850 tys. zł korzyści z ulgi B+R – case study firmy produkcyjnej

Ulga badawczo-rozwojowa nie jest rozwiązaniem przeznaczonym wyłącznie dla przedsiębiorstw technologicznych ani podmiotów posiadających formalnie wyodrębnione działy R&D. Potencjał do zastosowania preferencji może występować również w firmach, które w ramach bieżącej działalności projektują nowe produkty, rozwijają procesy technologiczne i rozwiązują niestandardowe problemy techniczne.

Firma produkcyjna z własnym zapleczem konstrukcyjnym

Klientem była średniej wielkości spółka produkcyjna zatrudniająca ponad 100 pracowników, specjalizująca się w projektowaniu i budowie urządzeń dla zakładów przemysłu spożywczego. Firma posiadała własny dział konstrukcyjny, zespół automatyków oraz halę umożliwiającą wykonanie i testowanie prototypów.

W projekty objęte analizą zaangażowanych było łącznie około 40 osób, w tym konstruktorzy mechaniczni, automatycy, technolodzy, programiści systemów sterowania oraz pracownicy odpowiedzialni za wykonanie i testowanie prototypów. Osoby te wykonywały również zadania operacyjne, dlatego do kalkulacji przyjęto wyłącznie część wynagrodzeń i kwalifikowanych składek odpowiadającą ich rzeczywistemu zaangażowaniu w działalność B+R.

Jednym z analizowanych projektów było opracowanie automatycznego urządzenia dozującego przeznaczonego do pracy z produktem o zmiennej strukturze i wilgotności. Maszyna miała osiągać określoną wydajność, zachowywać wysoką dokładność dozowania, spełniać wymagania dotyczące kontaktu z żywnością oraz współpracować z funkcjonującą już u odbiorcy linią pakującą.

Dostępne rozwiązania nie pozwalały na jednoczesne spełnienie wszystkich tych warunków. Pierwszy prototyp nie osiągnął wymaganej dokładności, a przy większej prędkości pracy dochodziło do nierównomiernego podawania produktu. Zespół konstruktorów i automatyków testował kolejne warianty geometrii podajnika, układu napędowego, czujników oraz algorytmu sterującego.

W ramach projektu przygotowano kilka wersji dokumentacji konstrukcyjnej, wykonano kolejne prototypy i przeprowadzono serię testów wydajnościowych. Dopiero po wprowadzeniu zmian w konstrukcji podajnika oraz sposobie sterowania urządzenie osiągnęło wymagane parametry.

Prace nie ograniczały się zatem do standardowego wykonania maszyny na indywidualne zamówienie. Obejmowały rozwiązanie konkretnego problemu technicznego, testowanie alternatywnych koncepcji oraz opracowanie rozwiązania, którego ostateczny kształt nie był znany w chwili rozpoczęcia projektu.

Dlaczego firma wcześniej nie rozpoznawała działalności B+R?

Mimo rozbudowanego zaplecza technicznego spółka nie posiadała formalnie wyodrębnionego działu R&D. Projektowanie, budowa prototypów i przeprowadzanie testów były traktowane jako standardowy element realizacji zamówień.

Analiza wykazała jednak, że część projektów nie ograniczała się do rutynowego dostosowania istniejących urządzeń. Prace obejmowały rozwiązanie konkretnych problemów technicznych, opracowanie i testowanie alternatywnych koncepcji oraz wprowadzanie kolejnych modyfikacji na podstawie wyników prób.

Z rozliczenia wyłączono jednocześnie produkcję seryjną, standardowy montaż, prace wykonywane według gotowej dokumentacji oraz pozostałe czynności o charakterze rutynowym.

Dodatkowym problemem był brak łącznej analizy informacji posiadanych przez działy techniczny, finansowy i księgowy.

Analiza projektów i ponoszonych kosztów

Prace rozpoczęliśmy od rozmów z osobami odpowiedzialnymi za zarządzanie projektami oraz pracownikami technicznymi. Celem było odtworzenie przebiegu prac, zidentyfikowanie problemów technicznych oraz ustalenie, jakie rozwiązania były opracowywane i testowane przez zespół.

Następnie przeanalizowaliśmy:

• dokumentację konstrukcyjną,
• kolejne wersje modeli urządzeń,
• raporty z prób,
• protokoły odbioru,
• zestawienia materiałowe,
• dokumenty magazynowe oraz
• dane dotyczące czasu pracy personelu technicznego.

Informacje te zostały zestawione z zapisami księgowymi, listami płac, ewidencją środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz dokumentami źródłowymi dotyczącymi zakupionych materiałów.

Analiza wykazała, że część wydatków związanych z działalnością B+R nie była wcześniej uwzględniana w kalkulacji ulgi.

Jakie koszty zostały zidentyfikowane?

Zakres zweryfikowanych kosztów obejmował m.in.:

• wynagrodzenia inżynierów, konstruktorów i technologów – w części odpowiadającej ich zaangażowaniu w działalność B+R;
• kwalifikowane składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez płatnika;
• materiały i surowce wykorzystywane do wykonania prototypów oraz przeprowadzania testów;
• odpowiednią część odpisów amortyzacyjnych od urządzeń wykorzystywanych w działalności B+R;
• odpowiednią część odpisów amortyzacyjnych od oprogramowania inżynieryjnego stanowiącego wartość niematerialną i prawną, wykorzystywanego przy projektowaniu i testowaniu urządzeń.

