zwolnieniach znajdziesz w artykule „Dokumentacja cen transferowych – czy to konieczne?” na naszym blogu).

W praktyce, katalog podmiotów zobowiązanych do dokumentowania transakcji jest bardzo szeroki i obejmuje zarówno duże grupy kapitałowe, jak i mniejsze spółki rodzinne, które dokonują istotnych rozliczeń między sobą.

Krok po kroku: jak wypełnić obowiązki w 2025 roku?

1. Zidentyfikuj transakcje kontrolowane

Pierwszym krokiem jest analiza relacji z podmiotami powiązanymi oraz zidentyfikowanie działań, które spełniają definicję transakcji kontrolowanej. Pomocne będzie tutaj przygotowanie tzw. mapy transakcji, czyli zestawienia wszystkich przepływów o charakterze gospodarczym między powiązanymi podmiotami.

2. Zweryfikuj progi dokumentacyjne

Dla celów dokumentacyjnych należy ustalić, czy wartość netto transakcji przekracza ustawowe progi (art. 11k ust. 2 ustawy o CIT). Przykład:

• sprzedaż produktów na rzecz spółki powiązanej o wartości 12 mln PLN → obowiązek dokumentacyjny istnieje,
• świadczenie usług marketingowych za 1,5 mln zł → brak obowiązku (poniżej progu 2 mln PLN).

3. Zadbaj o profesjonalistów, którzy sporządzą lokalną dokumentację cen transferowych (local file)

Jeśli obowiązek powstaje – należy sporządzić dokumentację obejmującą:

• opis transakcji i podmiotów,
• analizę funkcjonalną (funkcje, aktywa, ryzyka),
• metodę kalkulacji ceny,
• analizę porównawczą lub zgodności.

Dokumentację należy przygotować do końca 10. miesiąca po zakończeniu roku podatkowego, czyli do 31 października 2025 r. (w przypadku roku podatkowego zgodnego z rokiem kalendarzowym).

4. Zleć profesjonalnemu pełnomocnikowi złożenie formularza TPR-C / TPR-P w Twoim imieniu

Do końca 11. miesiąca po zakończeniu roku (czyli 1 grudnia 2025 r., z uwagi na przesunięcie z niedzieli), podatnik musi złożyć informację TPR-C lub TPR-P naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla podatnika.

Formularz zawiera szczegółowe dane m. in. o:

• rodzaju i wartości transakcji,
• zastosowanej metodzie kalkulacji ceny,
• ewentualnych korektach TP.

Oczywiście można taki formularz składać samodzielnie, praktyka pokazuje jednak, iż niezwykle cenna okazuje się pomoc doświadczonego specjalisty.

5. Zadbaj o profesjonalistów, którzy pomogą jeśli pojawi się obowiązek przygotowania dokumentacji grupowej (master file)

Jeśli spółka należy do grupy kapitałowej sporządzającej skonsolidowane sprawozdanie finansowe i jej przychody przekraczają 200 mln PLN, może wystąpić obowiązek sporządzenia tzw. master file. Dokumentację tę należy przygotować do 31 grudnia 2025 r.

Najczęstsze błędy podatników

Z praktycznego doświadczenia profesjonalnych doradców wynika, że najczęstsze błędy w obszarze cen transferowych to:

• niedopasowanie dokumentacji do faktycznego przebiegu transakcji (np. fikcyjne analizy funkcjonalne),
• brak aktualizacji analiz porównawczych mimo istotnych zmian rynkowych,
• nieuwzględnienie korekt cen transferowych i ich wpływu na rozliczenia podatkowe,
• złożenie TPR z danymi niespójnymi z dokumentacją lub księgami rachunkowymi.

Warto pamiętać, że odpowiedzialność za niewypełnienie obowiązków ponosi członek zarządu lub osoba upoważniona do reprezentacji podmiotu, zatem wspomniane blędy mogą w konsekwencji prowadzić do odpowiedzialności karnej skarbowej.

Przewodnik po cenach transferowych w 2025 roku.

Wszystko, co musisz wiedzieć o metodach, obowiązkach, dokumentacji i odpowiedzialności.

Co znajdziesz w środku?

• Definicje i podstawowe pojęcia cen transferowych
• Aktualne regulacje prawne w Polsce
• Metody weryfikacji cen transferowych
• Wymagania dokumentacyjne i porady jak przygotować się do kontroli

Dla kogo jest ten przewodnik?

• Idealny dla CFO, księgowych, audytorów oraz właścicieli firm, którzy chcą zrozumieć zasady działania cen transferowych

Podsumowanie

Ceny transferowe to jeden z najbardziej skomplikowanych obszarów sprawozdawczości podatkowej. W 2025 roku obowiązki dokumentacyjne, raportowe i analityczne wymagają odpowiedniego przygotowania i znajomości przepisów. Przestrzeganie terminów, rzetelne sporządzenie dokumentacji i właściwa identyfikacja transakcji kontrolowanych to kluczowe elementy ochrony przed sankcjami.

Skorzystanie z pomocy kancelarii specjalizującej się w cenach transferowych znacząco ułatwia wypełnienie obowiązków i zabezpieczyć interesy podatnika.