Koszty nie były kwalifikowane zbiorczo na poziomie całej działalności przedsiębiorstwa. Każdą kategorię przypisano do konkretnych projektów, z uwzględnieniem rzeczywistego zaangażowania pracowników, sposobu wykorzystania materiałów oraz zakresu użycia maszyn, urządzeń i oprogramowania w pracach B+R.

Uporządkowanie dokumentacji

Wsparcie nie ograniczało się do kalkulacji finansowej. Uporządkowaliśmy również dokumentację pozwalającą powiązać realizowane projekty z kosztami uwzględnionymi w rozliczeniu.

Prace obejmowały w szczególności:

• przygotowanie opisów projektów B+R;
• wskazanie celów, etapów i rezultatów prowadzonych prac;
• wyodrębnienie czynności twórczych i rutynowych;
• ustalenie sposobu dokumentowania zaangażowania pracowników;
• przypisanie materiałów i pozostałych kosztów do poszczególnych projektów;
• uzgodnienie kalkulacji z zapisami księgowymi i dokumentami źródłowymi.

Przygotowana dokumentacja wzmocniła możliwość wykazania związku rozliczonych kosztów z prowadzoną działalnością B+R. Nie wyłącza to jednak prawa organów podatkowych do weryfikacji rzeczywistego przebiegu projektów i prawidłowości przyjętej metodologii.

Efekt współpracy: ponad 850 tys. zł korzyści podatkowej

Po zakończeniu analizy i uporządkowaniu dokumentacji przedsiębiorstwo mogło zastosować ulgę B+R w szerszym zakresie niż w pierwotnym rozliczeniu.

Korzyść wynikała z prawidłowej identyfikacji prac i kosztów ponoszonych już wcześniej w ramach rzeczywistej działalności spółki. Firma nie musiała w tym celu uruchamiać dodatkowych projektów ani ponosić nowych wydatków. Firma nie musiała w tym celu uruchamiać dodatkowych projektów ani ponosić nowych wydatków.

Projekt urządzenia dozującego był jednym z 4 projektów technicznych objętych analizą. Weryfikacją objęto rozliczenia za lata 2022 – 2025, w których spółka realizowała również prace nad automatycznymi systemami podawania produktu, modułami kontrolno-pomiarowymi oraz urządzeniami integrującymi proces dozowania z liniami pakującymi.

Łączny efekt podatkowy przekroczył 850 tys. zł i obejmował zarówno zwrot nadpłaty wynikającej z korekt rozliczeń za lata ubiegłe, jak i obniżenie bieżącego zobowiązania w CIT.

Korzyść nie wynikała z jednego projektu, lecz z analizy wieloletniej działalności spółki oraz kosztów personelu, materiałów i składników majątku wykorzystywanych w poszczególnych pracach B+R.

Przedstawiona kwota dotyczy indywidualnej sytuacji spółki, kilku lat podatkowych oraz określonej wartości poniesionych kosztów. Nie stanowi ona gwarancji uzyskania podobnego wyniku przez inne przedsiębiorstwo.

Zakres przeprowadzonych prac

Wsparcie w ramach projektu obejmowało:

• analizę wybranych projektów technicznych;
• identyfikację prac spełniających przesłanki działalności B+R;
• weryfikację kosztów kwalifikowanych;
• przygotowanie kalkulacji korzyści podatkowej;
• uporządkowanie dokumentacji projektowej i kosztowej;
• współpracę z księgowością przy rozliczeniu ulgi.

Jakie wnioski mogą wyciągnąć inne firmy?

Przedstawiony przypadek pokazuje, że potencjał do zastosowania ulgi może występować również w firmach, które nie posiadają laboratorium ani formalnego działu R&D.

Nie oznacza to jednak, że każdy projekt realizowany na indywidualne zamówienie stanowi działalność B+R. Kluczowe znaczenie mają rzeczywisty charakter prac, występowanie elementu twórczego i systematycznego oraz możliwość oddzielenia działań rozwojowych od czynności rutynowych.

Wysokość możliwej korzyści zależy m.in. od:

• liczby i charakteru realizowanych projektów;
• wartości kosztów kwalifikowanych;
• poziomu zaangażowania pracowników;
• wysokości dochodu pozwalającego wykorzystać odliczenie;
• liczby lat objętych analizą;
• kompletności posiadanej dokumentacji.

Czy w Państwa firmie występuje potencjał do zastosowania ulgi B+R?

Jeżeli przedsiębiorstwo projektuje nowe produkty, rozwija procesy technologiczne, tworzy prototypy albo rozwiązuje niestandardowe problemy techniczne, warto zweryfikować, czy część realizowanych prac i ponoszonych kosztów może zostać objęta ulgą B+R.

Wstępna analiza pozwala ocenić potencjał preferencji, wskazać obszary wymagające pogłębionej weryfikacji oraz określić, jakie dokumenty będą potrzebne do przygotowania rozliczenia.